一、背景

    根據(jù)我們多年來(lái)的參觀和了解，國(guó)外ERP好像都沒(méi)有倉(cāng)庫(kù)收發(fā)存報(bào)告或財(cái)務(wù)收發(fā)存報(bào)告這個(gè)說(shuō)法，但在中國(guó)幾乎所有的財(cái)務(wù)人員每月化費(fèi)大量時(shí)間，一定要出的一個(gè)報(bào)告就是收發(fā)存報(bào)告，當(dāng)我們已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)并實(shí)施了國(guó)外ERP后，由于中國(guó)財(cái)務(wù)人員已習(xí)慣使用其作為每月的物資流動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，他們?nèi)匀灰�求系統(tǒng)必須能夠提供完美的收發(fā)存報(bào)告，為此從國(guó)外ERP中國(guó)代理商到各級(jí)使用者，都在原ERP的基礎(chǔ)上探索和開(kāi)發(fā)適合中國(guó)財(cái)務(wù)人員使用財(cái)務(wù)收發(fā)存報(bào)表，但推廣和使用情況一直不是很理想。
    從理論上分析，財(cái)務(wù)收發(fā)存是一個(gè)極其簡(jiǎn)單的計(jì)算，就是記錄一個(gè)公司每月月初的庫(kù)存數(shù)量金額、當(dāng)月出入庫(kù)數(shù)量金額及月底結(jié)存的數(shù)量金額。而國(guó)外ERP系統(tǒng)對(duì)每一比材料的收發(fā)都有詳細(xì)的記錄，做個(gè)簡(jiǎn)單的累加不就行了，其實(shí)并不這么簡(jiǎn)單，究其原因：即有算法的差別、軟件的局限也有操作不當(dāng)?shù)膯?wèn)題及網(wǎng)絡(luò)故障等問(wèn)題。但值得高興的是，經(jīng)過(guò)兩年多的摸索，我們已經(jīng)找到了一個(gè)成功的解決方案，目前已經(jīng)在多個(gè)子公司使用并得到驗(yàn)證和認(rèn)可，下面就以ERP財(cái)務(wù)收發(fā)存其問(wèn)題分析和解決方法等方面進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明。

    二、問(wèn)題分析

    1.財(cái)務(wù)人員使用ERP收發(fā)存的基本要求
    ●系統(tǒng)報(bào)表本身每類(lèi)每月月初金額必須等于上月月末金額；
    ●如果存在計(jì)算差異，特別是退貨等，需提供差異報(bào)表；

    2.原財(cái)務(wù)手工收發(fā)存與ERP軟件財(cái)務(wù)收發(fā)存記賬方式的區(qū)別

    其它說(shuō)明：軟件的成本計(jì)算方式有FIFO、LIFO、指定的、標(biāo)準(zhǔn)的、移動(dòng)平均等，我們?cè)诖藘H討論在使用移動(dòng)平均算法時(shí)的情況。

    3.在國(guó)外ERP軟件中開(kāi)發(fā)收發(fā)存的局限性
    ●SYMIX數(shù)據(jù)庫(kù)不記錄物料某歷史時(shí)刻的庫(kù)存數(shù)量和金額；
    ●SYMIX收發(fā)記錄與基礎(chǔ)物料的緊密相關(guān)性；

    4.即時(shí)移動(dòng)加權(quán)平均法在ERP中的基本計(jì)算規(guī)則
    ●在“采購(gòu)入庫(kù)”和“其它接收”時(shí)做移動(dòng)平均計(jì)算；
    ●在“作業(yè)發(fā)料”、“訂單發(fā)貨”、“其它發(fā)出”時(shí)都以當(dāng)前成本出庫(kù)；
    ●在“作業(yè)退料”、“訂單退貨”時(shí)，不做移動(dòng)加權(quán)平均計(jì)算，以當(dāng)前成本入庫(kù)；
    ●在“采購(gòu)?fù)素洝睍r(shí)以當(dāng)前成本出庫(kù)，不做反向移動(dòng)平均計(jì)算。

