一、ERP軟件比較注重軟件的內部控制功能，體現先進的管理思想
ERP軟件比較注重內部控制功能。企業管理軟件設計得好，就有利于互相牽制、互相監督，就有利于加強管理，堵塞漏洞。許多地方，看似無關緊要，可一旦你對它有了了解，就會覺得它先進的管理思想。高品質的內在質量，并不體現在企業的廣告宣傳上，也不體現在漂亮的界面上，而是體現在實實在在的功能上，體現在許多細節中，體現在系統清晰的控制思想上。
反觀電算化軟件購銷存系統的發展，大多是以財務軟件為中心的外圍擴展。財務軟件的設計最初基本上是從模擬手工開始的，很難談得上有先進的思想，有的甚至是手工的翻版，以后版本的改進與提高，也很難完全消除這種模擬手工處理的痕跡，只是達到了滿足日常核算的要求而已，很難體現先進的管理思想。
與電算化軟件相比，ERP軟件更注重經營的管理與控制。例如，在銷售與應收賬款子系統，用戶可以給各客戶設定貸項限額、賒銷期、可享受的銷售折扣與現金折扣等（一般由權限較高的主管設定）。輸入客戶訂單后，系統將自動檢查該客戶的欠款有無超過賒銷期、原有欠款加上本次訂貨金額有無超過其貸項限額，超過的訂單將被掛起，直到客戶歸還欠款或經有關主管特別批準才能發貨。客戶的訂單通過了上述審核后，系統才允許開出銷售單通知倉庫發貨。倉庫發貨必須以銷售單為依據。發貨資料從存貨管理子系統輸入，一經確認，系統自動按標準成本扣減存貨，并編制自動轉賬憑證
借：產品銷售成本
貸：產成品
科目代碼及摘要均可由用戶事先定義，送總賬處理子系統入賬。同時，由銷售與應收賬款子系統開出銷售發票（根據經確認發貨的銷售單和已定義的各產品銷售價格自動開出，銷售人員可給予客戶折扣，但折扣不得超過該客戶預定的折扣率），登記客戶的應收賬款，并編制自動轉賬憑證
借：應收賬款，
貸：產品銷售收入，
應交增值稅---銷項稅；（其中“應交增值稅---銷項稅”由系統根據初始化時定義的稅率計算），
送總賬處理子系統入賬。又如，在生產與成本管理子系統，系統提供多步驟生產管理功能。用戶可以按產品構成和費用預算定義各步半成品和產成品的成本結構，系統可自動計算各產品標準成本。系統只有接到生產定單才允許發料。輸入經批準的生產定單后，系統自動按已定義的產品配方計算并向倉庫發出領料通知。非經有關主管特殊批準，實際領料不得超過標準用量的10％。原材料或半成品一旦領出，系統自動按標準成本扣減存貨并計入該生產單的生產成本。半成品或產成品完工入庫（對多步驟生產中的半成品，從一個生產步驟轉入另一步驟，盡管沒有真正入庫，為計算成本作邏輯入庫后再領取半成品處理），系統自動按標準成本扣減生產成本，增加相應存貨，并計算出產品成本差異，以便管理人員進行分析與控制。可見，ERP軟件不僅有完善的財務核算與業務處理功能，而且很注重業務處理過程中的管理與控制。軟件不僅為管理人員提供管理信息，而且本身也執行不少管理控制。 體現先進的管理思想，還有一層含義，那就是軟件要結構清晰，不能太復雜。要便于使用，不能比手工處理還麻煩。軟件不可能把企業方方面面的處理完全都包括在內。計算機還代替不了人。因此，在軟件設計開發時要考慮某一種處理是否適合由計算機來完成，如果由軟件來完成比較困難，增加了軟件的復雜性，有損于軟件整體思想，就應該換個角度，看能否從其他方面予以處理和控制。企業管理軟件不是無所不能的，它不能實現管理的全自動化，不能解決企業的所有問題。對此，用戶應該有所認識，適合機器來做的可用軟件完成，不適合的就要人工干預。不要讓軟件無所不包，無所不有。即使是適合計算機來完成的工作，一個軟件商也不可能方方面面都做得好。軟件開發要有主次，技術上、功能上有自己的特色，有自己的競爭優勢。想做好的事太多，反而樣樣都做好。有的軟件號稱有幾百個上千項功能，這有必要嗎？很可能主次不分，沒有特色，這樣的軟件不一定是好軟件。
