說到ERP，特別是說到國外的ERP軟件，總是會說到其中的管理思想。有趣的是，有兩種截然不同的觀點：一說有先進的管理思想，應(yīng)該采用拿來主義，大力推廣；二說其實沒有什么管理思想，不一定適合中國國情。這可是讓很多人糊涂了，ERP中到底有沒有管理思想呢？當(dāng)然是有的。為什么會出現(xiàn)如此鮮明對立的觀點呢？我想主要原因是管理思想看不見摸不著，到底是什么東西不為一般人所知，才會有所誤解。下面就從幾個不同的方面來說明ERP中的管理思想的具體表現(xiàn)，

    （一）銷售發(fā)票生成的方法

    很多人認為開發(fā)票是一件簡單的工作，看起來不會有什么管理思想，其實不然，其中大有學(xué)問。先來看看一個場景：“我的客戶要求每月發(fā)貨匯總開一張發(fā)票”。這種情況是不是經(jīng)常出現(xiàn)？在我訪問過的企業(yè)中是很常見的，我相信大家對此也有同感，但是在ERP中應(yīng)該如何處理呢？下面我假設(shè)了某月為某客戶發(fā)貨的數(shù)據(jù)如下：
    

    從上面的數(shù)據(jù)可以看出，某客戶某月有四個訂單，六次發(fā)貨，應(yīng)該開幾張發(fā)票呢？是不是按照客戶要求匯總開一張就可以了？按照ERP的管理思想，應(yīng)該是開六張發(fā)票，即每次發(fā)貨都開一張發(fā)票。這個回答是不是有些令人吃驚？我就看見許多人吃驚了，然后就開始指責(zé)國外ERP軟件不適應(yīng)中國國情。這就是一個不適合中國國情的例證，我們來看看這個例證是否成立。

    正方發(fā)言：
    客戶的要求確實是合理的，開六張發(fā)票多麻煩呀，開票方數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)操作從一次變?yōu)榱�次，客戶也要處理六張發(fā)票，這樣做法是絕對不合理的。
    讀到這里多數(shù)讀者也會點頭同意，但是且慢，聽完反方發(fā)言后再想想。

    反方發(fā)言：
    從表面看“六”大于“一”，實際上卻是“一”大于“六”，即匯總開一張發(fā)票的數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)操作比開六張發(fā)票多，而且對于交易雙方都是如此。理由如下。
    首先，對開票方而言，打印六張發(fā)票的時間比打印一張發(fā)票的時間長，這是事實。但是在完成發(fā)票的處理的整個流程中，打印占的時間并不多，更多的時間是在確認應(yīng)該打印什么發(fā)票和打印的內(nèi)容。ERP系統(tǒng)會根據(jù)發(fā)貨自動產(chǎn)生六張發(fā)票，每次發(fā)貨自動對應(yīng)一張發(fā)票，并不需要花費額外的時間進行六次發(fā)貨和發(fā)票的核對確認。而匯總開一張發(fā)票必然要進行相應(yīng)的確認，以確保沒有遺漏。所以開票方的處理時間不會增加。
    第二，從客戶的財務(wù)部門進行應(yīng)付款處理角度來看，有六次發(fā)貨，客戶就有六次收貨。收到六張發(fā)票，一一對應(yīng)，很容易進行核對，處理時間與只收到一張發(fā)票相比，并不會增加。
    第三，如果客戶出現(xiàn)收貨與發(fā)票不一致情況，六張發(fā)票由于與發(fā)貨一一對應(yīng)，交易雙方的對帳和發(fā)現(xiàn)問題所在就十分容易。如果只有一張匯總發(fā)票，對帳時還是需要明細清單進行仔細核對才能確定，這是十分費時費力的。很多做財務(wù)工作的讀者多少都遇到過對帳的痛苦，想一想是不是這樣？

