外協加工是制造企業經常發生的業務。一般來說，被加工的物料直接存放在加工商的場地，企業不方便進行統一的管理，很容易造成物料浪費、庫存成本提高、材料周轉率下降，影響企業的正常資本運營。如何及時有效的管理和控制外協加工的物料及加工商的庫存，成為企業外協加工管理的重要工作。不同的管理系統有不同的解決方案，本文探討SAP中的一種外協加工管理方法。
    在SAP的解決方案中，首要的思想是把放在工廠外部的外協加工物料納入整個系統的庫存進行統一管理。所以首先要在系統中虛擬外協加工商的庫存(Stock at Subcontractor)。根據該種物料的性質將其作為原材料或半成品庫中的子庫，企業的物料管理或財務部門就可以對該虛擬庫中物料的流入及流出進行實時的監控。該虛擬庫存是物料標準消耗情況下的標準庫存。比照虛擬庫，我們通過對加工商實際物料的盤點，能夠及時的掌握、分析和控制物料的浪費率，結合系統主庫中相應的被加工原料及其制成品的庫存，就能夠對外協加工物料進行有效的動態管理。
    下面結合流程圖舉例說明在SAP R/3系統中的應用。
    某企業外協加工產品Dummy,該產品需要消耗A，B，C三種材料，均由該企業提供。


    ·首先由材料部門根據系統運行MRP的結果釋放或建立外協采購需求。
    SAP系統根據錄入的銷售訂單及銷售預測做出物料需求計劃（Material Requirement Planning)，并將結果釋放到相應的崗位。生產計劃訂單被釋放到生產部門，由材料主管轉換成生產訂單，車間具此安排生產。材料采購需求被釋放到采購部門。
    · 采購部門根據審批后的采購需求建立外協采購定單。
    采購需求由相應的領導簽字或授權，采購主管根據具體的材料建立不同的采購訂單。
    在SAP系統中，采購定單主要分為標準定單（Standard PO)、外協加工定單(Subcontractor PO)及委托定單(Consignment PO). 其他的種類可以根據具體需要定義。
    不同的采購訂單系統處理采取不同的處理方式。標準定單，在收到貨物時，系統增加庫存中的材料，另一方面增加暫估應付賬款。外協加工訂單，系統收貨時增加庫存材料，同時根據BOM沖減庫存中的原材料。
    · 根據外協采購定單,倉庫部門將A、B、C三種材料運送至外協加工商處。
    · 材料部門依據外協采購定單及出庫單，在系統中將材料從原料庫轉移到加工商的虛擬庫中。
    · 加工商加工完成Dummy后送回，由倉庫部門驗收合格后入庫。
    · 材料部門根據收貨單在系統中進行收貨。 收貨同時，系統自動增加Dummy的庫存，并根據收貨數量及標準物料清單（Bill of Material）自動計算出該批產品所需的A，B，C材料的標準耗量，并相應的沖減虛擬庫存。如果采用移動平均法計算存貨，系統會將三種材料的采購價值加上相應的人工費及其他外協費用計算出Dummy的移動平均價，同時將人工費及其他外協費用轉到財務模塊的應付賬款。
    · 收到外協加工的發票后，要依據采購訂單錄入SAP系統。 系統首先核對訂單的采購數量、實際收到的貨物數量與發票的數量是否一致，如果收貨數量與發票數量不一致系統則拒絕接受，需要查明差異原因，修改發票或調整貨物；如收貨數量小于訂單數量，系統可以部分收貨。大于訂單數量則需要修改訂單。系統依據發票金額將暫估應付賬款科目轉為應付賬款科目。
    · 企業定期的盤點加工商的庫存，并與系統中的標準庫存相比較。 盤點后編制庫存盤點報告，列出實際庫存，標準庫存及差異。差異分析是非常重要的財務手段，也是實施標準成本體系的財務控制目標。根據物料的差異可以計算每種材料的浪費率。對不同材料的浪費率的分析，可以及時發現并解決生產中的不合理的浪費問題，將浪費率控制在合理范圍。
    在圖1中，我們可以看到虛擬庫中每種材料的總數量、金額、幣種等。雙擊每種材料的條目會進入該材料的明細記錄。

    圖1圖2所示，在虛擬庫里還可以追溯每一種物料的歷史記錄，如發貨及收貨的單據號碼、外協訂單記錄、日期、數量、金額、經手人、會計分錄等。單擊每一筆歷史記錄會進入相應的物料移動憑證、物料主數據、供應商信息及會計分錄等。

    另外一種更高效的方案是應用周期盤點(Cycle Counting)功能，系統根據物料的在生產過程中的重要性，將物料分為A、B、C、D四類，A類產品為最重要，對生產及經營的影響也最大物料，需要經常盤點。 B、C、D次之。運行周期盤點功能后系統產生盤點憑證，按照憑證中所列物料盤點實際庫存，將結果錄入系統，SAP會比照系統中的庫存自動計算差異并進行調整。將外協加工物料納入全部庫存的周期盤點能夠更全面、更系統把握庫存管理中的核心要素，使資源的利用率達到最高而損耗率降到最低。
    本文提出的ERP系統改進外協加工管理的方案在筆者所在的澳瑞凱（威海）爆破器材有限公司實施近一年時間，效果非常明顯。只要用戶能夠按照系統中的要求，定期的跟蹤盤點，系統就能夠保證庫存一直在系統的控制之中，使你能夠及時的發現問題，采取措施改進。久而久之，你就會發現花很少精力，卻能取得很大的效果。系統數據會越來越精確，系統的可信賴度會越來越高。

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本文標題：外協加工管理在ERP系統中的應用

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