當前也許在許多國內的小公司甚至大的公司在信息化的征途中也許都會碰到軟件集成的問題，因為大家都期望的軟件統一、平臺統一似乎越是在大的公司越是難以實現，比如大家都熟悉的聯想、華為等都存在多種軟件并存的問題。隨而出現的各種專門提供接口的供應商報價之高又令大家不敢輕易決斷。是否有部分簡易接口方式能夠初步滿足我們當前的使用需求呢，下面我就簡述一個國外ERP和國內財務軟件的接口方案與大家共享。
也許你會問，一個國外ERP本身已經具備完善而嚴謹的財務模塊，為什么還要與國內財務軟件作接口或數據傳遞呢？這也是我首先要闡明的一個問題，國外ERP的成本管理蘊含著西方管理會計的內容，而財務模塊也使很多中國的財務人員不適應，舉一個簡單的功能來說，國內財務軟件都又反過帳、預過帳等功能，而這些在國外ERP的財務模塊中都是不存在，但其優秀的物流和成本管理等是目前國內ERP軟件所缺乏的。但是在此我們就不討論二者的優劣或管理水平思想觀念之類的話了，下面我就二者集成的幾種方案談談我的看法并就一個已經實現的實例做簡單刨析。
一、集成方案分析
物流與資金流本是密不可分的，在企業的生產、經營過程中的任何活動都有相應的成本費用或收益生成，同時產生相應的各種單據為憑據。ERP物料系統在生產經營的各個環節都能夠提供原始憑證明細，如果能夠經過分類匯總，以某種便利的方式提供給財務軟件，以方便其進行帳務處理也就達到了基本集成的目的。下面就介紹三種可能的接口方式：
方案一：傳遞憑單
1.系統總體應用模式（圖）
這種方案是：物流系統使用ERP系統，財務處理使用普通財務軟件。
這樣的做法基本上避免了兩個軟件各自的缺點，使它們各自的優點得到了充分的應用，因為ERP系統截去財務部分，仍不失為一個完美的物流和成本管理系統，而普通財務軟件本來就是手工做帳，傳遞憑單對其現有的功能沒有任何影響。
接口功能簡述：
日常訂單管理、采購管理、存貨管理、生產管理、成本核算等使用ERP系統進行處理，而往來帳、總帳、報表等可以用普通財務軟件進行處理，但有一點是計劃人員和財務人員之間必須加強配合，使用計算機自動傳遞憑單和數據。
數據接口簡述：
存貨：依據普通財務系統的需求，ERP系統每月輸出相關報表，然后，根據這些報表在普通財務系統做出相應手工憑證；
生產成本：ERP系統中車間日記帳時實的傳遞給普通財務系統；
應付帳款：供應商到票后，在ERP系統中處理暫估，同時生成憑單，把生成憑單時實的傳遞給普通財務系統，然后在普通財務系統進行審核和追加必要的參考信息，同時ERP系統隨時可以輸出供應商暫估明細和匯總數；
應收帳款：訂單發貨后，對客戶開票或生成借項、貸項通知單，把生成的發票及借項、貸項通知單時實的傳遞給普通財務系統，然后在普通財務系統進行審核和追加必要的參考信息，同時ERP系統隨時可以輸出客戶未開票報告；
數據一致性：
（1）.ERP系統添加供應商、客戶的同時，把供應商、客戶信息時實的復制到普通財務系統中；
（2）. ERP系統在向普通財務系統傳遞憑單時，檢索對應的供應商或客戶的信息，若無此供應商或客戶，復制該供應商或客戶到普通系統中；
（3）. 普通財務系統中添加其他類型的供應商、客戶時，把供應商、客戶信息時實的復制到ERP系統中；
（4）. 普通系統中添加會計科目時，同時復制到ERP系統會計科目表中。
2.接口目標
ERP處理：存貨、生產成本、暫估等
普通財務系統處理：總帳、往來帳等，存貨和生產成本在此只有匯總數據
3.基礎數據接口方式
4.優點與缺點
優點：
◆ 物流與資金流 運行同步、數量一致、帳務細化
◆ 財務人員基本不進行ERP應用操作
◆ 帳務處理方式不變；
◆ 節省部分輸入憑證的時間
◆ 對計劃人員有了監督功能
◆ 技術實現簡單可行
缺點：
◆ 維護基礎數據一致較為困難
方案二：傳遞憑證
1．系統總體應用模式（圖）
這種方案是：物流系統和財務系統的應收應付都使用ERP系統，總帳管理、借款管理、財務結轉和財務報表等使用普通財務軟件。
這樣的做法上保持了ERP物流系統的完整性，基本上保持了財務部分的主要功能，物流和資金流嚴格同步和統一，報表和總帳則使用普通財務軟件。
