一、概述
隨著信息科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)信息化的時(shí)代，企業(yè)面臨著日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，為了提高自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，企業(yè)必須進(jìn)行信息化建設(shè)。對(duì)于制造業(yè)來說，引入ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）已成為大勢(shì)所趨。
在企業(yè)ERP實(shí)施、應(yīng)用過程中，代碼的編制是一項(xiàng)最基礎(chǔ)也是最重要的工作之一。企業(yè)要編制的代碼有很多，如：產(chǎn)品代碼、半成品代碼、原材料代碼、客戶代碼、部門代碼、職工代碼、會(huì)計(jì)科目代碼等等，它們貫穿于企業(yè)的計(jì)劃、供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)，并且其種類繁多分類復(fù)雜。企業(yè)的信息編碼要從系統(tǒng)的整體出發(fā)，根據(jù)各分系統(tǒng)的功能，以企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、質(zhì)量管理、銷售等活動(dòng)的全部信息為對(duì)象，對(duì)所涉及的主要信息進(jìn)行予以定義、命名，確定內(nèi)容、范圍、表示方法等，從而實(shí)現(xiàn)信息的分類統(tǒng)一編碼，在一定范圍內(nèi)建立管理上共同認(rèn)可的統(tǒng)一的語言、統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)。
對(duì)信息進(jìn)行分類統(tǒng)一編碼，可以最大限度地消除對(duì)信息命名、描述、分類和編碼的不一致造成的混亂、誤解等現(xiàn)象，可以減少信息的重復(fù)采集、加工、存儲(chǔ)等操作，使事物的名稱和代碼的含義統(tǒng)一化、規(guī)范化，并確立代碼和信息之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，做到一物一碼，以保證信息的可靠性，為信息集成與資源共享提供良好的基礎(chǔ)，而且為建立公共數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造有利條件。
二、基本的編碼規(guī)則:
2.1盡量采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息分類統(tǒng)一編碼，對(duì)沒有國(guó)標(biāo)或行標(biāo)的，可根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息編碼，但必須與相關(guān)的國(guó)標(biāo)和行標(biāo)兼容。
2.2 以服從全局、注意實(shí)用、在考慮發(fā)展擴(kuò)充的前提下盡量壓縮編碼位數(shù)，以減少差錯(cuò)率，減少計(jì)算機(jī)處理時(shí)間和存儲(chǔ)空間。
2.3 根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)系統(tǒng)的編碼進(jìn)行分類整理，以企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造、經(jīng)營(yíng)管理、質(zhì)量管理等企業(yè)內(nèi)的全部相關(guān)信息為分類編碼對(duì)象，根據(jù)相互依存、相互制約、相互補(bǔ)充的內(nèi)在聯(lián)系，建立信息分類編碼體系結(jié)構(gòu)；
2.4 在信息分類的基礎(chǔ)上，依據(jù)信息的不同特征，設(shè)計(jì)能直觀反映特征的分段層次型信息編碼，使各碼段與信息特征之間形成內(nèi)在的邏輯對(duì)應(yīng)；
2.5 含義性原則：即代碼應(yīng)盡量有最大可能限度的含義，較多含義的代碼可以反映編碼對(duì)象更多的屬性和特征。
2.6穩(wěn)定性原則：即代碼不宜頻繁變動(dòng)，編碼時(shí)要考慮其變化的可能性，盡可能保持代碼系統(tǒng)的相對(duì)穩(wěn)定。
2.7 識(shí)別性原則：即代碼應(yīng)盡可能反映編碼對(duì)象的特點(diǎn)，以助于記憶并便于人們了解和使用。
2.8可操作性原則：即代碼應(yīng)盡可能減少計(jì)算機(jī)處理的時(shí)間。
2.9適應(yīng)性原則即代碼設(shè)計(jì)應(yīng)便于修改，以適應(yīng)編碼對(duì)象特征或?qū)傩砸约捌湎嗷リP(guān)系可能出現(xiàn)的變化。
三、編碼組織結(jié)構(gòu)
3.1編碼總體組
該組由編碼專家、計(jì)算機(jī)專家、主要應(yīng)用（單位）人員組成，隸屬于管理信息系統(tǒng)建設(shè)主管機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)：編碼體系表的建立，編碼方案制定，各編碼組的建立，編碼技術(shù)指導(dǎo)，代碼草案評(píng)議審查、報(bào)批，編碼維護(hù)方案制定及組織實(shí)施等。
3.2 編碼項(xiàng)目組
