物資編碼集合是進行物資統一核算和管理的基礎標準，是應用企業物資管理軟件（如ERP）的“充分必要條件”；科學合理的物資編碼有利于隨時了解物資動態并提供正確的物資統計資料；有利于統一管理，降低采儲成本和加速物資及資金周轉；有利于節省人力、物力、時間，提高管理質量和管理效率。
一、物資編碼集合的概念及內容
1. 物資編碼集合的概念。對某一具體物資采用少量的基本符號，選用一定的組合原則，按一定的標志進行分類和排序，并賦予其固定代碼，我們稱這一含有大量信息的固定代碼為物資編碼。而將每一物資編碼所包含的物資品名、型號、規格、計量單位、計劃價格等信息按一定編碼順序和格式開列出來裝訂成冊或以電子數據文件存儲以供查考、使用的物資編碼全體為物資編碼集合。在實際工作中常把兩者泛稱為物資編碼，嚴格地說，物資編碼與物資編碼集合是不同的，是個體與整體的關系，物資編碼包含于物資編碼集合。自然，作為煤礦企業用物資編碼集合，編碼對象只是煤礦企業生產所用的原材料、機械設備、工具、配件類等生產資料。
2. 物資編碼集合的內容。一般包括物資編碼、物資名稱、規格、型號、圖號、計量單位、計劃價格、材質、牌號、花色、等級、單機配備、安裝部位、主要用途、換算、主要技術參數、供貨商、驗收方法、生產標準等。
3. 物資編碼的結構形式。宜采用全數字碼表示，因為數字碼比字母、漢字及其組合容易輸入，一般為8～12位。目前采用的是十位全數字碼，識碼順序自左至右：左兩位標識物資歸屬大類、3、4位和5、6位分別表示物資歸屬的中類和小類7、8、9、10位表示物資的型（圖）號或規格的作用。
二、編制物資編碼集合的主要原則
1. 科學分類原則：由于分類直接影響著物資的同類合并以及編碼的唯一、穩定，所以分類要科學合理，應以國家物資分類標準為依據，以“物資屬性”來分類物資。
2. 唯一性和穩定性原則：為保證編碼唯一和穩定，必須科學分類并自始至終貫徹同一分類方法和唯一編碼部門。
3.便于拓展原則：指物資類別之間、物資編碼之間要留有適當空間，以便新增物資時，增加編碼及數位。
4. 方便管理和易輸易記原則：在編制物資編碼集合時要考慮本部門的管理需要和管理水平，同時編碼應盡可能易記和易輸入。
5. 并列與包含原則：同級類別之間應是并列關系，大、中、小類之間應是包含關系，以區別不同類別和便于匯總統計。
三、物資編碼集合的編制
1. 以國家物資分類標準為依據，以最能反映物資主要性質和特征的“物資屬性” 分類物資并確定其分類名稱的合理包含度。從而能最準確地區別不同物資、最大程度地保證編碼的唯一性、穩定性并適用于企業，就是最科學的物資分類方法。編碼時要充分結合煤礦企業的特點和物資實際使用狀況，將所有可能用到的物資提煉綱目、化繁為簡，先進行大類的粗略分類，再進行中類、小類的分類，然后再根據初步編制后的物資明細歸并情況，完善大類分類及中、小分類。分類名稱要采用國家物資分類標準中的規范稱呼，未列入國家分類標準的要采用國家生產制造標準中的名稱稱呼，同時物資名稱要與對應的分類名稱相一致。
2. 值得注意的是，在大中小分類時應始終按物資屬性標準進行分類，中間不能變更。分類后，所有的分類名稱應無相同，同級類別間應是并列關系，大中小類之間應是包含關系即中類須是所對應的大類的子集，小類須是所對應的中類的子集。除此外，還要注意以下分類情況：
①煤礦企業非標加工件較多，往往由多個部門管理，此類物資在編碼時仍應根據其加工后的相應屬性來分類，如加工成非標設備的，應編制在相應的設備類別中；加工后仍是材料類的則仍應編制在材料類中。
②配件類中的某一機械系列的通用件不應編制在某一機型中，應單獨編制在某一機械系列的通用類別。某一機械系列所使用的相同馬達、控制閥等雖然通用，卻屬于通用件中的液壓件不單為某一機械系列所專用，故應分類在通用件（大類）的中類。也不能將電器件、密封件既編制在電器、橡塑制品類中又編制在配件類中。
③合理儲備及賬齡較長物資應按其物資屬性編制在本次新編碼的相應類別中。由于某種原因其規格、型號等特征參數不全，難以歸并到相應類別時，可視其今后的使用情況在相應屬性類別中編制一小類或歸并到“超儲及廢舊物資”類別中。
3. 物資分類后，把可能用到的同類物資明細按規格或型號的一定順序排列，確認無重復或錯誤編碼后即完成了某一類物資的編碼。同理，將所有分類及明細均編碼后便完成了整體的物資編碼工作。
由于物資編碼工作是由多人或多個部門完成的，在某一類別中無重復編碼，但在編碼集合中就可能有重復類別和重復編碼。故此還需從編碼整體方面統籌考慮，進行統一審核以保證類別、編碼及包含關系的正確。此外，還要對格式作統一規定。
物資編碼一經確定，會在較長時間內反復使用，所以物資編碼內的每一參數必須準確、規范，便于選型和訂購。編碼時還要對如下參數規定為：名稱、規格型號、計量單位、材質、牌號等統一按國標、部標或企業生產標準標識方法標志。從編碼集合整體來說，漢字、字母、字體、段落、符號、格式等要統一并符合規定。
物資編碼編制完成后，經審批公布的編碼才可以使用。查詢編碼時，可向主管部門或網上查詢。為了維護編碼的嚴肅性和持續性，應設專職或兼職人員進行維護管理，并及時做好編碼的增加、停用和修訂工作。同時，還應制訂相應的編碼管理辦法和編碼總則及細則，以便不同的使用部門。
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本文標題：如何編制煤礦企業的ERP物資編碼集合
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