每月月末，把ERP的所有相關日記帳自動傳遞給普通財務軟件，這樣ERP系統和普通財務軟件都有完整的應收應付明細帳，但每月應收應付的初始憑證的生成或調整必須在ERP系統中進行，也就是說在進行總帳處理之前，應收應付憑證以ERP系統為準，如果要查某個供應商或客戶的往來明細，兩個系統都可進行查找，比較方便；另外， ERP系統中總帳將不完整，而普通財務軟件存有完整的財務數據，日常事務（應收應付之外）管理主要使用普通財務軟件。同上方案一樣，計劃人員和財務人員之間必須加強配合，使用 計算機自動傳遞憑單和數據。
數據接口簡述
存貨、生產成本：采購日記帳、庫存日記帳、車間日記帳、訂單日記帳每月進行一次壓縮后，傳遞給普通財務系統；
應付帳款：所有的應付、付款、預付業務在ERP系統中進行操作，月末將供應商應付、付款明細傳遞給普通財務系統; ERP系統有完整的應付明細帳，總帳不完整，而普通財務系統中也有完整的應付明細帳和總帳；
應收帳款：所有的應收、收款、預收業務在ERP系統中進行操作，月末將客戶應收、收款明細傳遞給普通財務系統; ERP系統有完整的應收明細帳，總帳不完整，而普通財務系統中也有完整的應收明細帳和總帳；
數據一致性：
（1）.ERP系統添加供應商、客戶的同時，把供應商、客戶信息時實的復制到普通系統中；
（2）. ERP系統在向普通系統傳遞往來憑證時，檢索對應的供應商或客戶的信息，若無此供應商或客戶，復制該供應商或客戶到普通系統中；
（3）.普通系統中添加其他類型的供應商、客戶時，把供應商、客戶信息時實的復制到ERP系統中;
（4）. 普通系統中添加會計科目時，同時復制到ERP系統會計科目表中。
2．接口目標
ERP處理：存貨、生產成本、暫估、往來帳等
普通處理：所有財務數據
3．基礎數據接口方式
4．優點與缺點
優點：
◆ 物流與資金流 運行同步、數量一致、帳務細化
◆ 查賬方便
◆ 普通系統中有完整準確的財務數據
◆ 對計劃人員有了監督功能
◆ 結轉、反接轉方便
缺點：
◆ 財務人員進行ERP應用操作;
◆ 應收沖應付必須引用過渡科目
◆ 不能反過帳；
◆ 部分科目數據兩分，只有月末傳遞數據以后才能直接查看發生數和余額
◆ 技術實現比較復雜。
方案三：同時使用（不做接口程序）
1．系統總體應用模式（圖）
這種方案是：物流系統（包括成本管理）使用ERP系統，財務處理使用普通財務軟件。這樣的做法基本上避免了兩個軟件各自的缺點，使它們各自的優點得到了充分的應用，因為ERP系統截去財務部分，仍不失為一個完美的物流和成本管理系統，而普通財務軟件系統不受任何影響，財務人員業務方式不變，工作模式不變。也就是說，日常訂單管理、采購管理、存貨管理、生產管理、成本核算等使用ERP系統進行處理，只是每月月底，計劃人員和倉庫人員可以依靠ERP系統給財務部門提供比以往更可靠和可信的做帳依據。
2．接口目標
ERP處理：存貨、生產成本、暫估等
普通處理：除存貨、生產成本、暫估以外的所有財務數據
3．數據接口簡述
存貨、生產成本等：依據普通財務系統的需求，ERP系統每月輸出相關報表，然后，根據這些報表或匯總數據在普通財務系統做出相應手工憑證；
4．優點與缺點
優點：
◆ 財務人員不作ERP應用操作；
◆ 帳務處理方式未發生變化；
◆ 物流管理得到了優化
◆ 不用開發程序
缺點：
◆ 物流與資金流的不統一
◆ 財務部分數據不嚴格
◆ ERP部分帳務不能沖銷
◆ 所有憑證都必須手工錄入普通
問題綜述：
不論那一種方案，我們都會面對一個共同的業務問題（只用ERP或只用普通也會存在同樣的問題）：原來，計劃人員或倉庫管理人員在完成某個業務以后，手工記錄且手工傳遞做帳憑據到財務部門，他們之間的接口是松散的或不嚴格的，換句話說，原來這部分工作的管理是不細的或者說是粗放的，所以財務部門也就無法采取優質的算法精確計算物料成本精確核算成品成本。
要把手工傳遞做帳憑據轉變為計算機自動傳遞做帳憑據不僅僅是程序或軟件的問題，也有業務方式轉變的問題，計劃人員必須及時提供相對標準的數據讓計算機傳遞給財務部門，便于財務部門做帳；而財務部門必須及時以合適的方式準確核對和修改計算機自動生成的憑證，兩方必須協調一致的進行工作。所以要達到帳務的細化和管理水平上的提高，恰當進行部分業務方式的轉變將是必須的。
