根據Forrester的研究，到2002年，在擁有100～1000名雇員的企業中將有85％會開展網上業務。但是“上網”并不僅僅意味著建立一個電子商務網站，從網上接收訂單。經營網上業務的核心是管理好網上客戶的交易過程，它包括從提供產品和價格信息到處理訂單、接收付款、提供個人化的客戶服務、跟蹤處理存貨目錄以及財務業績的統計報告等等事務。而這不過是觸及了表面問題，企業上網的終極目的是建立一個全面的企業信息門戶(EIP)解決方案。這一目標又涉及了多方面的問題，比如多個客戶接觸點(電話、傳真和電子郵件)的統一觀點問題；為獲取由零售商管理的商品目錄而與外部供貨商、零售商管理系統集成的問題；以及通過商務活動中的智力參與活動將信息轉化為企業知識的問題等等。
顯然，企業資源規劃(ERP)系統可以在企業范圍內滿足這些要求。然而，要想為成功的電子商務打下基礎，ERP系統必須能夠進行擴展，通過網絡支持一系列外部成分，例如供貨商、銷售商、客戶、分銷商、零售商、網絡信息提供商、市場伙伴以及股票持有人。如果具備支持這些成分的特性，這一管理系統即成了擴展資源規劃(XRP)系統。這樣，對于處于成長階段的電子商務企業來說，選擇一個合適的能作為XRP系統的基礎ERP方案是成功的重要因素。
這一選擇過程本身就很艱苦，因為許多家不同的供應商為特定的縱向產業部門提供了不同的解決方案。雖然最終的決定很明顯要取決于系統功能，但選擇過程必須包括對ERP供應商產品長期計劃的評估，在這一競爭激烈的市場上，評估可能會是成敗攸關的抉擇。
需要指出的是，本文所討論的問題針對為開展電子商務、以ERP為基礎構建基本設施的中小型零售公司(以下簡稱中小公司)。
傳統框架體系
在此之前，中小公司可能只會在基于功能、技術、法人和成本等因素的“傳統”框架體系所限定的范圍內評價一套ERP系統。這些因素主要關注一個組織內部的諸方面，而未考慮業務伙伴以及企業和客戶之間的相互關系。在傳統框架體系中，功能性因素以業務流程再塑(BusinessProcessReengineering，BRP)為中心，而技術因素則可解決與現有系統集成的需要。這一方案促使中小公司建立起內部的信息島。從根本上講，傳統框架體系不把買、賣整個交易周期內的客戶和企業及業務伙伴當做根本的客戶。
在Internet出現之前，這一方案可以滿足需要。如今，新的業務模式要求中小公司不僅要與顧客共享信息，還要與其他企業共享信息。舊的創建孤立信息島的模式不再適應形勢。因此，如今在評估一套ERP系統方案的時候，中小公司必須弄清楚ERP供應商的意圖，看看他們如何更新其方案，以支持新的商業模式。
改進的框架體系
改進的框架體系是在對傳統框架體系進行重組、量化、擴展的基礎上形成的。依據這一方式，中小公司在評估時可考慮來自功能、技術、企業以及成本等方面的一些因素。
1．功能因素功能因素應該包括供應商能提供的歷史趨勢、當前狀態以及未來戰略。中小公司可以依據這些因素，考察某個方案是否能滿足自己對于功能的需求。
在這一階段，應該根據以下特征評判某個方案。
首先，由于不同模塊間的功能存在重疊現象，想對2個不同的方案直接進行對比幾乎是不可能的。為使對比有章可循，最好的辦法是確立一組參照模塊，并確立每一模塊的核心功能，然后依照這一“必備條件矩陣”進行規范化的分析。
在確立了所有必備條件(如附表所示)之后，再比較供應商提供的方案就簡單了。在對比的時候，若發現某項方案缺少某一條件，先把它暫時標記出來，然后拋開沒有標記的條件項，對標記出的條件項進行權衡。這樣便可以進行第二輪的功能對比(又稱差距分析)。
差距分析可以確定企業所需條件與所提供方案之間的差距。這一點非常重要，因為每個ERP供應商都會宣稱他們可以提供中小公司所列出的要求產品必備的所有功能。然而，由于在開始階段對于ERP系統能動性的要求并不十分明確，所以，必備條件對比并不是差距分析的可靠而且徹底的尺度標準。因此，另一個辦法可以提供更好的結果：依據方案之外的功能確定必備條件。由于大多數供應商所宣稱的功能并不真的存在，中小公司肯定會發現不同程度的差距。