編碼項(xiàng)目組在編碼總體組指導(dǎo)下工作，具體負(fù)責(zé)：代碼的編制，有關(guān)文檔的編寫等。編碼項(xiàng)目組可成立多個(gè)，每個(gè)編碼組負(fù)責(zé)一個(gè)代碼表的編寫。考慮到信息編碼是一個(gè)長(zhǎng)期的大量的工作，編碼項(xiàng)目組在組織上宜采用專職和兼職人員相結(jié)合，以兼職為主；標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)人員和應(yīng)用人員相結(jié)合，以標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)人員為主的方式組成。每一個(gè)編碼組由２～４人組成，兼職人員由各有關(guān)部門推薦，這樣可以在單位中形成一個(gè)編碼工作網(wǎng)絡(luò)，做到既可以集中控制又可以集思廣益。
四、編制方法
建議由類別碼、順序碼和數(shù)據(jù)碼三部分組成各類信息編碼。
類別碼按照事物的功能或特征來分類描述一類事物，其本身可再分段表示成大類、中類、小類別；順序碼是標(biāo)識(shí)一個(gè)具體對(duì)象的編碼，根據(jù)該類對(duì)象可出現(xiàn)的數(shù)目決定順序碼長(zhǎng)；數(shù)據(jù)碼是將事物特征具體描述出來的項(xiàng)目碼。根據(jù)編碼對(duì)象的特征或?qū)傩圆煌烧加貌煌拇a位，不作統(tǒng)一的規(guī)定（但要注意不同碼長(zhǎng)在存儲(chǔ)管理中會(huì)帶來一些附加問題）。
由類別碼和順序碼組成的復(fù)合碼作為一級(jí)碼（即項(xiàng)目碼），代表某一獨(dú)立事物的“主鍵字”。作為識(shí)別該項(xiàng)目的總標(biāo)識(shí)，凡描述該項(xiàng)目的各種信息、數(shù)據(jù)、代碼，均通過該鍵字存儲(chǔ)、檢索、維護(hù)、調(diào)用。通過該鍵字可分別建立不同的數(shù)據(jù)項(xiàng)，如對(duì)零、部件類，可建立工藝特征、形狀特征、質(zhì)量特征、文件特征、名稱特征、圖號(hào)特征等不同的數(shù)據(jù)項(xiàng)，統(tǒng)稱為二級(jí)碼，分別描述編碼對(duì)象的各種屬性特征，從而體現(xiàn)了編碼系統(tǒng)的層次結(jié)構(gòu)和面向特征的描述方法。
由一級(jí)碼和二級(jí)碼組成的代碼描述了具體對(duì)象的一項(xiàng)信息，一級(jí)碼與二級(jí)碼中不同數(shù)據(jù)項(xiàng)的組合將描述具體對(duì)象的不同信息，一級(jí)碼與工藝特征碼結(jié)合可描述零、部件的一般工藝信息，一級(jí)碼與質(zhì)量特征碼結(jié)合可描述零、部件的質(zhì)量信息。根據(jù)不同的要求，可建立不同的數(shù)據(jù)項(xiàng)，以最大限度的滿足系統(tǒng)的需要。
五、信息編碼的工作步驟
ERP系統(tǒng)實(shí)施前期工作重點(diǎn)之一就是信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作，其貫穿于ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施、應(yīng)用的整個(gè)生命周期。信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作具有花費(fèi)人力多、涉及面廣、信息量大、時(shí)間周期長(zhǎng)、工作難度大的特殊性，要搞好這項(xiàng)工作，應(yīng)切實(shí)做好以下幾個(gè)步驟工作。
5.1 加強(qiáng)宣傳，搞好培訓(xùn)
由于信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)十分繁雜的基礎(chǔ)工作，涉及企業(yè)各級(jí)管理人員，所以在開展工作前一定要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，結(jié)合管理信息系統(tǒng)建設(shè)，采用各種方式進(jìn)行宣傳教育，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員確實(shí)了解信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)提高基礎(chǔ)管理水平的重要性，了解信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性，提高他們支持和參與這項(xiàng)工作的自覺性，并對(duì)相關(guān)的編碼人員進(jìn)行培訓(xùn)。
5.2 制訂工作計(jì)劃，明確工作目的
應(yīng)組織有關(guān)專家對(duì)單位內(nèi)外的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，調(diào)查的重點(diǎn)是國(guó)家有關(guān)單位對(duì)信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化有哪些規(guī)定？本單位需要編制哪些編碼？本單位已有哪些編碼？其使用情況如何？有哪些外部編碼可以借鑒？哪些已有國(guó)標(biāo)行標(biāo)？有哪些編碼方法可以指導(dǎo)本單位的編碼工作等。在上述調(diào)研的基礎(chǔ)上，確定本單位信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化的工作范圍，建立本單位的編碼體系表，從該體系表應(yīng)能清晰地看出本單位信息分類的全貌及各類信息間的內(nèi)在聯(lián)系，能直觀地了解信息編碼的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)。根據(jù)體系表要求，制定出詳細(xì)編碼工作計(jì)劃，建立相應(yīng)項(xiàng)目組，并在總體計(jì)劃指導(dǎo)下，提出對(duì)各項(xiàng)目組的具體計(jì)劃要求。
