熙可集團(tuán)是一家以食品、農(nóng)業(yè)、全供應(yīng)鏈整合管理為主營(yíng)業(yè)務(wù)的跨國(guó)集團(tuán)公司。熙可食品是我國(guó)最大的酸性水果出口商之一。熙可集團(tuán)從水果基地選擇、水果種植、水果收獲到水果運(yùn)輸、產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行食品的垂直供應(yīng)鏈整合，且成效卓越。公司的安全標(biāo)準(zhǔn)在國(guó)際上處于領(lǐng)先水平，食品質(zhì)量得到了美國(guó)、英國(guó)、日本等國(guó)家的認(rèn)可。

    總部設(shè)立在中國(guó)上海，分部遍及美洲、歐洲、大洋洲、亞洲和東南亞，目前在國(guó)內(nèi)外擁有19家分公司、8家下屬工廠，在全球擁有超過(guò)450多名管理人員和10000多名員工。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，熙可集團(tuán)寄已經(jīng)成立以中國(guó)為中心，面向全球市場(chǎng)的全球化公司。

圖1 熙可集團(tuán)

熙可的挑戰(zhàn)

    食品安全是食品企業(yè)的生命線。作為一家食品出口公司翹楚，熙可集團(tuán)需要遵守包括日本食品標(biāo)準(zhǔn)、美國(guó)食品標(biāo)準(zhǔn)、歐洲食品標(biāo)準(zhǔn)以及中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的，不同國(guó)家嚴(yán)格的食品檢驗(yàn)檢疫標(biāo)準(zhǔn)達(dá)17項(xiàng)之多。熙可集團(tuán)不僅需要在食品種植和加工生產(chǎn)等方面嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在管理上對(duì)文檔、配方、質(zhì)量和信息的管理也需要嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)操作。這就要求熙可集團(tuán)在整個(gè)食品的垂直產(chǎn)業(yè)鏈管理環(huán)節(jié)，從食品種植、食品生產(chǎn)、到內(nèi)部管理均需要各部門、各環(huán)節(jié)同步遵守相應(yīng)的操作規(guī)范和審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。

    熙可集團(tuán)從成立之初就非常重視食品安全，所以在食品種植和食品生產(chǎn)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和食品安全追溯借助信息化的工具控制得相當(dāng)成熟。然而，在熙可集團(tuán)的內(nèi)部管理上，傳統(tǒng)的各個(gè)部門橫向業(yè)務(wù)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)跨部門、跨公司業(yè)務(wù)協(xié)作的發(fā)展要求，這對(duì)食品安全管理帶來(lái)隱患。

    集團(tuán)擁有包括生產(chǎn)、研發(fā)、財(cái)務(wù)、人事等多個(gè)部門。各部門均有各自業(yè)務(wù)流程，當(dāng)涉及跨部門審批業(yè)務(wù)時(shí)，傳統(tǒng)以紙質(zhì)、郵件為主的審批方式將效率大大降低，同時(shí)，超長(zhǎng)且繁瑣的跨部門審批內(nèi)容也加大各部門工作量。

    ·業(yè)務(wù)流程缺乏明確的跨部門授權(quán)審核體系，影響業(yè)務(wù)的管理進(jìn)程；

    ·在執(zhí)行的過(guò)程中缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)管工具，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)事后的追溯和糾錯(cuò)也很難發(fā)現(xiàn)。

    ·對(duì)文檔、信息跨部門傳遞的安全不能有效保證；

    ·手工的文本信息傳遞方式，帶來(lái)大量可避免的人為錯(cuò)誤率的發(fā)生；

    ·傳統(tǒng)的電話、郵件的通知方式，使管理者不能有效掌握流程進(jìn)度；

    ·傳統(tǒng)的跨部門審批管理方式也越來(lái)越不適應(yīng)管理者多地辦公的需求；

Ultimus實(shí)現(xiàn)熙可的垂直業(yè)務(wù)資源整合

    面對(duì)眾多的管理挑戰(zhàn)，熙可集團(tuán)希望通過(guò)垂直業(yè)務(wù)資源整合的方式，對(duì)跨部門管理實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化控制。針對(duì)跨部門協(xié)作流程建立標(biāo)準(zhǔn)管控體系，統(tǒng)一信息的發(fā)布渠道、整合各類信息資源來(lái)保證熙可集團(tuán)的其他業(yè)務(wù)部門解放一部分非核心管理的壓力，更能專注核心管理環(huán)節(jié)，從而提高集團(tuán)的整體業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)效率。