如果這個問題處理不得當，再好的接口都將不能使用，這將是解決接口問題中必須注意的一個問題
附：1
二、集成實例剖析
我們公司使用方案一已經對實現了一種國外ERP與金蝶財務軟件的接口，下圖顯示了ERP與普通財務集成業務示意圖。左面的橢圓所包括的內容是ERP物流管理所涉及的范圍，右面的橢圓所包括的內容是普通財務管理的涉及的范圍，交叉部分是二者集成的數據接口部分，主要是各種報表、財務原始憑證。ERP系統實現銷售管理、生產管理、BOM管理、存貨管理及采購計劃管理等，及時為財務部門提供生產經營過程中發生的各種單據、及原材料半成品、成品的成本明細。在ERP物流管理中可以看到有個小方框MRP運算，這是ERP系統的核心功能之一，它用來協調生產和采購、庫房、銷售等。普通系統實現應收帳、應付帳、成本管理、差旅費管理、總帳、固定資產管理、財務結算以及轉賬處理等，除部分明細報表外的所有財務報表全部由普通系統輸出。其中應收、應付帳和成本管理要使用ERP系統提供的數據。
在企業生產和經營過程中，涉及兩個系統的單據和報表傳遞的主要活動如下：
在收到客戶訂單后，市場部把客戶信息、合同號、合同金額、產品類型、數量、要求交貨期等參數錄入ERP系統；對已發貨訂單，月末打印當月主營業務成本報表和主營業務收入報表送財務部門。
采購到貨，倉庫人員進行采購接收，同時打印出采購接收單，整理后送采購計劃員處；如有其它收發，月末把所有其他收發料單直接送財務部門，打印當月收發存報表送財務部門。
供應商發票到票，采購人員核對發票與采購接收單，然后把采購接收單和發票 一起送財務，財務人員在ERP系統對送來的發票和采購接收單進行審核，審核結束在普通生成應付憑證。月底，所有未到票清單形成暫估明細報表，送財務部門做暫估帳。
生產中，每道工序完成后都要報完工，系統把各種費用計入生產成本，月末需要整理和計算當月生產中所發生的生產成本－直接材料、生產成本－直接人工和生產成本－制造費用；月末仍沒有報完工的所有在制品就形成在制明細表，需送財務部門進帳。
銷售部門開發貨通知單、提貨單等，送貨人員執提貨單到倉庫提貨；倉庫人員做訂單發貨，同時打印訂單發貨單，送財務部門，財務部門開銷售發票，財務人員在ERP系統對訂單進行審核，審核結束在普通生成應收憑證。
以上只是資金流動過程的一個實例，如果財務部門也參與操作ERP系統，更多報表可由財務部門打印和輸出，就不需要其他部門提交了。在此過程中，單據和報表產生的情況和時間如下：
由上表可以看到，只有在與應收、應付有直接關系的發貨單、采購接收單和發票需要隨時輸出，其他報表和數據一個月傳遞一次。原因是財務要及時根據發貨單來開發票做應收帳，根據采購接收單和供應商發票來做應付帳。而收款、付款、預收、預付、差旅費管理、轉賬等都隨時在普通中進行統一管理，與ERP沒有直接的關系。
集成效果
a) 物流與資金流同步運行、數量一致、帳務細化
b) 財務人員僅在ERP進行采購單、訂單的審核操作，打印成本明細報表
c) 帳務處理都在普通中進行
d) 由財務人員審核生成的應收憑證、應付憑證不用手工輸入
e) 所有的記賬憑證都可以從普通中打印機制憑證
f) 財務人員可以對計劃人員、倉庫管理員、價格管理員實現有效的監督功能
g) 技術實現簡單可行，僅涉及系統的兩個數據表
h) 即使這兩個表在系統升級時發生了改變，程序也只需作部分簡單修改
這樣的做法基本使兩個系統各自的優點得到了充分的應用，因為ERP系統截去財務部分，仍不失為一個完美的物流和成本管理系統，而普通財務軟件則是處理中國財務的典范，傳遞數據對其現有的功能沒有任何影響。
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本文標題：ERP軟件與普通財務軟件接口方式的討論
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