為了能夠全盤掌握企業營業狀況與資源有效利用，并整合各部門訊息，獲得即時資訊以為管理決策之用，企業資源規劃系統（ERP，EntERPrise Resource Planning）可說是及時管理的最佳工具，通過ERP可以進行跨企業、跨區域與跨制度的管理，有效整合企業價值鏈，讓企業在所處的生態環境中可以方便有效地利用全球化的資源，同時通過互聯網進行電子商務，整合供應鏈管理，以即時方式反應，滿足顧客的需求。
ERP產生的綜效
企業在導入ERP系統后，大抵來說可以達到以下三項效果：
一、財務資訊整合化
身為經營者，應了解企業整體的營運績效，但是在系統未整合前，可能各單位會有不同資料的呈現，令人無法了解真正的現象，況且不同產業的財務內容會有不同的解讀，通過ERP系統的整合，可以產生一致性的財務標準。
二、制造程序標準化
生產工作流程應有跨單位、跨部門的運作，每一作業、工程站有其特定品質與規格的要求，然而工作需求應靠流程之間的相互配合才能完成，通過e-ERP系統的整合，可以使制造程序達到一致性、標準化的水準。
三、人力資源透明化
企業運作的職能包括生產管理與作業、行銷業務、人力資源、研究發展以及財務管理，每項職能都有其特定的職務與專業人才，要使企業職能運作順暢，讓各職能的專職能夠為全員知悉，則是運作順暢的重要關鍵，經過ERP系統的整合，可達人力資源透明化。
建立成功需時間和財力
ERP系統的內容，基本上包括物業管理、物業需求計劃、渠道需求計劃、生產現場管理、產品管理、生產需求計劃、采購、銷售訂單輸入、銷售報告、成本控制、顧客服務管理、經營報表分析、會計、固定資產管理、應收帳款、應付帳款、薪資及人力資源管理等。由于ERP系統涵蓋范圍廣泛，企業如何導入ERP系統，不只是在有形硬件設備的投資，在人力或物力銜接都是要耗用相當龐大的資源，其中所隱藏的成本是值得注意的。
國內的企業大部分都是中小企業，中小企業的資源遠較大型企業匱乏，一個小型ERP系統可促成中小企業利用資訊科技，達到資源充分整合的管理境界，但導入過程如何掌握成功關鍵因素，注意隱藏在ERP背后的相關成本，或是企業實施ERP時須加以深思的問題。
隱藏在ERP其中的成本考慮
企業建立ERP系統的做法，可分為購買現有套裝軟件進行換裝的工作，或是由企業獨立自行開發出來，無論采用何種方法，前提是導入ERP系統時，應考慮下列的成本可能會使企業的投資成本暴增：
一、訓練成本
教育訓練成本是導入ERP系統時最不確定的項目，有些公司認為教育訓練只是配合系統的運作，因而低估其相關的費用，例如當系統出現狀況時，如何讓相關人員迅速解決問題，教育訓練的工作就顯示出其重要性。因此我們對于ERP系統教育訓練的認知，應該不是在學習一套系統的界面問題，反而是一種重新認識的工作流程、方法。
二、整合與測試成本
ERP系統的建立，基本上是為企業量身訂制，無法完全模仿復制其他企業的系統，因此，其中牽涉到ERP模組與企業其他軟件結合聯線的問題，此方面問題常是一開始規劃時就被忽略的成本，當企業額外要增加應用系統的功能，例如，與物流系統的聯系、賦稅相關應用或是與條碼系統的連接，除非ERP系統規劃中，已內涵在架構中，否則后續系統的整合、測試與維護都將使系統成本增加不少。
三、資料轉換的成本
所謂資料的轉換就是如客戶資料、供應商資料、產品設計資料庫等，如何由舊系統轉換為ERP系統結構資料庫。有些舊系統部分資料庫對企業的運作可能完全沒有貢獻，甚至占據不少要使用的空間，但資管人員有時卻不愿意面對這種事實，因此，在建立ERP進行切換主從架構時，除了要考慮資料轉換的成本，對于資料運用也必須考慮能夠切割的問題，以符合流程改造的需求。
四、資料分析成本
企業亦可以籍由對現階段流程的分析，對組織內流程進行重新的評估工作，將不必要的流程予以去除或簡化，同時檢查與這些工作流程相關的資訊科技，嘗試與ERP系統連結。資料分析結構愈清楚，ERP建立輪廓會更明確，但相對投入的時間也就相對更多，如何在資料分析投入時間、成本考量與ERP需求取得平衡，是資料分析成本必須思考的主要因素。
五、人員輪替產生成本
不可諱言，從事ERP建立人員的能力比一般從業人員要高，但由于系統每年不斷在更新，企業所面對的經營環境也一直在變化，最壞的情況就是當系統必須重新再來，IT人員可能也必須全部更換，雖然現在ERP市場不如早期熱，但人力資源部門必須面對IT人員的待價而沽，相對所投入的薪金成本會是早期雇用的好幾倍，有了這方面的心理準備，才不會對ERP成本的增加有所不解。
六、顧問成本
ERP系統的建構過程中，或多或少要與外部顧問合作，但是當企業委托計劃與實際有所差距，或是增加相關服務的項目，顧問費用就很難加以掌握，為了避免顧問費用漫天開價，對于事先顧問的性質，雙方必須講清楚說明白，顧問內容應該包含訓練內部種子人員，并且要有合格認證的門檻，使顧問工作內部化，顧問成本的范圍才能有所掌握。
七、導入團隊永無休止的工作
大部分企業在導入ERP系統的工作，都是采取所謂矩陣式管理方式，各企業職能部門相關人員采取支援性質，當初期建立工作完成后，人員即回到原有部門，但實際狀況是系統建立后，不可能再回到原有的部門，因為他們的角色一路走來，已經變成ERP系統的專家，對銷售或生產流程可能比業務部門、生產部門更為熟悉，由于角色的重要性，使得系統建立后不斷在改善系統問題，最后的結果可能是忽略原有企業職能，工作品質低，甚至必須增加人員配額。
八、漫長的投資回報率
傳統軟件開發專案最容易被誤導，在于認為只要導入系統就能馬上獲利快速回收，但這樣的期望可能不適用于ERP的經驗中，除非通過系統長期的運作，并能專注于企業流程的改善，才能獲得真正的價值，而專案團隊亦是要投入心血才能得到應有的回報。
九、ERP折舊成本
ERP系統的設置也有可能導致運作面的荒廢，依照美國Deloitte顧問公司對于財星五百大中的六十四家企業進行問卷調查，四分之一的廠商承認在設置ERP過程中，經營績效不降反升，但實際的百分比可能更高，真正的原因在于每個人做事的方法與未實施前的做法有一段差距，當企業從業人員尚未熟悉新的工作方式，企業的災難可能隨即而來。高層主管在ERP系統建立的初期，更應專注于系統的運作，減少災難發生的幾率。
ERP系統是企業e化工作的基礎工程，也可以說是一種再造工程的解決方案，因此，進行ERP系統導入時，企業若能事前進行成本因素的評價工作，隊后續系統的完整性和系統上線控管都有莫大的幫助，ERP就能奏出新整合協奏曲。
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本文標題：隱藏在ERP背后的成本問題
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