在第一講中，我們主要對風險的概念和ERP系統的一些風險特征作了介紹。盡管系統的使用會引入新的風險，但這并不意味我們要對這一信息化手段產生懷疑。只要合理有效控制和化解風險，實施ERP系統的企業就能夠獲得期望的收益和回報。在這一講中我們將討論ERP實施階段的風險應對策略，下一講則討論應用階段的風險應對策略。
組織變革管理和培訓
由于ERP的實施會給企業或組織帶來相當程度的變革，組織變革管理和相應的培訓常常被認為是ERP系統實施過程中的主要風險區域。
企業為了降低實施成本，在ERP項目初期的預算制定和業務特征定義階段往往忽視這個問題。ERP項目的實施需要改變員工的工作方式和崗位職責，所以員工經常表現出遲疑和缺乏積極性。另外，員工需要接受大量的培訓去熟悉變更后的流程，并且通過對系統的熟悉來獲得使用的技能，而這些是整個企業或組織適應新流程和新系統的關鍵。
對于項目決策者來說，首先要確保整個組織都有共同的實施ERP系統的目標，包括定義實施ERP后企業所獲得的新的能力和最終實現的收益。其次，應該把系統實施和上線階段看作是思想意識的“上線”。它要求項目決策者更加注重人的因素，它包括溝通、項目期望值的管理、教育和獲得所有各級管理人員的支持。期間的變革管理和培訓的實施必須涵蓋各級層面上所有與ERP系統實施有關的人員，提供給他們相應的技能和知識從而使他們能夠很好地參與到項目中去，并且更準確地理解在系統上線后如何去適應新的工作角色，最終實現項目的既定目標。
另外，實施ERP系統的企業需要建立業務流程所有者機制，流程的所有者必須非常清楚該流程的任何不規范行為將對其它流程所帶來的影響。對于流程所有者來說，一個關鍵成功要素就是不同流程所有者對不同流程和系統模塊間的相互依賴關系有個準確認識，同時流程所有者間能夠做到有效溝通。
項目規劃和管理
一個企業在ERP項目實施的階段，挑戰主要來自對人員、流程和技術等因素的正確、合理和詳細的規劃和項目管理。德勤管理咨詢公司于1998年發表的一篇報告中稱，在ERP系統的實施過程中，50%左右的問題和阻礙是與人有關的。這些因素包括項目優先權、資源的分配，實施團隊和項目組成結構，項目的所有控制權和溝通機制。
實施ERP的企業或組織需要有一種業務緊迫感來面對ERP項目，這樣ERP項目才不會中途停頓或夭折。這種緊迫性需要在對業務特征和收益的描繪中強調，并且在用戶充分參與制定的實施計劃中體現。我們都知道，成功的項目都需要有詳細的工作計劃、里程碑和階段推進計劃作為指導。
對于項目經理來說，同時還要具備一些相應的能力，它包括：
● 能夠很好地將IT人員和系統用戶融合在決策過程中；
● 能夠做出關鍵和棘手的決定，例如是否實施由ERP系統引起的流程變動。
項目成本控制
ERP項目超支的原因在許多媒體上都有分析，大概包括企業變革管理的需要、培訓的投入和軟件功能無法滿足要求而投入額外開發費用等等。另外，軟件系統的客戶化和集成也占去整個實際實施費用的一部分。一般來說，在確保ERP標準系統能夠滿足業務主體需求的情況下，應該盡量避免客戶化定制，追求系統與業務需求完美匹配是不現實的。其它如低估程序接口的開發費用、數據轉換、報表開發和反復集成測試等產生的額外實施費用也存在導致費用超支的風險。此外，由于企業特點不同，還會有許多沒有考慮到的成本隱藏在支撐ERP系統使用所需要的輔助項目中。
控制項目超支最好的方式是明確定義項目的范圍，并通過充分利用第三方的實施經驗來細化項目支出。由于ERP項目涉及各業務部門，面比較廣，項目復雜、周期長。這里可以建議企業盡可能把項目細分成適合控制的小項目，這樣即可以使項目能夠目標明確，更重要的是項目費用的控制難度可以降低。應該及時充分利用這些機制去預測和證實項目的超支，以便及早采取控制措施。
BPR對業務運作的風險控制
對于熟悉過去單一業務功能系統的企業來說，基于流程并且具有高度集成性的ERP系統給他們提出了新的挑戰。BPR（業務流程重組）在優化流程、提高流程效率的同時，不可避免地帶來了不利影響。
許多ERP系統實施商愛用業務流程重組（BPR）來描述ERP實施的第一階段。事實上，在過去筆者所經歷的項目中，需要“傷筋動骨”的企業幾乎沒有。流程化的管理確實需要對崗位做出一定的調整，但這種調整更多的是關于原有崗位特性的重新描述或者說調整。對于習慣過去的組織結構和崗位要求的人來說，新的崗位角色可能會造成很多的不適應，其特點就是在ERP系統使用前期某些業務職能不能很好地得到實現。另外，經過優化改動的流程如果在系統中沒有配置好，同樣也會導致出現不正確的處理結果或業務控制被削弱的現象。
通過前面所說的完善的企業變革管理和相應的崗位培訓，能使系統的使用者對他們各自在整個業務流程中的每一項操作對其他流程、用戶和整個系統的影響有個正確的認識和理解。對于崗位的變動，企業應該采用公開和透明的態度和原則讓所有人了解，不要怕會產生阻力而遮遮掩掩，這會造成更多的猜疑和阻力。對于ERP系統的每個使用者來說，除了對與自己的操作有關的技能和知識有清楚的認識之外，還要有對系統有個整體的概念。另外，用戶的培訓和相應程序控制機制需要在系統上線前就明確定義。
系統功能風險控制
不少準備上ERP系統的企業在對軟件系統功能作詳細了解后發現，軟件并不能解決他們業務所涉及的所有問題。這種現象一方面是企業認為ERP能解決所有業務問題，這本身是錯誤的。另外一方面，ERP軟件供應商們往往夸大自己產品的功能。對于企業來說，應該把注意力放在系統功能是否滿足企業的關鍵業務需求上，當然這個前提是客戶自己提出的業務需求必須是正確的。
企業要在對本身業務需求的正確理解和定義基礎上決定需要的軟件功能，并進而評估來確定合適的軟件系統。企業總是認為自己對業務需求的理解是正確的。事實上，許多企業提出的需求和要解決的問題往往是表面的而不是根本性的。
降低消除這種由于業務需求理解不清楚導致軟件系統定位不準確的關鍵，是通過第三方專業的管理咨詢公司來解決。管理咨詢公司在確定業務需求時往往比較全面和客觀。對于客戶企業來說，第三方可以更全面的審視企業存在的各種問題，不會根據軟件功能來思考問題或者陷入企業的原有思維。
許多企業提出的需求其實完全可以通過其他管理手段，例如流程優化去解決，而不需要都靠系統來滿足。復雜并非是好事情。另外，伴隨系統的實施，系統集成測試、系統用戶的驗收等都需要按規范流程進行，以確保系統運行達到所預期的結果。系統性能也是一個重要的測試內容，它能夠為應用系統和相應的技術的平臺穩定地處理在典型負荷下的業務交易提供保證。
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本文標題：ERP實施階段的風險應對策略
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