今年是中國企業的“信息年”，企業信息化被擺上了各位老板的桌面，ERP（企業資源計劃EntERPrise Resource Planning入中國已有一段時間，但多是用于大型企業。中小企業因員工人數少、運作流程簡單，很多人認為ERP與他們無關。但隨著市場競爭加劇，中小企業面臨如何利用資訊科技、加強管理、提高效率的問題，上馬ERP也進入了議事日程。
從Excel到ERP
一般來說，中小企業能用上ERP系統的，都是具有相當規模的，而且大多都經過了幾個階段的蛻變：
一、由手工記錄到采用Excel報表，這階段軟件開支僅幾千元甚至更少；
二、由Excel報表轉用會計軟件。當公司規模稍為發展并增加人手后，若每位文職員工桌面都安裝一個Excel系統，費用也不輕，而且這些電腦沒有聯網，使資源及一些共同資料不能共用，而且一些資料輸入工序也會重復。通常發展到這一階段，公司便會考慮選用一些工作流程軟件或會計軟件，并開始建立電腦網絡。這階段所需成本會由數千元至十萬元不等。
三、由會計軟件轉用ERP軟件。此時，公司發展已有一定規模，可能已在外地設立了廠房及分公司。在此情況下，廠房與公司之間會建立內部聯網，但這個時候選用的一般是較便宜與功能較少的ERP軟件。這階段的電腦系統開支可能由數萬元至數十萬元。
四、生意規模迅速增長，改用更大規模的ERP軟件。到這個時候，舊有的一套ERP系統已不符合企業增長的規模。最直接的方法，就是重新將所有電腦系統更換。這樣資料可以快速更新，以往要用一夜的時間處理資料，現在管理層可即時透過報表了解各部門的數據資料。這階段需要成本由數十萬元至千萬元不等。
對中小企業來說，最頭痛是第三階段。因為第一及第二階段，因生意規模還小，電腦系統的重要性相對不高，而發展到了第四階段，公司規模已不小，必然有能力雇用有經驗的顧問，只是第三階段，有關IT的預算仍然緊張，但為了擴展，又不得不投資。
五大原則不可忽略
既然這項投資是不得不做的，那決策人考慮的應是如何選擇對自己真正適用的產品。無論選用何種ERP產品，在幾個原則是必須考慮的：
一、軟件供應商行內的信譽。通常某些特定行業會有特定的軟件供應商，這包括軟件公司的歷史、財務狀況等等。
二、支援及顧問服務的素質。顧問公司的工作除了協助客戶安裝ERP系統外，也會幫客戶改進公司的業務流程，公司規模越大，內部分工越仔細，業務流程就越復雜，安裝及調校ERP系統的時間就會較長，成本也會因此增加。因此，中小企業引入ERP系統之前，應向專業人士查詢，除了價錢之外，最主要的就是所需的時間及顧問人員的素質。
三、提供用戶在職培訓。
四、包括財務、銷售、采購、生產、人力資源等系統，在統一的平臺上互換資訊，并能夠與其他例如CRM、SCM等應用系統順利連接。新系統容易移植，使未來再更新ERP系統時，可以將公司資料轉移到新系統。
五、具一定彈性，容許客戶因應各自的要求作出適當的調校及修改。
ＥＲＰ是一個管理手段
最近有報道稱，世界第三大ERP軟件供應商PeopleSoft準備在中國內地成立公司，PeopleSoft與Oracle、SAP堪稱三大ERP供應商，占世界市場的30%以上。至于在國內，則是SAP的發展最快，聯想、海爾、一汽大眾以及中石化等大型企業都是它的客戶。雖然這三大供應商近年也開始發展供中小企業使用的軟件系統，但其主要服務對象還是較大規模的企業，所以，中小企業試用ERP，不妨考慮國產軟件或其他二線供應商的產品。
每個企業“信息化”的目標和需解決的問題重點都是不一樣的，例如成本高、工作效率低的企業，可通過ERP系統的實施來解決問題，但如果問題是企業架構本身有問題以及人才素質有問題，用ERP就解決不了，反而令情況更壞，畢竟，企業要生存要成功，“科學管理”理念最重要，任何產品都只是管理手段而已。
所以ERP并不是一套軟件那么簡單，使用ERP無可避免地要涉及業務流程重組，利用資訊科技，使內部資源產生協調效應，從而使各業務流程連接得天衣無縫，提高管理效率，增加企業盈利的能力，這一點非常重要，因為應用ERP的最終目的就是增加企業的盈利能力。
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本文標題：中小企業上ERP：科學管理為先
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