二、ERP軟件適應現代審計的要求，具有充分的保留和提供審計線索的功能
在會計電算化程度較高的國家，例如美國，軟件是否具有充分的保留和提供審計線索的功能，已成為對管理軟件進行評價的最重要標志之一。顯而易見，一個理想的管理軟件必須具有充分的保留和提供審計線索的功能。在初始錄入憑證時有一條記錄記載，在改動、刪除時，并不是在原記錄上變動，而是另有記錄反映。這樣，你在查詢時，同一筆業務有哪些改動，在什么時間改動的，誰操作的，在哪項功能中變動的，均可查出。每一筆處理都留有痕跡，這就為審計工作提供了線索和方便。
如果財務軟件設計時未考慮審計要求，基礎數據變動也無任何痕跡，這就使得審計難以進行。目前我國許多軟件缺乏這方面的思考，財務軟件的設計和開發未充分考慮審計人員的特殊要求，會計電算化與審計處于一種“脫節”狀態，這將嚴重影響我國管理軟件特別是財務與審計工作的發展，不能適應現代審計的要求。
三、ERP軟件集成化程度高
ERP軟件，是以生產為中心，它是從物料需求計劃（MRP）為基礎，發展到制造資源規則（MRP-II）和企業資源規劃（ERP）的這樣一個發展階段。因而是以生產制造為中心，財務及成本是這個大系統的一個子系統。財務子系統雖然不像電算化軟件那樣，占有整個系統很大的比例，但它與其他子系統確是高度集成的，真實實現了物流、資金流和信息流的統一。ERP軟件作為企業管理系統的一個有機組成部分，軟件都是對整個企業而設計的。所用數據都是從生產等業務開始，財務部分與生產、采購、銷售、庫存等等環節緊密相連，一環扣一環，真正作到了無縫連接。比如ERP軟件中的財務部分，銷售是從訂立銷售合同開始，在實際開銷售發票和提貨出庫時，系統都自動進行帳務處理，自動生成記帳憑證傳到財務部分，財務人員可以自動審核、記帳，也可以人工干預，但數量等數據必須與銷售部門一致。這樣就保障了銷售與帳務處理的一致性。二者同一數據源，不會發生二者不一致的情況。
電算化軟件購銷存系統，大部分是以財務軟件為核心，在帳務處理的基礎上擴充，加上采購、固定資產等等部分，算是一個財務軟件，再擴充到銷售、采購等等，整個系統并不平衡，而且由于是一步步擴充的結果，很容易拘泥于原來的設計框架，一切圍繞財務轉，缺乏通盤考慮。各子系統之間并不能完全作到無縫連接、信息集成。因而，應充分認識到軟件開發關鍵還在于軟件的設計，設計時要有整體、全局、系統和集成的觀念，各個子系統應有機地結合起來，組成一個集成優化的管理軟件。軟件設計好了，以后開發才有前景。 電算化軟件的各子系統也注意了信息的共享，但較多還是屬于一種各單項管理集合的離散型管理軟件。各子系統一般僅圍繞著自身的業務處理進行設計，缺乏全局的系統化設計思想，子系統間僅通過訪問有關數據庫實現信息共享。ERP軟件圍繞著企業經營的供、產、銷這個主線，對有關的業務通過軟件規范其管理和控制，集成管理的設計思想較強。以“供”這個環節為例，在采購與應付賬款管理子系統，有關部門可輸入定購單。定購單經采購部門審批并選擇供應商后，系統可打印出購貨訂單向供應商訂貨。收貨必須以訂單為依據，并進行勾銷，收貨量與訂單數量差異超過10％，會發出警告。