正如在上期講座中提到的，企業認為ERP建起來就萬事大吉，一切變動等到上ERP II的時候再說。很多時候，企業發現他們的ERP沒有達到最佳效果，卻不設法加以改善。結果，他們獲得的ROI（投資回報）不夠高，而TCO（總體擁有成本）又超支。要彌補這些，企業應著手改進已有的ERP，改善他們的現狀，并為未來的協同交互做好準備。改善ERP部分程度上就是向ERP II的轉化。
　　那些能從過去實施錯誤中吸取教訓，并調整方法、推進變革的企業，才能夠獲得成功并不斷進步。

　　被忽略的環節

　　在管理處于生命周期不同階段的典型系統時，企業采用的技巧很不相同（如圖1）。借助外部力量（包括系統集成商和供應商的技術專家）的幫助，計劃、采購和實施一個新系統通常都能執行得不錯。一旦該解決方案“運轉”起來，“ERP的飛行”仿佛進入了“平穩期”。然而，隨后的改善并最終淘汰該系統的階段往往才是企業的難關。

　　圖1 系統應用的生命周期

　　對ERP的改進或優化，往往會因為缺少資金、企業不感興趣或者對提高ROI、降低TCO缺乏足夠的認識而被束之高閣。而對系統的淘汰，企業往往沒有足夠的規劃，有的甚至根本就不考慮。
　　通常，企業期望“打包”的應用系統實施后能在幾年之內依然適合業務需求。為了增加應用系統的價值，企業應該經常改進系統，并根據業務需求的變化和新技術的出現，在合適的時候制定出淘汰系統的策略。今天實施的ERP解決方案也許能用很長時間，但是解決方案的有些功能是有限的，而且新技術和產品的改進會使它們過時。這些都應該在整體管理策略中時常加以考慮。

　　改進ERP的步驟

　　要優化ERP，企業應該采取五個步驟（如圖2）。

圖2 改進ERP的步驟

　　識別核心問題出在那里。系統的哪個地方達不到業務的需求？對哪個部分使用者感覺最糟糕？
　　找到解決問題的辦法。系統的問題通常有多種表現方式。找到問題后，要想出解決辦法，重要的是從培訓、變革流程到個性化設計等方面通盤考慮。很多時候，通過培訓和流程變革就能解決問題的時候，企業總以為是系統出了問題。企業應該在其它途徑都考慮過后，最后才考慮進行個性化設計。
　　根據成本和收益確定行動優先次序。ROI通常是特別關鍵的指標，因為ERP實施往往都達不到預想的節約成本的目的。
　　計劃制定的時間跨度要小，并關注結果。為了保證使用者一如既往地接受該系統，應該采用動靜小但有效的措施解決使用者的問題。
　　讓使用者參與執行。系統日常的使用者對問題看得最透徹。讓他們和最有經驗的集成商一起針對問題尋找解決方案。

　　優化ERP的方法

　　通過以下優化方法將提高企業的生產能力，加強他們的ERP系統的內部價值，也更能得到系統使用者的支持。

　　人員優化
　　企業必須解決在ERP實施初期出現的人員優化問題，否則，將給ERP II的實施留下后患（如表）。

　　在很多ERP實施中，企業在處理人的問題時往往做得不夠。針對在實施初期忽略的問題提供培訓，比如以前很少用到的流程、前人經驗的學習和應急處理/疑難解答等，能夠提高最終使用者的接受度和系統用途。另外，要有效利用ERP系統中增加的大量信息，使用者對業務流程和基本業務功能的理解程度非常關鍵，而這兩個方面的培訓在實施階段基本上從來都不被考慮。
　　從整個組織的角度調整企業也會有實質性的收獲。如果不改變企業的權利結構、績效評估標準和職能安排，即使是對橫跨整個企業的業務流程進行整體翻新也難見其效。企業應該重新調整這些方面，以便支持ERP的精髓——跨部門的流程，并對這些改動的領域提供后續培訓。

　　開發現有功能
　　有時，終端使用者會提出一些在實施階段沒有考慮到的需求。通常，啟用已有系統中存在但未開發的功能，或者升級到更高版本就能滿足這些要求。在對系統進行二次開發之前，企業要檢查該系統已經安裝的版本和其他可獲得的版本，尋找合適的功能。如果這樣行不通，勢必會增加TCO和影響ROI。

　　圖3 什么時候優化意味著二次開發

　　某配送公司的報價員想針對不同客戶、不同服務項目出報價單。在實施的階段，這個需求沒有記錄成文（當時認為一個標準版的報價單就足夠了）。要獲得這些信息，這個人要查詢每項內容的價格，再根據每個客戶談判結果，把信息填進報表。這項工作要花30分鐘到兩個小時，視其中的條目數量而定。
　　采用一套標準的銷售報價模塊后，操作時間可以縮減到了5到15分鐘，而這項功能在系統中已經存在，只是一開始沒有使用。和獲得的可觀回報相比，這樣的實施成本（包括調試和培訓）是最小的。通過開發已有系統的閑置功能，企業節省了大筆重新開發和維護的開支，而取得的效果是同樣的。

　　有必要做個性化設計嗎？

　　在項目實施前期，企業必須決定他們是全盤接受打包的系統，還是對此進行適當的裁減以滿足業務流程的獨特需求。哪種方式最好？企業應該權衡保留系統的成熟流程和變革系統能獲得的競爭優勢這兩個方面，然后確定每個需求在如圖3所示矩陣的哪個位置最能得到滿足。
　　雖然某些領域里需要對應用系統進行二次開發，企業在整體決策時要考慮這樣對TCO的影響。當底層應用升級或修補后，為了保持其可用性就需要做二次開發。再開發的模塊全部或部分如果將被新的應用系統所取代，就沒必要二次開發或者要重新修改開發需求；不受新應用系統影響的二次開發必須經過分析，保證系統的接入點不變，而且整合后的流程還將依照原計劃執行。只要是對“打包”的系統進行升級，就必須進行這樣的分析。
　　如果另外購買其他廠商提供的專用模塊，在管理多個系統的不同版本時會出現類似的問題。任何一個系統升級了，必須確保整合的應用經調整后還能適用。

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本文標題：改進已有的ERP

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