接下來的一步就是對供應商提供的縮小差距方案進行評估。企業所要求的必備條件和能提供的功能之間的差距是不可避免的，縮小這些差距的策略和方案非常重要。這一方案可以影響支持正在進行項目所需的費用和人力資源費用等等。所以，方案越簡單越好，可以包括配置、定制和修改代碼。
2．技術因素功能因素可以很好地比較出ERP系統的優劣。
但從技術的角度分析，前一種比較結果可能會被動搖。例如，如果一個ERP方案滿足所有的現有必備條件，因而無須對其進行差距分析或縮小差距方案，我們能說這就是最合適的方案嗎？在回答“是”之前，中小公司應該先考慮一下：它可以和現有的系統集成嗎？它是否支持中小公司既定的發展道路(就交易量而言)？如果商務活動發生改變，自己是否可以調整它？
這樣一來，即使從功能上看，某個方案可能非常合適，但也絕不能忽視一些技術因素，比如可伸縮性、協同工作能力以及容錯性等。
在技術評估過程中，中小公司應該依據以下幾點對每個方案進行評估：
(1)結構傳統上，面向中小公司的ERP應用系統是以IBMAS/400為平臺的。隨著WindowsNT和Unix操作系統的不斷普及，供應商迅速轉向支持它們。弄清楚ERP系統的結構有助于評價供應商支持新平臺、新操作系統和數據庫的進展速度。在技術評估中最困難的工作是提出合適的問題，并驗證答案是否正確。中小公司可能需要進行深入的探討，以獲得正確的答案。例如，如果中小公司準備詢問某套系統是雙重結構還是三重結構，供應商極有可能回答說是三重，而且許多準備購買的用戶也會接受這個答案。這可不是最佳的方案。應該進行更深入的探究：如果系統是三重結構的，那么這三重分別是什么？該如何管理和配置它們？
(2)可伸縮性對可伸縮性加以考慮將對支持企業計劃中的發展目標起到至關重要的作用。一套系統也許能夠滿足當前的需求，但是它可能無法支持迅速的發展。通常說來，從對下面的2個問題的回答中，中小公司可以評判出可伸縮性的好與壞：一個是“每分鐘(或每天、每年)最大交易額的限制是多少”，一個是“同時支持的最大用戶數量有多少”。
對此，中小公司應該要求供應商通過確定系統能在線支持的所有交易、價格咨詢、是否有現貨的查詢以及發貨情況等來對交易額加以量化。
此外，中小公司還可以通過詢問顧客的意見，進行深入的調查。如果有條件，可以向顧客詢問一下供應商為累加、管理和配置多個系統及數據庫服務器所開發的模式。換言之，如果中小公司目前使用一個應用系統服務器完成所有業務，那么如何在此基礎上增加一個？如何才能在多個服務器間分配業務量？某套應用系統是否具有內建的業務量分配模塊？
(3)系統穩定運行狀況(魯棒性)和容錯性如果一套系統的正常運行時間占99.9％，自己是否能夠接受？如果答案是否定的，那么說明中小公司可能會對檢測系統的穩定運行狀況(魯棒性)和容錯性很感興趣。對于這個問題，中小公司可能無法得到全面的答案，最好的辦法是了解系統的容錯機制。在服務器癱瘓的時候可以試圖評估系統的路由機制。
(4)協同工作能力當中小公司檢查了技術要素之后，會認為再對系統的協同工作能力進行評估會變得很容易。實際情況卻不是這樣。了解某個系統的協同工作能力是一個長期過程，將貫穿于ERP系統擴展為XRP系統的整個過程中。如協同工作能力不能得到很好的解決，中小公司的電子商務計劃也會處于危險的境地。所以，中小公司需要妥善處理好關系到與客戶關系管理(CRM)系統、供應網絡管理(SCM)、商業智慧以及采購方案進行集成的各種問題。
3．企業方面的因素這一方面的問題涉及到供應商的實力和戰略。對每一個方面進行評估，中小公司必須牢記以下幾點：
(1)公司狀況和收益如果打算長期做買賣，中小公司肯定希望自己的供貨商也有長期打算。為確定供貨商的穩定性，中小公司必須對它的歷史及現狀有所了解，包括它的收益、戰略、兼并情況、產品的拓展和縱向發展計劃等等。
