今年是中國企業的“信息年”,企業信息化被擺上了各位老板的桌面,ERP(企業資源計劃EntERPrise Resource Planning入中國已有一段時間,但多是用于大型企業。中小企業因員工人數少、運作流程簡單,很多人認為ERP與他們無關。但隨著市場競爭加劇,中小企業面臨如何利用資訊科技、加強管理、提高效率的問題,上馬ERP也進入了議事日程。
從Excel到ERP
一般來說,中小企業能用上ERP系統的,都是具有相當規模的,而且大多都經過了幾個階段的蛻變:
一、由手工記錄到采用Excel報表,這階段軟件開支僅幾千元甚至更少;
二、由Excel報表轉用會計軟件。當公司規模稍為發展并增加人手后,若每位文職員工桌面都安裝一個Excel系統,費用也不輕,而且這些電腦沒有聯網,使資源及一些共同資料不能共用,而且一些資料輸入工序也會重復。通常發展到這一階段,公司便會考慮選用一些工作流程軟件或會計軟件,并開始建立電腦網絡。這階段所需成本會由數千元至十萬元不等。
三、由會計軟件轉用ERP軟件。此時,公司發展已有一定規模,可能已在外地設立了廠房及分公司。在此情況下,廠房與公司之間會建立內部聯網,但這個時候選用的一般是較便宜與功能較少的ERP軟件。這階段的電腦系統開支可能由數萬元至數十萬元。
四、生意規模迅速增長,改用更大規模的ERP軟件。到這個時候,舊有的一套ERP系統已不符合企業增長的規模。最直接的方法,就是重新將所有電腦系統更換。這樣資料可以快速更新,以往要用一夜的時間處理資料,現在管理層可即時透過報表了解各部門的數據資料。這階段需要成本由數十萬元至千萬元不等。
對中小企業來說,最頭痛是第三階段。因為第一及第二階段,因生意規模還小,電腦系統的重要性相對不高,而發展到了第四階段,公司規模已不小,必然有能力雇用有經驗的顧問,只是第三階段,有關IT的預算仍然緊張,但為了擴展,又不得不投資。
五大原則不可忽略
既然這項投資是不得不做的,那決策人考慮的應是如何選擇對自己真正適用的產品。無論選用何種ERP產品,在幾個原則是必須考慮的:
一、軟件供應商行內的信譽。通常某些特定行業會有特定的軟件供應商,這包括軟件公司的歷史、財務狀況等等。
二、支援及顧問服務的素質。顧問公司的工作除了協助客戶安裝ERP系統外,也會幫客戶改進公司的業務流程,公司規模越大,內部分工越仔細,業務流程就越復雜,安裝及調校ERP系統的時間就會較長,成本也會因此增加。因此,中小企業引入ERP系統之前,應向專業人士查詢,除了價錢之外,最主要的就是所需的時間及顧問人員的素質。
三、提供用戶在職培訓。
四、包括財務、銷售、采購、生產、人力資源等系統,在統一的平臺上互換資訊,并能夠與其他例如CRM、SCM等應用系統順利連接。新系統容易移植,使未來再更新ERP系統時,可以將公司資料轉移到新系統。
五、具一定彈性,容許客戶因應各自的要求作出適當的調校及修改。
ERP是一個管理手段
最近有報道稱,世界第三大ERP軟件供應商PeopleSoft準備在中國內地成立公司,PeopleSoft與Oracle、SAP堪稱三大ERP供應商,占世界市場的30%以上。至于在國內,則是SAP的發展最快,聯想、海爾、一汽大眾以及中石化等大型企業都是它的客戶。雖然這三大供應商近年也開始發展供中小企業使用的軟件系統,但其主要服務對象還是較大規模的企業,所以,中小企業試用ERP,不妨考慮國產軟件或其他二線供應商的產品。
每個企業“信息化”的目標和需解決的問題重點都是不一樣的,例如成本高、工作效率低的企業,可通過ERP系統的實施來解決問題,但如果問題是企業架構本身有問題以及人才素質有問題,用ERP就解決不了,反而令情況更壞,畢竟,企業要生存要成功,“科學管理”理念最重要,任何產品都只是管理手段而已。
所以ERP并不是一套軟件那么簡單,使用ERP無可避免地要涉及業務流程重組,利用資訊科技,使內部資源產生協調效應,從而使各業務流程連接得天衣無縫,提高管理效率,增加企業盈利的能力,這一點非常重要,因為應用ERP的最終目的就是增加企業的盈利能力。
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本文標題:中小企業上ERP:科學管理為先
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