第5章 物料管理——企業運營的基礎
5.1 物料管理概述
“物料管理”這個名稱是20世紀六七十年代出現并逐步得到廣泛應用的。在ERP系統中，“物料管理”與通常所說的“庫存管理”的含義是不盡相同的，物料管理具有更廣泛、更深刻的含義。
任何一個制造企業的生產活動，都是先從廠外購買各種物料，然后在廠內使用這些物料組織生產，形成產品，銷售出廠。在各個環節中的所有各種物料相互之間具有聯系，都屬于ERP系統物料管理的范疇。
任何一種物料都是由于某種需求而存在，因此必然處于經常流動的狀態，而不應當在某個存儲點長期滯留。不流動的物料是一種積壓和浪費。如果倉庫內某種物料長期積壓，可能是由于產品設計已經修改不再需要這種物料，或者由于其他物料出現短缺，使得不能配套裝配。
一個制造企業的生產過程實質上是一個物流過程。所謂生產計劃，實際上是物料流動的計劃。計劃的對象是物料，計劃執行的結果也要通過對物料的監控來考核。生產計劃完成后，必定伴隨有物料數量、形態和存儲位置的改變。任何物料都必定存放在一定的空間位置上，這些存儲位置就是對物料的監控點。對計劃執行情況的監控，對物料狀況的反饋信息，主要來自這些監控點。計算機終端或數據采集裝置往往就設在這里。物料管理強調對物料的存儲、傳送、數量和狀態的變化等信息的管理。
如果說計劃管理是ERP系統的主線，那么物料管理就是ERP系統的基礎，因為它提供了計劃管理的監控和保證手段。
對物料管理來講，物料就是資金。而資金是有時間價值的。使用了資金，就要體現利潤。在機械產品成本中，物料成本占45%~75%。因此，要強調庫存物料的價值，要縮短生產周期，加速庫存周轉以降低成本，提高資金利用率。對庫存管理水平常用庫存周轉次數(inventory turnover)來考察。庫存周轉次數是一個重要的概念,用來反映一年中庫存流動的速率。常用的計算方法如下：
提高庫存周轉率對于公司的運作具有重要的意義。
【例5.1】假定每年庫存周轉次數提高一次，計算由此對公司利潤和現金產生的影響。
這里不用全部流動資金來計算，只是用其中庫存資金所占的部分，因為這個指標主要考察物料管理水平。國外機械工業的庫存周轉次數一般為2~6次/年，JIT生產條件下則還要高得多。
物料管理就是要保證物料流動暢通，物料在正常流動說明計劃在正常執行。一般來說，企業的效益是隨物流量和物流速度的增大而提高。保證物料正常流動，直接體現了企業的效益。
任何物料的存在都是由于某種需求，這是MRP的基本點。一種物料的消耗量受另一種物料需求量的制約。購進原材料是為了加工成零件，而生產零件又是為了裝配成產品。從大范圍來講，一個企業的產品，可能是另一個企業的原料。這種相關需求不但有品種、規格、性能、質量和數量的要求，而且有時間的要求。在不需要某種物料的時候，要避免或減少過早地保留庫存；在需要的時刻，又必須有足夠的庫存來滿足需求。所以，物料管理的目標就是在降低庫存成本、減少庫存資金占用的同時，保證物料按計劃流動，保證生產過程中的物料需求，保證生產的正常運行，從而使產品滿足市場需求。從表面上看，這似乎是兩個互相矛盾的目標，而物料管理的任務就是要處理好這一對矛盾。在ERP環境下，這是完全可以做到的。
過去，在非正規系統的環境下，關于誰應當對完成用戶發貨計劃負責的問題經常爭論不休。每當出現發貨不及時或其他用戶服務問題時，庫存控制人員經常是受責備的對象。但是，他們的確沒有工具來做好這些工作。
今天，ERP系統提供了有效的工具，ERP系統可以使庫存控制功能專業化。物料管理人員和市場銷售人員及生產活動控制人員協同工作，向后者提供真正有用的信息；他們根據計劃來檢測實際執行的情況，向負責人員報告對計劃的偏離；他們的計劃既用物料單位表示，也用貨幣單位表示，向企業高層領導提供可供選擇的切實可行的方案。