    總結(jié)：每次發(fā)貨打印一張發(fā)票比匯總一張發(fā)票更合理。
    我的觀點是什么？當(dāng)然是支持反方。有些讀者可能還不能理解接受，有些做咨詢顧問的同仁可能會說：“我也明白這個道理，可是怎樣讓用戶接受呢？”我建議在ERP實施過程中顧問可以安排一個演習(xí)，安排兩組人分別扮演交易雙方，兩組人在兩個房間，不能見面，通過電話和傳真聯(lián)系。準(zhǔn)備一些發(fā)貨和發(fā)票的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)中要包括出錯的情況。參加者要盡可能按照實際情況進行操作，記錄處理時間和往來交流的時間。事實最有說服力，能證明為什么每次發(fā)貨打印一張發(fā)票更合理。
    實際業(yè)務(wù)過程中，為什么客戶會提出這樣的要求呢？有一些客戶其產(chǎn)品特性是按月匯總開發(fā)票更為合理，如大家熟悉的水電氣、電話等，對于這類客戶ERP中有特定功能進行處理，但是需要注意的是絕大多數(shù)工業(yè)品不應(yīng)該是這樣的，不能混為一談。我發(fā)現(xiàn)提出這樣要求的客戶要么沒有ERP，他們往往是僅通過感覺來提出要求的，需要對他們做一些解釋工作；要么就是把按月結(jié)算開發(fā)票和按月匯總付款混在一起，ERP中是有發(fā)票按月計算帳齡和匯總付款的功能的。所以說可以向客戶解釋清楚為什么每次發(fā)貨打印一張發(fā)票更合理。
    有人會說，最好在ERP系統(tǒng)中存在多種產(chǎn)生發(fā)票的方式或由用戶自行定義如何產(chǎn)生。當(dāng)然，這是一種解決方法，但是我不認為是最好的解決方法，因為很多時候，對用戶而言有多種可選擇的方式并不是最好的，為什么呢？我在以后會談到原因。
    下面根據(jù)采購入庫業(yè)務(wù)中的實例來談?wù)凟RP中的管理思想。

     （二）采購入庫異常情況處理

    前一陣子，從論壇上看到討論采購入庫流程，許多人積極發(fā)言，討論在系統(tǒng)中如何定義采購入庫的流程。但是我發(fā)現(xiàn)更多的討論集中在技術(shù)層面，沒有在管理層面。正常情況下，采購訂單中指定的物料，按照需求時間、數(shù)量到達倉庫，庫管人員核對后接受入庫，過程中需要打印什么入庫單、驗收單等等，是一式幾聯(lián)等等，沒有什么需要過多討論的。我把著眼點放在哪些是合理流程這個問題上。一個合理的流程不僅僅可以完成正常情況下的業(yè)務(wù)處理，更重要的是能夠?qū)Ξ惓Ｇ闆r進行控制和標(biāo)識，使得相關(guān)管理人員可以獲得及時和完整的信息，以便進行相應(yīng)的處理，同時這個流程應(yīng)該是簡單的。在ERP系統(tǒng)中定義的流程應(yīng)該實現(xiàn)這樣的目標(biāo)。如果出現(xiàn)了異常情況該怎么辦？下面通過兩個實例來談?wù)勗贓RP系統(tǒng)中如何定義采購入庫流程。

    實例1：入庫時發(fā)現(xiàn)某物料到貨數(shù)量大于訂單訂貨數(shù)量。這種情況應(yīng)該說是常見的，每個企業(yè)肯定都會碰到，在ERP系統(tǒng)中處理流程應(yīng)該如何？下面列出兩種常見的處理流程：
    在ERP系統(tǒng)中按訂單訂貨數(shù)量入庫；超出部分不在系統(tǒng)中進行入庫，放在特定位置，通知采購員。
    在ERP系統(tǒng)中按到貨數(shù)量入庫，其中超出訂單訂貨數(shù)量部分放在封存庫位，暫時不能領(lǐng)用，通知采購員。