材料驗收入庫時，在存貨管理子系統輸入收貨資料，系統自動按標準成本增加該料庫存，并編制自動轉賬憑證（借：原材料，貸：應付賬款---中間賬戶），送總賬處理子系統入賬。收到供應商發票后，在采購與應付賬款管理子系統輸入發票資料，并可通過系統核對購貨訂單、收貨單和供應商發票，三者一致，則可確認此項應付賬款，同時編制自動轉賬憑證（借：應付賬款---中間賬戶，借：材料成本差異，借：應交稅金---進項稅。貸：應付賬款---正式戶），送總賬處理子入賬。應付賬款中的中間戶反映的是已收料但未收到發票或訂單、收貨單、發票三者不一致的材料標準成本，而正式戶反映的是已收到發票且經核對的真實債務，付款業務通過貨幣資金管理子系統執行。付款以應付賬款子系統中各供應商的應付賬記錄為依據，按發票逐筆勾銷（全付時）或扣減（付部分時）。系統可打印支票。確認付款后，系統自動扣減付款賬戶的余額，并編制自動轉賬憑證（借：應付賬款---正式戶，貸：銀行存款），送總賬處理子系統入賬。“供”環節涉及采購與應付賬款管理、存貨管理、貨幣資金管理和總賬處理等多個子系統，子系統間按集成管理要求設計，不是簡單地疊加。“產”與“銷”環節也類似。可見，ERP軟件把業務管理與財務核算延伸到了供、產、銷各個經營環節，各子系統間有機集成，不僅使管理控制嚴密，而且財務數據隨經營活動實時進入系統，動態地反映了企業的經營情況，可全方位地反映、控制和優化企業的資源。
四、ERP軟件更靈活、更富有彈性
電算化軟件雖然各子系統也象ERP軟件一樣，是積木結構，各子系統可分可合，用戶可以根據需要選擇。但各子系統設計好了以后，其處理流程和程序控制都是固定好的。用戶雖然可以通過初始化科目級數、每級長度、非法對應關系及自動轉賬憑證等，但難以對軟件的處理流程和程序控制作更多的選擇或改變。ERP軟件較電算化軟件更富有靈活性和彈性。用戶不僅可以在系統初始化時設定要進行分析或責任會計核算的各項（如部門、項目、人員等等），可設定各業務管理子系統與總賬處理子系統間自動轉賬憑證的科目、摘要、金額取數等，而且可以對軟件進行裁剪，確定其處理流程及程序控制。雖然按一般的情況設定了各子系統的處理流程，但用戶也可以根據本企業的實際情況，自行選擇、設定每個子系統中哪些子模塊是必須執行的、哪些可以不執行，并確定各子模塊的執行次序（即確定系統處理流程）。例如，上面介紹的銷售與應收賬款子管理系統，系統提供打印銷售發票功能。在我國，增值稅發票不能用此系統打印，用戶可指定此子模塊不執行；。又如，上面介紹的生產與成本管理子系統，雖然系統提供多步驟生產控制，但對一些只有簡單一步生產的用戶（例如，潤滑油的生產，只需要把基礎油與添加劑按配方混合），用戶可設定沒有半成品，只進行一步生產控制。同樣對一些系統提供的程序控制（各種檢查、核對、打印單據等），用戶都可以自行確定其是否一定要執行才能進入下一步處理。由于軟件的靈活與彈性，使其更能適合各用戶的需求，通用性與適用性都更強，不會出現對某些用戶應有的控制與處理功能未能提供，而對另一些用戶控制太多，影響了系統的運行效率等情況。
綜上所述，ERP軟件對我們有許多啟示，ERP軟件，在操作界面、操作靈活性方面也許不如電算化軟件，它們看上去非常平淡，但其內在功能、質量等方面是高水平的。ERP軟件把主要精力放在了系統功能提高上，其實質重于形式。
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