在有些使用ERP系統的企業中，物料管理發揮了充分的作用，物料管理部門不但管庫存控制，而且管物料采購和運輸，真正成了整個企業組織的基礎和重要的組成部分。物料管理人員也不再被簡單地看作庫管人員和催貨人員，他們的工作受到了高度的重視。
5.2 庫存目的和費用
庫存是為了保證生產和客戶服務正常進行的一切存儲的物料，包括原材料、在制品(WIP)、最終產品、在途產品以及用于維護、修理和日常運作的物料(MRO)。
庫存是對生產的支持，又是生產的結果。庫存量如同一個大湖的水量，水位高了會淹沒湖下的“礁石”，這些“礁石”如同管理工作中的問題，如計劃不周、質量不高、設備保養差等。水位高了，雖然有利于通航，但這些被掩蓋的問題卻不能暴露出來，也不能得到徹底的解決，以至于隨時可能出現問題。因此，庫存量過大被喻為“眾弊之源”。因此，控制庫存量是物料管理的一項重要內容。
5.2.1 庫存目的
任何物料的庫存總是有某種目的。通常可把庫存的目的歸納為五種類型。
1. 安全庫存
需求和供應都可能出現偏離計劃或預測的情況。為了不中斷生產，在計劃需求量之外經常保持一定量的庫存作為安全儲備。安全庫存量不是不變的，更不是所有物料都需要有安全庫存。對物料清單上層的物料，確定其安全庫存時要特別慎重，處理不當會造成連鎖反應，使庫存失控。應當注意，預測的準確性、市場和供應的穩定性、生產率的高低、提前期的長短都會影響安全庫存量。因此，要隨情況的變化調整安全庫存量。
2. 預期庫存
受季節供應影響的外購物料，受季節市場變化影響的產品，或為工廠節假日以及設備檢修事先做好儲備，統稱預期庫存。
3. 批量庫存
受供應、加工、運輸、包裝或者達到一定批量可以享受折扣優惠等因素的影響，在實際需求的基礎上調整訂貨批量所形成的庫存。
4. 在途庫存
對廠內來說，在途庫存指在工序之間傳送、等待、緩沖而形成的在制品庫存；對廠外來說，在途庫存指為保持連續向用戶供貨而保有的在運輸途中的物料。
5. 囤積庫存
針對通貨膨脹或市場物料短缺的趨勢而儲備的生產必需物料。
總之，如果沒有目的就沒有儲存物料的必要，這是控制庫存的原則。有的ERP軟件可以根據用戶的規定，把超過一定時間而未發生任何事務處理的物料報告出來，稱為超儲報告，供用戶用于分析庫存呆滯的原因，以便采取必要的措施。
5.2.2 庫存費用
庫存費用要考慮的因素有4個方面。
1. 物料本身的價值
即物料的單位標準成本或計劃價格。
2. 訂貨費用
指為獲取物料所要支付的費用，如準備訂單、洽商、運輸、搬運、驗收、辦公管理等費用。訂貨費用同訂貨批量和次數有關。
3. 保管費用
指為保存物料而支付的費用，如利息、折舊、損耗、財產稅、保險等。現代管理把庫存占用資金的機會成本也計入保管費中，而機會成本占保管費的比例在40%以上。保管費用往往用占庫存價值的百分比來表示。保管費用可占到庫存價值的20%~35%。
4. 短缺損失
指由于物料短缺造成的損失。例如，非正常的補充訂貨比正常訂貨要增加額外的開支，為補足短缺造成加班加點的額外支出，未按期交貨引起客戶索賠、撤銷合同甚至喪失市場等經濟損失。
以上幾項費用相互影響，比如，庫存量大可能短缺損失小，但訂貨和保管費用高；訂貨次數多，每次批量小，則保管費用低但訂貨費用高。控制庫存就是要權衡這些費用，使總費用最低，以達到降低成本的目的。
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