(2)產品現在和將來的市場空間從經營產業的垂直部門找到對比參照是一個好主意。研究對過去經營活動中的個案進行分析(如果有的話)有助于解開自己的某些疑慮。
(3)有關技術支持及渠道的策略不同ERP系統的安裝、使用的軟件以及日常的維護和技術支持開支都會有所不同，這取決于供應商的技術支持和渠道策略。比較有代表性的情況是一個供應商底下還有分銷商、執行機構以及獨立的軟件供應商(ISV)，中小公司可能需要和這些人打交道。
沒有任何一套ERP系統有能力提供滿足我們所有要求的額外解決方案。不同的供應商會通過不同的辦法彌補這一不足。為了解決某些特定的問題，有些供應商提供附加的部件，并收取額外的費用；另外一些則與ISV們合作提供這些附件部件。如果中小公司是與后面這一類供應商打交道，對于如何處理附加部件的日常技術支持工作、當ISV停止其業務時如何應變以及常規的軟件升級計劃等情況，中小公司都必須十分清楚。
4．成本因素每一個企業都希望以最少的資金投入獲取最大的效益。聰明的廠家有辦法使得昂貴的方案乍一看上去很誘人，而實際上后面隱藏著巨大的開支。因此，了解ERP供應商的報價體系是一件必要的事情。
初期的投資一般取決于以下各方面的成本：
(1)軟件從ERP供應商那里購得全部軟件的費用。
(2)所需硬件在典型情況下，硬件成本包括用于運行應用系統、數據庫以及備用的服務器。扣除服務器的費用，還可能會有用于備份、存檔和容錯等方面的開支。
(3)附加的子模塊絕大多數ERP系統分為不同的模塊。在這些模塊之下，供應商可能把所有的功能分類歸到了不同的附加子模塊上。例如，電子商務網站需要的信用卡驗證程序可能會是財務模塊下的一個子模塊。
(4)培訓費用購買軟件并不是事情的全部，而只是開端。為了能完成諸如數據輸入、管理及資產平衡表的協調等任務，需要對員工進行培訓。
(5)所有相關的定制、配置和修改工作正常情況下，安裝和定制費用是合在一起的。這一費用包括所有的為滿足特定業務需要而對附件軟件進行的定制工作。
(6)用戶許可證一套ERP系統中不同模塊的定價也會不同。有些根據同時使用的用戶來定價。例如，如果有4個人計劃使用安裝在4臺機器上的財務模塊，中小公司可能需要購買4份用戶許可證。
(7)期望的交易量某些模塊的定價(比如訂單處理系統)可依據能夠處理交付的訂單數量來決定。對于電子商務網站尤其如此。
運行費用一般包括附件、額外的用戶許可證、增加的交易量處理能力以及軟件升級費用。
對于安裝使用一個ERP系統，有這么多的因素影響它的價格，中小公司可能很容易發現預算不夠了。這時，需要仔細審查所有費用以及供應商提供價格體系中的所有相關模塊。
團隊努力
現在，大家已經對整個框架體系有所了解了，但還可能會有一個疑問：如何從諸多方面對一套ERP系統進行評估？在這一過程中，需要哪一類人員參與？一般來講，中小公司主要需要2～3類具有互補技術的工作小組：
1．商務小組(即中小公司自己)中小公司是當前功能需求和財務狀況的最好的裁判。中小公司需要擁有相應的技術人員從事技術評估，并需要工業生產方面的專家對商業網站的未來做出設想和判斷。
2．工業分析家工業分析家可以為評估企業自身因素以及與產業相關的未來趨勢提供他們的見解。
3．戰略信息服務(SIS)提供者SIS提供者能提供產業專家，幫助中小公司明確業務目標；同時還能提供技術專家，把這些目標轉變為解決方案。在典型情況下，SIS提供者和工業分析家協同工作，以提供全面的解決方案。
制定了合適的方案，擁有了合適的團隊來執行這一方案，中小公司應該充滿信心，選擇好一套ERP系統，為將其擴展為XRP打下基礎。
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本文標題：企業資源規劃的最后路程
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