    哪種方法更合理呢？
    在回答這個問題前先說一個我經(jīng)歷的真實故事。有些ERP軟件標(biāo)準(zhǔn)功能可以設(shè)置入庫數(shù)量不得大于訂貨數(shù)量，否則多出部分不接受；有些ERP軟件標(biāo)準(zhǔn)功能不作限制，但是可以通過簡單的二次開發(fā)實現(xiàn)這樣的功能。我的一家客戶就提出要求做這樣的限制，要求出自財務(wù)總監(jiān)。從創(chuàng)收角度，我報價，客戶付錢，作些二次開發(fā)，兩全其美；從管理流程角度，我建議這樣的限制沒有必要。為什么呢？
    ERP系統(tǒng)是一個信息管理系統(tǒng)，其中所記錄的信息必須與實際情況相符。如果實際情況是送貨車輛必須等待庫管人員核對完方可離開，庫管人員發(fā)現(xiàn)到貨數(shù)量大于訂貨數(shù)量的同時，立即原車退回的話，ERP軟件中設(shè)置入庫數(shù)量限制就是合理的。但是大多數(shù)情況下不可能是這樣的。通常庫管人員只是核對諸如托盤數(shù)，毛重，有無外包裝損壞等情況，無異常即簽收，送貨車輛即可離去。然后才會進行詳細的清點和檢驗。這時發(fā)現(xiàn)數(shù)量多了，如果接受數(shù)量有限制，則超過部分就不會在ERP系統(tǒng)中有記錄，也就是說ERP系統(tǒng)不能標(biāo)識和管理這種異常情況，其他人員也不能通過ERP系統(tǒng)獲得相關(guān)的信息并進行相關(guān)處理。這樣就需要存在一個ERP外的系統(tǒng)（如Excel表格）來對這部分?jǐn)?shù)量進行管理，很明顯不是一個合理的方法。所以我建議做這樣的限制沒有必要。
    現(xiàn)在可以來回答哪種方法更合理這個問題了。答案很簡單，首先要看實際操作流程如何，對其進行優(yōu)化，讓它更合理，然后要在ERP系統(tǒng)中能實現(xiàn)實際操作流程就可以了。

    實例2：入庫時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商裝箱單與采購訂單相符，但是與實際物品不符。
    有了實例1的基礎(chǔ)，來看實例2就簡單了，供應(yīng)商一定是裝錯物品了。較合理的流程大致可能是這樣的：不管怎樣先在ERP中接受入庫再說，當(dāng)然是入到封存庫位，不可以被生產(chǎn)線領(lǐng)用。然后由相關(guān)人員確定實際物品到底是什么，公司是否需要這個物料，如果不需要，再進行退貨操作即可。有人會問為什么要在ERP中做入庫然后在退貨，這樣不麻煩嗎？有的讀者把整個業(yè)務(wù)流程連貫起來想就會說這樣做不麻煩，因為實際操作就是先入庫再退貨，不在ERP中做也要在一個什么其他的系統(tǒng)或單據(jù)中記錄，在ERP中做記錄的好處是將來產(chǎn)生供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)時對于這類錯誤有了統(tǒng)計，反之則要人工進行統(tǒng)計分析。同時對于庫管人員而言，正常情況下在ERP中會進行入庫、退庫操作，異常情況下也要進行入庫、退庫操作，只是庫位不同，這樣的流程比正常情況下要在ERP中進行入庫操作，異常情況下入庫要填寫某個表格單據(jù)，退庫填寫另一種表格單據(jù)要簡單的多。另外對于財務(wù)人員處理應(yīng)付款業(yè)務(wù)也有好處，想象一下供應(yīng)商負責(zé)應(yīng)收的會計打電話來問為什么沒有付款時，財務(wù)人員就會發(fā)現(xiàn)有這樣的記錄是多么方便，反之要耗費多少人工來進行信息的查找和交流？所以說定義一個合理流程要考慮多個方面，簡單有效就是合理的。
    有沒有更合理的流程可以防止這類異常情況出現(xiàn)或者使得異常情況處理更有效？答案當(dāng)然是有的，精益生產(chǎn)思想給了我們新的思路和方法，我在以后的文章會介紹到這些內(nèi)容。

    （作者簡介：陸炳揮 管理學(xué)碩士、計算機學(xué)士。自從1995年開始實施ERP系統(tǒng)，1997年加入EDS擔(dān)任實施顧問，現(xiàn)任四班華東地區(qū)實施部經(jīng)理，先后負責(zé)上百個ERP項目的實施。對ERP的管理精髓、精益生產(chǎn)管理思想方面具有及深刻的研究和豐富的經(jīng)驗。）

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本文標(biāo)題：談?wù)凟RP中的管理思想

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