采購訂單指定結束作業是ERP系統中一個必不可少的作業。可以這么說，有了這個作業，才使得采購訂單管理更加順暢。特別是利用采購訂單指定結束作業來應對一些采購管理上的突發事件，更是游刃有余。筆者今天就針對這支作業，分析其背后的業務邏輯以及管理要點。希望借此幫助大家提高對這個作業的控制力度。
　　一、為什么要有這支作業？
　　在現實工作中，ERP系統的采購訂單指定結束作業非常有用。它主要是用來處理一些意外事件。雖然說是意外，但是在采購管理中卻又時常發生。
　　一是解決一些采購訂單的尾數問題。在采購管理中，尾數問題很難采購員頭疼。在下采購訂單時，可能是考慮了損耗率的關系，有時會采購訂單上的下單數量就可能為1001套。但是，供應商在發貨的時候，由于包裝或者生產線的限制，可能只給企業送了1000套的原材料。此時，在采購單上就會有1套的尾數。由于考慮了損耗，所以通常情況下這1套的尾數就不會再向供應商要。那么這1套的數量就時刻掛在那邊了。采購原每次從系統中導采購訂單未結案報表時，這些尾數訂單也會顯示出來，需要手工的過濾。這顯然非常的麻煩。若有指定結束作業的話，那么采購員就可以定期使用指定結束作業，把這些尾數訂單結束掉。
　　二是針對一些突然更換供應商的行為。有時候，采購員把訂單下給供應商之后，由于某些原因，供應商會回應無法生產或者無法及時交貨。此時，采購員就可能轉下給其他的供應商。為此，采購員就需要把這采購單指定結束到，然后轉下給其他的供應商。此時，也需要用到這個指定結束作業。另外，有時候因為生產計劃或者銷售訂單取消了，若供應商還沒有開始生產，則采購員也可能需要指定結束采購訂單，以免造成不必要的庫存。
　　三是中斷供應商的送貨。如在供應商分批交貨中，由于供應商某批次的產品可能有質量問題而且暫時無法解決，為此，企業就有權利終止這張采購訂單。為了控制這些原材料后續企業無法收貨，采購員就需要利用指定結束作業，把采購訂單指定結束掉。如此，在ERP系統中，就不能夠再根據這張采購單來進行收貨。
　　可見，采購訂單手工指定結束作業，在日常工作中還是很有用武之地。
　　二、簡述手工指定采購訂單的工作原理。
　　為了管理采購訂單的狀態，在采購訂單頭與訂單行中都有一個字段（如狀態碼），專門用來控制采購訂單。通常情況下，這個字段有三個字母構成，分別為N（未結案）、Y（正常結束）、y（指定結束）。若采購訂單行的采購訂單數量大于已收數量，則默認情況下狀態碼為N；若采購訂單行的采購數量小于等于已收數量時，則這個狀態碼會自動變為Y，即表示采購訂單已交付完畢。而弱遇上一些如上所述的意外事件，手工指定結束采購訂單的話，則此時這個狀態碼就會變為y，表示不是正常結束。有些ERP系統是用阿拉伯數字1、2、3來表示這三個狀態。當采購訂單中所有的行項目狀態為正常結束或者手工結束后，采購訂單頭的狀態碼也會自動改變。
　　當采購訂單單頭或者行項目的狀態碼為Y或者y時，收貨單就不能夠再根據這些采購項目收貨，而采購訂單變更單也不能夠再變更這些內容。也就是說，指定結束的效力與正常結束的效力是相同的。
　　三、指定結束作業的難點。
　　雖然說，指定結束作業要比一些物料需求計劃簡單許多，但是，要做好這個作業的話，仍然不是一件容易的事情。筆者在項目實施過程中，經常會發現用戶因為這個作業的誤操作，而給其他員工帶來了不必要的麻煩。為此，筆者列舉一些這支作業運行中常見的錯誤，希望大家引以為戒。
　　常見錯誤一：只需要結束某一行卻結束了整張采購訂單。
　　有時候，一張訂單中可能有多個采購項目。而采購員本意是只想結束其中的某一個項目。如采購員下單后發現某個半成品生產可能準備自己做，在征得供應商的允許下，就取消了這個半成品的采購。但是，不影響這個采購訂單中的其他項目。可是，有些采購員由于不熟悉這個作業或者因為粗心的緣故，就把整張采購訂單結束掉了。此時，這張采購訂單下的所有項目其狀態碼都變為了y，無法再進行后續的操作。