    5.其它影響收發(fā)存報(bào)表的情況
    由于收發(fā)存計(jì)算的基礎(chǔ)是某段時(shí)間所有的采購(gòu)類(lèi)物料收發(fā)記錄，如果不能夠保證這些數(shù)據(jù)的完整性，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致，主要包括以下幾類(lèi)：
    ●四舍五入的問(wèn)題
    ●物料刪除
    ●修改物料編碼
    ●修改物料類(lèi)型（制造的/采購(gòu)的）
    ●修改物料分類(lèi)（核算分類(lèi)）
    ●系統(tǒng)時(shí)鐘不正確
    ●物料處理日志丟失或意外刪除
    明白了算法的規(guī)則和區(qū)別并知道了可能出現(xiàn)的問(wèn)題，我們就可以想辦法克服軟件本身的局限性，自動(dòng)完善和處理意外情況，保證報(bào)告的完整和一致，方案見(jiàn)下文。

    三、解決方案

    1.程序設(shè)計(jì)原理
    原理簡(jiǎn)述：完全靠國(guó)外ERP軟件系統(tǒng)本身每月月底的物料編碼狀況和收發(fā)存記錄進(jìn)行倒推計(jì)算，幾乎不可能滿足財(cái)務(wù)靠其記賬的要求，這都是因?yàn)閲?guó)外ERP軟件本身的兩個(gè)局限性造成的，但在不違背其原計(jì)算規(guī)則的前提下，要打破其原有的局限性，并在一定程度上克服或解決所有影響收發(fā)存的可能情況，并非完全沒(méi)有可能，就是在國(guó)外ERP軟件數(shù)據(jù)庫(kù)中新建數(shù)據(jù)存儲(chǔ)表或另外新建一種其它類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠在每月月底或每次計(jì)算后存儲(chǔ)當(dāng)前物料類(lèi)型、數(shù)量和金額，然后再靠程序倒推計(jì)算本月收發(fā)存，通過(guò)與上月物料類(lèi)型、數(shù)量和金額的比較，推斷出問(wèn)題的原因，然后靠程序自動(dòng)解決或提示財(cái)務(wù)人員手工調(diào)整，保證財(cái)務(wù)收發(fā)存計(jì)算的平衡。
    前提條件：在上述原理下本方法還必須具備一定的前期條件，就是財(cái)務(wù)人員必須認(rèn)可ERP系統(tǒng)物料月底結(jié)存數(shù)量和成本，即必須承認(rèn)ERP系統(tǒng)當(dāng)前庫(kù)存的準(zhǔn)確率；并認(rèn)同各種退貨差異；

    2.程序和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)表說(shuō)明
    本方案需要一個(gè)主程序和兩個(gè)輔助程序及四個(gè)數(shù)據(jù)表來(lái)完成。
    主程序：主程序可反復(fù)計(jì)算從上次結(jié)算日期至今任何一段時(shí)間的財(cái)務(wù)收發(fā)存狀況，并完成數(shù)據(jù)比較、問(wèn)題分析、問(wèn)題推測(cè)、問(wèn)題記錄、問(wèn)題提示和自動(dòng)平衡的功能，系統(tǒng)發(fā)生何種人為或系統(tǒng)錯(cuò)誤，都能保證當(dāng)月財(cái)務(wù)收發(fā)存與上月數(shù)據(jù)的一致和本月收發(fā)存的完整；
    輔助程序A：本程序主要完成數(shù)據(jù)月底結(jié)存處理，以便數(shù)據(jù)瀏覽、數(shù)據(jù)對(duì)比和問(wèn)題處理，結(jié)存程序有一個(gè)結(jié)存限制，即：每個(gè)日期之前的收發(fā)記錄只能結(jié)存一次，且結(jié)存日期必須是主程序剛剛計(jì)算完畢的截止日期；
    輔助程序B：本程序可方便快捷瀏覽歷史收發(fā)存記錄；
    數(shù)據(jù)表A：用于存儲(chǔ)每月月底所有采購(gòu)件的月底信息，并用于反復(fù)計(jì)算本月數(shù)據(jù)的臨時(shí)存儲(chǔ)表和比較分析表；本表記錄數(shù)據(jù)在一定程度上不會(huì)增大；
    數(shù)據(jù)表B：用于存儲(chǔ)歷史收發(fā)存記錄，本數(shù)據(jù)表記錄會(huì)不斷增多；
    數(shù)據(jù)表C：用于記錄每次收發(fā)存計(jì)算問(wèn)題對(duì)比和處理的記錄，本數(shù)據(jù)表記錄會(huì)不斷增多；
    數(shù)據(jù)表D：用于每月月底所有制造件種類(lèi)和型號(hào)，本表記錄數(shù)據(jù)在一定程序上不會(huì)增大；