    2009年，當(dāng)熙可集團(tuán)迅速意識(shí)到垂直資源整合的重要性時(shí)，便開(kāi)始在各知名軟件廠商中尋找合適的信息化工具和解決方案。熙可集團(tuán)IT總監(jiān)黃橋勇先生在談及與Ultimus公司合作時(shí)說(shuō)“我們先后了解了4家杰出的BPM廠商，最終Ultimus公司的解決方案脫穎而出。首先，Ultimus解決方案的快速發(fā)布能力和溝通效率讓我們對(duì)項(xiàng)目的成功實(shí)施樹(shù)立信心；其次，全面、簡(jiǎn)潔、完整的報(bào)表界面是我們需要的管理助手；再次，系統(tǒng)的穩(wěn)定性、強(qiáng)大的技術(shù)支持以及在業(yè)界良好的客戶評(píng)價(jià)也是我們所看中的；另外，Ultimus解決方案的高性價(jià)比也令人心動(dòng)；當(dāng)然，最最重要的是Ultimus的解決方案與我們垂直業(yè)務(wù)資源整合的需求最為匹配。”

    在2009年里，Ultimus很快與熙可集團(tuán)IT部門、業(yè)務(wù)優(yōu)化部組成聯(lián)合實(shí)施小組，率先開(kāi)始了公司的信息化流程管理的建設(shè)工作。在實(shí)施小組的通力配合下，通過(guò)三年的時(shí)間，共推進(jìn)六期BPM信息化項(xiàng)目工程，將信息化流程管理范圍覆蓋合同審批、財(cái)務(wù)管理、ITEM管理、人事管理、研發(fā)流程管理、行政管理、IT流程管理的43支業(yè)務(wù)流程，同時(shí)在國(guó)內(nèi)的12家分公司實(shí)施應(yīng)用。

圖2 熙可集團(tuán)IT框架圖

熙可集團(tuán)BPM的實(shí)施

    熙可集團(tuán)非常重視BPM項(xiàng)目，為了保證該項(xiàng)目的成功落地，熙可集團(tuán)首先成立了“業(yè)務(wù)優(yōu)化部”，所謂“業(yè)務(wù)優(yōu)化部”是各業(yè)務(wù)部門的骨干人員，他們對(duì)各部門的工作流程非常熟悉，由這支專業(yè)的人員牽頭負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部跨部門間的流程優(yōu)化工作是再合適不過(guò)的；另外，請(qǐng)來(lái)第三方咨詢機(jī)構(gòu)，建立科學(xué)的方法論為集團(tuán)作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目绮块T授權(quán)審批體系。

    在這兩項(xiàng)強(qiáng)大的管理支持下，Ultimus實(shí)施顧問(wèn)與熙可集團(tuán)的IT部門對(duì)集團(tuán)的業(yè)務(wù)需求有了清晰而全面的認(rèn)識(shí)，在Ultimus解決方案的支持下，項(xiàng)目得到迅速推進(jìn)。往往一個(gè)業(yè)務(wù)流程在短短一兩周內(nèi)就能測(cè)試、上線。

    合同審批管理——合同管理對(duì)食品行業(yè)尤為重要，合同管理中不僅涉及金額、數(shù)量、交貨期等關(guān)鍵信息，另外對(duì)于非常關(guān)注食品安全標(biāo)準(zhǔn)的熙可集團(tuán)而言，合同內(nèi)的食品質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)也尤為重要。公司首先將金額最大、涉密信息最多的合同審批體系納入BPM系統(tǒng)中管理。系統(tǒng)涉及到公司的全部不同類合同流程以及在集團(tuán)旗下9家分公司應(yīng)用與推廣。目前，公司合同審批流程已完全納入系統(tǒng)化進(jìn)行。