　　其實，在ERP系統中，指定結束作業包括兩部分內容。一是整張采購單都沒有用來，需要全部結束掉；二是只是針對采購訂單中某個行進行項目進行的操作。把采購單中某個行項目指定結束掉，不會影響其他采購行項目。所以，無論是在對員工進行培訓，還是員工在實際操作中，一定要選擇合適的操作模式。千萬不要誤操作，只需要結束某個行項目但是卻把整張采購訂單結束掉了。這需要引起用戶的高度警覺。
　　常見錯誤二：想進行逆向操作。
　　如筆者碰到一個用戶，由于其一不小心，把一張本不應該指定結束的采購訂單指定結束掉了。他就問我，能否進行逆向操作，即重新把這張采購訂單的狀態改為未結案。由于種種限制，這種逆向操作是不允許的。
　　上面筆者說過，指定結束與正常結束具有同等的效力。若結束后，仍然允許用戶把訂單狀態改為未結案，那么就可能會造成一些管理上的漏洞。如采購員可以在正常收貨后更改采購訂單的數量或者采購價格，從而跟供應商同流合污，從中收取非法利益。為了企業資金的安全，這些操作在ERP系統都是被禁止掉的。也就是說，只要采購訂單的狀態為Y或者y，無論是采購訂單頭又或者是采購訂單行，都無法再將其改為N。這是出于管理控制的需要。這也是在警示采購人員，在指定結束采購訂單時一定要慎重。除非有百分之百的把握，否則不要指定結束采購訂單。這個作業的逆向操作是行不通的。據筆者所知，大部分的ERP系統都是類似設計的。如易飛ERP系統或者最大的開源ERP系統Compiere等等，都是這么設計的。對于結束或者關閉的采購訂單，都無法再對其進行更改。
　　常見錯誤三：刪除采購訂單與采購訂單指定結束效果是不同的。
　　若需要取消采購訂單，往往有兩種方式。第一種方式直接刪除。若采購訂單還沒有涉及到收貨，也沒有指定結束掉，則可以在ERP系統中把已經審核了的采購訂單重新打開，然后進行刪除操作。第二種方式是指定結束。當然，采購員覺得某張采購訂單不需要時，也可以直接把采購訂單指定結束掉。
　　這兩種操作表面上看起來，效果差不多。其實，其后續影響是不同的。
　　如果把采購訂單撤銷審核后直接刪除的話，那么這個刪除操作會更新其采購計劃中的采購碼。在采購計劃中，有一個字段為采購碼。若這個碼為Y，就表示這個采購計劃已經安排采購。下次再根據這個采購計劃生成采購單時，這個項目將不會被重新采購。若這個碼為N時，則表示還沒有進行采購。若依據這個采購計劃生成采購訂單時，這個項目將會在采購訂單中顯示。若對采購訂單進行刪除，則會更新采購計劃中的采購碼，從Y變為N。而現在采購員的本意是以后也不需要采購了。若直接采取刪除操作，則采購員下次仍然可以進行采購。顯然，這給日后的操作留下了一些安全隱患。而采購員采取指定結束作業的話，就不會更新采購計劃中的采購碼。
　　另外，對采購訂單進行刪除也有一些限制條件。如采購訂單中已經有部分收貨，而采購員想取消未收貨的項目。但是，因為采購訂單的某個項目已經收過貨，為了業務的安全，所以這張采購訂單是不允許撤銷審核的。為審核的狀態下，采購員也就不能夠刪除其他的行項目。
　　為此，采購員要盡量采用指定結束作業來取消采購訂單，而不是采用刪除操作。即使采購訂單沒有審核的情況下，若確定以后不需要采購，則最好先把采購訂單審核掉，然后進行指定結束處理。這可以在最大程度上保障業務的連續性與安全性。

轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/

本文標題：深度剖析采購訂單指定結束的管理要點

本文網址：http://www.guhuozai8.cn/html/consultation/10820616992.html