    3.程序中的問(wèn)題分析、數(shù)據(jù)平衡及處理方法
    既然主程序保持了每次收發(fā)存計(jì)算都與上月數(shù)據(jù)完全一致，那么各種影響收發(fā)存的情況是如何處理的呢？
    ●四舍五入的問(wèn)題（隱藏）
    每個(gè)物料倒推期初金額如果與上月月底金額差異小于±0.1元，程序就把此差異自動(dòng)挪入入庫(kù)金額中。因?yàn)樵贓RP移動(dòng)平均算法中除不盡是很正常的事，所以四舍五入的差異就很正常；
    ●物料發(fā)料后被刪除（隱藏）
    物料上月月底還有數(shù)量和金額，但當(dāng)前如果一定被刪除，一定是發(fā)料后被刪除了，因?yàn)镾YMIX中是不能刪除有數(shù)量的物料，所以，程序中就自動(dòng)補(bǔ)充出庫(kù)數(shù)量和金額，幫助系統(tǒng)延續(xù)本物料的存在性，但到下個(gè)月也會(huì)被刪除；
    ●修改物料編碼（隱藏）
    如果有人修改了一種物料的編碼（舊物料發(fā)料后刪除，新增一個(gè)新物料，再以同樣數(shù)量和金額收回），程序補(bǔ)充舊物料發(fā)出記錄保證原物料收發(fā)平衡即可，本月收發(fā)存中新舊物料會(huì)同時(shí)出現(xiàn)與報(bào)表中；
    ●修改物料類(lèi)型（制造的/采購(gòu)的）（顯示）
    由于財(cái)務(wù)收發(fā)存是采購(gòu)件的收發(fā)存，如果隨意變更有庫(kù)存的物料的類(lèi)型，將直接導(dǎo)致當(dāng)前庫(kù)存金額（月末金額）的增加或減少，所以程序，對(duì)于把采購(gòu)件改成制造件的，自動(dòng)補(bǔ)充發(fā)料記錄保持收發(fā)平衡，對(duì)于把制造件改為采購(gòu)件的將自動(dòng)假設(shè)其為當(dāng)月新增物料，自動(dòng)補(bǔ)充收了記錄，保持收發(fā)平衡，在平衡的前期下，給出變動(dòng)提示，讓財(cái)務(wù)人員來(lái)審核變動(dòng)的真實(shí)性；
    ●修改物料分類(lèi)（產(chǎn)品分類(lèi)）（顯示）
    如果修改了一個(gè)物料的產(chǎn)品分類(lèi)，首先是，它對(duì)整個(gè)倉(cāng)庫(kù)的收發(fā)存的平衡和與上月數(shù)據(jù)的一致沒(méi)有影響，但影響了兩個(gè)產(chǎn)品分類(lèi)的收存存，程序?qū)Υ畏N情況保持不變，但把此變動(dòng)提示給財(cái)務(wù)人員，讓財(cái)務(wù)人員來(lái)審核變動(dòng)的真實(shí)性；
    ●系統(tǒng)時(shí)鐘不正確或物料處理日志丟失或意外刪除（隱藏）
    如果客戶段時(shí)鐘嚴(yán)重失真或網(wǎng)絡(luò)狀況十分惡劣，將會(huì)導(dǎo)致收發(fā)記錄的轉(zhuǎn)移或丟失，對(duì)此種情況，系統(tǒng)將自動(dòng)補(bǔ)充完善其發(fā)料或收料記錄，保證收發(fā)存的平衡及與上月數(shù)據(jù)的一致，同時(shí)記錄不一致的情況；
    ●所有收發(fā)存物料（采購(gòu)類(lèi)）的自動(dòng)監(jiān)督（顯示）
    主程序還有一個(gè)功能是對(duì)所有采購(gòu)件在系統(tǒng)中的使用情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)，如果發(fā)現(xiàn)其有類(lèi)似制造件使用狀況，比如：對(duì)定義為采購(gòu)件的物料下達(dá)有作業(yè)單等，將提示財(cái)務(wù)人員給予核實(shí)。
    其它說(shuō)明：帶“隱藏”標(biāo)記標(biāo)示，此問(wèn)題處理在報(bào)表中不顯示，財(cái)務(wù)人員看不到，財(cái)務(wù)人員只能看到“顯示”標(biāo)記的問(wèn)題處理和物料說(shuō)明。系統(tǒng)管理員有權(quán)對(duì)隱藏類(lèi)標(biāo)示記錄進(jìn)行問(wèn)題分析，看是操作原因還是網(wǎng)絡(luò)原因等，并對(duì)用戶提出改進(jìn)意見(jiàn)，不斷完善操作和系統(tǒng)，不斷減少錯(cuò)誤記錄。