    財(cái)務(wù)費(fèi)用審批管理——通過(guò)BPM系統(tǒng)，熙可集團(tuán)將過(guò)去有關(guān)財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的部分完全剝離財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理。通過(guò)BPM系統(tǒng)在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)中的生產(chǎn)管理和費(fèi)用管理完全整合。財(cái)務(wù)費(fèi)用審批由原來(lái)9個(gè)節(jié)點(diǎn)部門/人員完成的審批工作，目前僅需要4個(gè)節(jié)點(diǎn)部門/人員就能完成。BPM系統(tǒng)還與網(wǎng)上銀行做了接口，財(cái)務(wù)人員發(fā)出確認(rèn)支付的指令后，系統(tǒng)能夠?qū)⒅Ц督痤~的數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)上支付形式自動(dòng)轉(zhuǎn)入員工個(gè)人銀行賬戶，非常方便且智能。

    ITEM（產(chǎn)品編碼）申請(qǐng)管理——集團(tuán)借助BPM系統(tǒng)對(duì)ITEM進(jìn)行統(tǒng)一管理，改變過(guò)去產(chǎn)品編碼申請(qǐng)難、多頭管理、錯(cuò)誤高的情況。在BPM系統(tǒng)中建立創(chuàng)建ITEM規(guī)范索引，通過(guò)特定的流程審批后，新的ITEM即時(shí)在系統(tǒng)中生效。同時(shí)，BPM系統(tǒng)直接將信息同步至ERP系統(tǒng)中，減少中間冗余的信息傳遞環(huán)節(jié)，降低出錯(cuò)率，提高信息傳遞效率。

    人事審批管理——熙可集團(tuán)將HR系統(tǒng)中的人事審批環(huán)節(jié)也進(jìn)行了管理剝離，將員工出入職審批管理、休假審批管理、加班審批管理、員工調(diào)動(dòng)審批管理等流程納入BPM系統(tǒng)中。例如，新員工跨部門、跨公司的職位調(diào)動(dòng)，通過(guò)完成BPM系統(tǒng)流程的申請(qǐng)與審批后，員工新的工作權(quán)限即可生效。

    研發(fā)流程審批管理——BPM系統(tǒng)與公司的PLM系統(tǒng)進(jìn)行集成，目前PLM系統(tǒng)專注負(fù)責(zé)與研發(fā)相關(guān)的數(shù)據(jù)、文檔的管理工作，而有關(guān)食品的研發(fā)申請(qǐng)和審批流程已完全納入BPM中進(jìn)行。

    IT審批管理——人員賬號(hào)權(quán)限的開(kāi)通、計(jì)算機(jī)維修申請(qǐng)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等業(yè)務(wù)流程也在BPM中進(jìn)行。

    行政審批管理——包括訪客管理、行政車輛調(diào)度等流程管理。

    在BPM系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程中，聯(lián)合實(shí)施小組做了非常多細(xì)致的工作保證系統(tǒng)的順利實(shí)施與安全運(yùn)行。Ultimus聯(lián)合熙可IT部門制作了大量中英文的培訓(xùn)手冊(cè)和視頻，每年對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行多次系統(tǒng)培訓(xùn)，保證系統(tǒng)的順利實(shí)施。另外，公司設(shè)立一年兩次的系統(tǒng)需求反饋機(jī)制，員工能夠針對(duì)系統(tǒng)的使用情況向公司提出更優(yōu)良的反饋建議，IT部門與Ultimus一同對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)與優(yōu)化。為保證系統(tǒng)運(yùn)作安全，系統(tǒng)引入動(dòng)態(tài)口令卡的登錄方式，審批用戶需要輸入一段動(dòng)態(tài)的口令后才能安全登錄，以確保系統(tǒng)賬戶的安全管理。

流程管理使業(yè)務(wù)核心化成效卓越

    目前，熙可集團(tuán)的BPM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與ERP、BI、PLM、HR等管理信息化系統(tǒng)充分集成。BPM系統(tǒng)幫助熙可集團(tuán)其他系統(tǒng)核心管理內(nèi)容固化，將非核心管理部分以垂直資源整合的方式進(jìn)行集中管理。通過(guò)實(shí)施流程管理使熙可集團(tuán)業(yè)務(wù)在各個(gè)方面成效卓越。

圖3 熙可集團(tuán)BPM流程界面

    流程標(biāo)準(zhǔn)化——過(guò)去公司的授權(quán)體系不清，實(shí)施BPM系統(tǒng)后，各項(xiàng)流程均在系統(tǒng)中有標(biāo)準(zhǔn)的定義與流向，業(yè)務(wù)根據(jù)系統(tǒng)的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作即可，公司的許多規(guī)章制度也在系統(tǒng)中得到固化和靈活升級(jí)。