5.3 收集資料，編制方案，總體評(píng)審，編制相應(yīng)代碼
資料收集應(yīng)以本單位ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)資料和需求調(diào)查資料為基礎(chǔ)，以利于編碼方案與系統(tǒng)設(shè)計(jì)目的一致。代碼設(shè)計(jì)時(shí)，必須采用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)，樹立全局和整體觀念，以系統(tǒng)整體最優(yōu)為目標(biāo)，要考慮與其它信息的內(nèi)在聯(lián)系，作到相關(guān)代碼兼容，提高代碼的適應(yīng)性，減輕數(shù)據(jù)采集及填報(bào)工作量，減少數(shù)據(jù)冗余。
5.4 組織評(píng)審，批準(zhǔn)下發(fā)執(zhí)行
代碼編制完成后，一定要形成規(guī)范的文檔資料，由總體組組織有關(guān)專家和應(yīng)用人員進(jìn)行嚴(yán)格的審查評(píng)議，必要時(shí)還要經(jīng)過小范圍試用，最后形成一個(gè)切合實(shí)際便于應(yīng)用的代碼表，由有關(guān)職能部門作為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)正式下文執(zhí)行，一旦下文認(rèn)定后，相關(guān)的應(yīng)用應(yīng)嚴(yán)格照此執(zhí)行。
5.5 代碼維護(hù)管理
代碼維護(hù)管理是信息編碼的重要環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹實(shí)施、維護(hù)管理構(gòu)成了標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的三個(gè)不可分割的組成部分。維護(hù)管理目的是促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化正確實(shí)施，適應(yīng)實(shí)際業(yè)務(wù)管理變化需要。維護(hù)管理主要任務(wù)是：收集用戶對(duì)編碼體系的要求和意見，判別這些意見和要求的合理性，確定是否修改有關(guān)代碼，制定代碼修改方案、修改代碼、報(bào)主管部門批準(zhǔn)后具體解決新舊代碼的交替轉(zhuǎn)換，承擔(dān)信息編碼使用咨詢，負(fù)責(zé)人員培訓(xùn)等。維護(hù)管理是一項(xiàng)十分重要的工作，由于編碼牽一發(fā)動(dòng)千鈞，所以對(duì)代碼的修改維護(hù)應(yīng)十分慎重，要由企業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)全權(quán)負(fù)責(zé)，要制定詳盡的維護(hù)工作計(jì)劃，并切實(shí)解決好新舊代碼的應(yīng)用交替。
六、編碼過程中應(yīng)注意的一些問題
6.1 編碼有全局編碼和局部編碼之分；對(duì)于全局編碼要制訂統(tǒng)一的編碼規(guī)則，因?yàn)槿志幋a是ERP各個(gè)分系統(tǒng)所公用的數(shù)據(jù)，例如：物料編碼、人員編碼、產(chǎn)品編碼等。對(duì)于局部編碼，各個(gè)部門根據(jù)編碼原則和系統(tǒng)要求進(jìn)行編碼，例如：財(cái)務(wù)科目編碼。
6.2 編碼過程中，要盡可能的縮減編碼位數(shù)，因?yàn)橄到y(tǒng)對(duì)編碼的長(zhǎng)度是有一定要求的，例如： 我們廠使用的ERP系統(tǒng)，要求編碼長(zhǎng)度不能超過25位，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，對(duì)于一些特殊產(chǎn)品的物料編碼超過了25位，形成的產(chǎn)品BOM（物料清單）不正確，隨之形成的物料需求計(jì)劃也是錯(cuò)誤的。
6.3 編碼時(shí)對(duì)于不同的生產(chǎn)階段、不同的物料要求做到一物一碼，這樣才能形成正確的產(chǎn)品BOM；例如：我們廠在實(shí)施ERP以前，物料編碼存在二義性，對(duì)于形成產(chǎn)品的零件和形成零件的毛坯使用同一編碼，即父子項(xiàng)使用同一編碼，不能形成正確的BOM，做出的生產(chǎn)計(jì)劃也不正確。
6.4 編碼時(shí)盡可能不要使用漢字和區(qū)位碼，因?yàn)槭褂昧藵h字和區(qū)位碼對(duì)于庫房和車間以及其它使用編碼的部門帶來數(shù)據(jù)輸入的不方便，影響數(shù)據(jù)的錄入速度。
6.5 代碼的編制應(yīng)由相關(guān)的業(yè)務(wù)人員去編制，這樣編出的代碼具有一定的代表意義。
七、結(jié)束語
當(dāng)今社會(huì)在不斷變化，企業(yè)為了更好的適應(yīng)市場(chǎng)、占領(lǐng)市場(chǎng)，必須進(jìn)行信息化建設(shè)，將有更多的企業(yè)實(shí)施ERP，我希望本文所提到的一些有關(guān)編碼方面的經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驗(yàn)樗鼈兲峁⿴椭?BR>
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本文標(biāo)題：編碼在ERP實(shí)施、應(yīng)用中的重要性
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