    4.輔助報(bào)表（采購(gòu)?fù)素洸町悎?bào)表，作業(yè)退貨差異報(bào)表，訂單退貨差異報(bào)表）
    在國(guó)外ERP系統(tǒng)中，如果使用移動(dòng)平均法進(jìn)行成本核算，根據(jù)其計(jì)算法則，如果一個(gè)物料采購(gòu)價(jià)相對(duì)比較穩(wěn)定，無(wú)論有多少次退貨或退料，都不會(huì)產(chǎn)生多大的差異，但如果因?yàn)槭止ゅe(cuò)誤等原因?qū)⒖赡軐?dǎo)致某物料當(dāng)前成本過(guò)高或過(guò)低，雖然在新的收發(fā)存程序條件下，此種錯(cuò)誤不會(huì)影響收發(fā)存的平衡和數(shù)據(jù)的一致性，但有必要給出報(bào)表和提示，防止各種差異向生產(chǎn)成本等的轉(zhuǎn)移；
    由于國(guó)外ERP系統(tǒng)對(duì)各種退貨退料差異都有詳細(xì)記錄，可用各種瀏覽工具或直接的報(bào)表程序來(lái)監(jiān)測(cè)即可。

    四、綜述

    據(jù)了解，有個(gè)公司每月就為了物料的成本核算和出收發(fā)存報(bào)告，每月要耗費(fèi)3個(gè)人力化費(fèi)1周以上的時(shí)間去把收發(fā)料單錄入到一個(gè)計(jì)算程序中，其正確性也沒(méi)法驗(yàn)證，物料的負(fù)成本負(fù)金額是常見(jiàn)的，還有一個(gè)公司某類(lèi)物料手工計(jì)算出當(dāng)月暫估競(jìng)為負(fù)三十多萬(wàn)，這些都是信息化程度過(guò)低的一些表現(xiàn)，實(shí)施ERP給他們帶來(lái)了成本透明化、快速化和減輕勞動(dòng)強(qiáng)度的可能，但他們對(duì)新的軟件和管理模式可能還不適應(yīng)，工人的素質(zhì)問(wèn)題也不能即刻得到提高。財(cái)務(wù)收發(fā)存就是ERP實(shí)施中的問(wèn)題表現(xiàn)之一，可你不解決這個(gè)問(wèn)題，他就寧可化上十天半月來(lái)手工計(jì)算，但在此我們就不討論ERP實(shí)施策略和領(lǐng)導(dǎo)支持力度等問(wèn)題了，總之任何革新都不是件容易的事。
    總之，雖然上述方案，基本上解決了收發(fā)存數(shù)據(jù)的平衡和一致性問(wèn)題，但操作失誤、流程問(wèn)題和管理制度其實(shí)是問(wèn)題的真正根源，錯(cuò)誤的隱藏和自動(dòng)智能處理并不是我們的最終目的，我們的最終目標(biāo)是提高企業(yè)的信息化程度、提高企業(yè)的管理水平，類(lèi)似收發(fā)存問(wèn)題的還有很多。希望所有同行有信息共享，共同為中國(guó)企業(yè)的信息化盡一分自己的力量。最后我們要說(shuō)的是：盡管前途坎坷，但我們永不言敗。
    
    

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本文標(biāo)題：國(guó)外ERP之中國(guó)財(cái)務(wù)收發(fā)存

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