一、前言
信息化作為當今企業運營的關鍵運營支撐環節，已經成為共識。隨著信息化不斷深入應用，企業管理層逐步會意識并不斷地反問：信息系統上線是否就標志著大功告成？信息系統運行一段時間后，是否需要不斷評估并優化？如何著手進行？
其實，每個信息系統都有著其局限性，生、老、病、死的生命周期，信息系統也概莫能例外。每個信息系統的設計，是由當時所處的信息技術、以及企業的需求現狀為前提，隨著信息技術的不斷發展，企業運營的時刻變化，需要我們時刻審視信息系統的運營，不斷地去發現和思考：這個系統是否能滿足企業的管理現實需要？是否有阻礙企業運營管理效率提升的設計隱患？為推動信息系統的深入應用，企業是否需要提供更強有力地支撐？
由此可見，系統和人的兩方面因素，是影響并決定著管理信息系統最終目標是否達成的根據因素。
那么，如何才能達成對管理信息系統的運行現狀進行評價并不斷改善呢？本文將嘗試從應用成熟度評估及其效果應用推進兩方面進行分析和闡述。
二、應用成熟度評估體系
此處的應用，是企業內部管理信息系統的簡稱。應用成熟度評估，即對管理信息系統應用情況的評估與分析。而要對應用成熟度進行評估，就需要深入了解每個應用的功能細節的應用情況，才能做到目標明確，不斷優化和提升。
根據對大量企業信息化實際應用情況的調研，結合筆者的經驗，對信息系統的每個功能的具體應用情況，可以從三個維度進行調研：
1）第一個維度為使用現狀：即每個功能模塊的使用情況調查，即對信息系統的使用情況與效果進行摸底；
2）第二個維度為操作能力：即對使用人員掌握的情況進行摸底，區分清楚其使用信息系統的能力和意愿；
3）第三個維度為優化意見：即為提升該功能模塊的應用效果，需要后續提供的支撐或改進因素。
根據每個維度對功能細節的評估，以下給出具體示例，具體的分值和因素，可以根據具體的管理信息系統進行調整。
第一個維度：使用現狀
對于每個功能應用的使用情況，可以簡單分為如下幾個應用等級進行調研和評估：（下面的每個數字表示調研時的分值，具體分值也可自行設定。）
0：沒有使用
1：偶爾使用
2：使用一般（數據大多通過補錄完成，滯后于實際業務）
3：使用一般（實際業務通過系統完成，數據和實際業務同步，未啟用實時審批流程）
4：使用較好（和業務緊密配合，通過實時在線審批流程完成，數據的實時性、完備性達到較高水準）
5：熟練使用（形成習慣和文化）
這樣，可以得到每個功能模塊的使用現狀，并可以進行定量分析。第二個維度：操作能力
這個維度主要是為了調研操作員工對于管理信息系統具體功能的掌握情況，以及其使用的意愿情況，為后續確定提升策略提供參考。
1：不太懂，不太了解；
2：不會用，不太會操作；
3：不愿用，操作比較麻煩。
通過對這個維度的調研和分析，可以得到操作人員對每個功能的操作能力情況，可以清楚地知道后續需要對哪個功能進行重點培訓和引導，提升員工操作能力和意愿。
第三個維度：優化意見
這個維度的調研目的，是為滿足功能模塊的深入使用，企業內部需要改進或優化的環節，從而可以提升相關功能的使用效果，提供必要的支撐環節，或對某些支撐環節進行優化和提升。
1：提供指引：即需要提供與該功能相關配套的說明、模板等文檔；
2：定期會議：需要內部形成定期會議機制，為滿足某些功能的深入應用，比如成本管理系統中的目標成本調整，相關的檢查評估會議等；
3：流程優化：隨著企業運營實際情況的變化，流程也會不斷地調整，因此也需要不斷地對管理信息系統中的電子審批流程進行定期優化和調整等，企業內部也可以通過定期的流程效率分析會議進行改進；
4：關聯績效：某些需要關聯到相關部門或個人的績效的功能，以保障系統數據的及時性和實時性，比如項目計劃的及時制定、進度的及時反饋等；
5：功能優化：某些功能當初的設計思路已經和企業的實際運作存在著比較大的偏差，需要功能進行修改，甚至重新設計。
示例：
某企業成本管理系統使用現狀：大多數合同數據均是以補錄的方式進入系統，合同的在線流程審批使用得非常少。以下為針對該系統的調研表格設計與調研數據反饋：
由上表可以看出，合同審批應用模塊，目前使用一般，數據大多通過補錄完成，滯后于實際業務；相關操作人員反饋是不愿意使用，操作起來比較麻煩；調研收集的優化意見，是需要根據不同的合同類型設計不同的審批流程。因此，可以預計后續的應用提升方向即是：一方面需對合同審批流程進行重新檢查和優化；另一方面，需要加大培訓力度，讓相關鍵崗位掌握操作，熟悉使用；同時，為了保障應用效果，可以制定相關的管理制度和規范，在內部推行。
由上面的示例可以看出，通過在內部對管理信息系統進行三個維度的全面調研和分析，可以清晰了解每個功能的使用現狀、操作能力以及優化意見，可以為后續的管理信息系統的效果提升提供精確的方向。
三、小結
需要說明的是，并不是每個管理信息系統，每個具體功能都具有同樣的重要性，企業應該根據實際的業務情況，操作員工能力與便捷程度，首先要保障核心的功能應用在內部得到充分使用，對于旁枝末節的非核心功能，則只需要確定與之相適宜的使用目標即可。
當然，本文僅提供了對管理信息系統通用的評估體系和方法，在實際的應用過程中，需要結合每個管理信息系統的業務特性，設計與之相對應的成熟度等級，客觀而充分地評價管理信息系統的使用情況，確定每個階段所能達到的應用等級，實現信息化應用效果的持續提升。
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