    改進(jìn)業(yè)務(wù)速度——有了明確的流程體系的支撐，在信息化工具的幫助下，業(yè)務(wù)的速度大大提高。以財(cái)務(wù)費(fèi)用審批為例，過(guò)去差旅費(fèi)用審批需要20天，現(xiàn)在6天內(nèi)就可以完成整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程。合同審批速度也大大提高。

    流程優(yōu)化和消除不必要任務(wù)——BPM幫助熙可集團(tuán)根據(jù)業(yè)務(wù)需求對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，增加必要流程或刪減不必要的任務(wù)。例如增加ITEM流程，刪除了原有的人事部門審批員工出差的申請(qǐng)流程等。流程的調(diào)整使業(yè)務(wù)指向更加明晰。

    降低工作量——BPM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了熙可集團(tuán)的垂直資源整合需求，將各部門的非核心流程進(jìn)行剝離，大大降低原有各部門的管理壓力和工作量。

    信息安全顯著提升——由電子化、系統(tǒng)化的信息管理方式代替原有手工、紙質(zhì)的管理模式，使信息的追溯、查詢和存儲(chǔ)更為安全。

    增加人性化管理——員工可以隨時(shí)隨地通過(guò)系統(tǒng)查看流程進(jìn)度。

未來(lái)擴(kuò)展應(yīng)用

    目前，BPM系統(tǒng)是熙可集團(tuán)下屬12家分公司員工的業(yè)務(wù)對(duì)外窗口，涉及到全部的跨部門審批的工作都在BPM中進(jìn)行。熙可集團(tuán)IT總監(jiān)黃橋勇先生說(shuō)“這些分公司員工基本上每個(gè)人會(huì)使用一到兩個(gè)信息系統(tǒng)，其中一個(gè)肯定是BPM系統(tǒng)�！�

    黃橋勇先生介紹說(shuō)，熙可集團(tuán)的BPM系統(tǒng)是基于B/S結(jié)構(gòu)（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器模式），系統(tǒng)靈活且開(kāi)放。應(yīng)公司全球化的發(fā)展進(jìn)程要求，BPM系統(tǒng)在未來(lái)將進(jìn)行全球化業(yè)務(wù)范圍推廣。他說(shuō)“我們下一步計(jì)劃將BPM項(xiàng)目持續(xù)的向國(guó)內(nèi)外其他分公司進(jìn)行推廣；目前，系統(tǒng)并未與工廠層面進(jìn)行對(duì)接，與MES系統(tǒng)集成也是我們未來(lái)計(jì)劃的一部分；另外，我們打算將系統(tǒng)模塊化的功能處理得更加細(xì)致，同時(shí)，對(duì)簡(jiǎn)單的核心流程的審批實(shí)現(xiàn)移動(dòng)應(yīng)用�！�

關(guān)于Ultimus公司

    Ultimus 是企業(yè)流程管理（BPM）和工作流程自動(dòng)化軟件及服務(wù)全球的領(lǐng)導(dǎo)廠商，提供最優(yōu)秀的企業(yè)流程自動(dòng)化和流程改進(jìn)的解決方案。幫助全球超過(guò)1,600 多家客戶部署了Ultimus BPM 系統(tǒng)，解決了他們?cè)谄髽I(yè)流程管理所面臨的各種挑戰(zhàn)。Ultimus 在中國(guó)的客戶包括：DHL 亞太區(qū)、GE 中國(guó)、聯(lián)合利華(Unilever)、微軟(Microsoft) 和西門子(Siemens) 等等。

    Ultimus BPM (Business Process Management) 企業(yè)流程管理，能夠協(xié)助企業(yè)進(jìn)行流程全生命周期管理，包括模型化、自動(dòng)化、管理及優(yōu)化企業(yè)每一支流程。Ultimus 提供超過(guò)300 個(gè)即買即用(Out of box)功能，獨(dú)創(chuàng)流程自適應(yīng)技術(shù)(AdaptiveDiscovery)應(yīng)對(duì)企業(yè)流程快速自動(dòng)化及自適應(yīng)變化，真正達(dá)到流程隨需應(yīng)變。

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本文標(biāo)題：熙可集團(tuán)BPM系統(tǒng)與ERP、BI、PLM、HR信息化系統(tǒng)集成應(yīng)用研究

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