走進一家企業的供應科，在幾張拼成一行的桌子上放著一張長長的像"哈達"一樣的大表。表的左方是各種產品名稱，上方是供應科負責采購的各種材料名稱。電話鈴不時地響著，傳來市場和生產變動的消息，幾位苦命的采購計劃員在桌旁疲憊地奔忙，對繁星般的表格數據，進行不厭其煩地計算和修改。年復一年，做著同樣枯燥的工作。但即使再怎樣賣力，也還是跟不上客觀環境的變化。

要效率，更要效益

實施了MRP，通過產品結構和物料清單，定義了每個物料的期量標準，把銷產供這企業的三項主要業務信息集成起來，同步地將生產計劃和采購計劃一次生成。如果需求有了變化，不需半個小時，就把上千種物料的計劃重新編排。采購計劃員從忙忙碌碌的事務中徹底得到了解放。圖1是時間坐標上的產品結構，X是銷售件（成品），O、P、R、E是采購件，A、B、C、D是加工件。

但是，上MRP系統決不僅僅是提高響應效率，更重要的是見到效益。MRP是ERP的核心，要見效益，首先要改變采購作業的觀念、規范采購管理。

在市場經濟環境下，企業為了增加利潤，一個極其重要的途徑就是降低成本。產品的成本中外購的材料及配套件費用往往要占到60%以上，多者可達90%。材料及配套件的采購任務，歸根到底，是由產品開發部門定的基調。換句話說，盡管設計階段的費用是比較小的，但它在奠定成本的基調上，起了主要的作用。

有一家企業，通過MRP系統的物料分類查詢，發現有2.0mm、2.5mm、3.0mm三種規格十分相近的花紋鋼板，每種需求批量都很小，這將無疑增加了采購、運輸、倉庫保管的費用。如果企業沒有采用成組技術，標準化工作不力，設計工程師信息不溝通，這類現象是極其普遍的。因此，為了降低采購成本，采購人員必須同設計人員和工藝人員一起，按照價值工程的原理和同步工程的方法，在保證產品功能的前提下，采用最低成本的方案。MRP系統不僅管理人員要用，對產品開發人員同樣也有幫助。采購成本同時影響材料費和庫存價值，圖2例中材料費和庫存值下降5%，企業的銷售利潤率增加28%，資本收益率（ROI）增加30%。

MRPⅡ/ERP系統對降低采購成本的作用

MRPⅡ/ERP系統通過業務處理流程規范化，對降低采購成本，起到一系列的保證作用，如：

通過物料分類查詢，對每一類物料，按需用的頻度，規定優選原則，以簡化采購物料的品種規格、保持一定批量，爭取優惠。

周密計劃。MRPⅡ/ERP的計劃可以延續到未來某個任意日期，這樣不但可以按需采購，而且可以保證足夠的采購提前期和采購預算，防止因突發性采購而增加額外的采購費用。

設置目標成本（標準成本）。每一個會計年度，企業都必須通過運行MRP系統的模擬成本，確定標準成本，也就是必須嚴格控制的成本限額。邯鋼的"市場模擬，成本否決"就是MRPⅡ/ERP系統中根據市場可能接受的價格，在保證一定的利潤前提下，確定的標準產品成本。

控制采購權限。要嚴格控制成本，首先要控制資金流出。MRPⅡ/ERP系統要設置每一個采購員的采購物料范圍和支付權限，同時規定超過限額的審批層次和權限，以規范采購管理。

控制庫存量。在系統中，要對每一種物料規定最大儲存量和最長儲存期限。超過最大值時，系統會發出提示信號，以便管理人員采取糾正措施。

供應商認證。根據ISO 9000的要求，為了保證產品質量，首先要保證進廠材料的質量。各種物料的供應商都必須經過認證，建立供應商主文件。向沒有建立主文件的供應商采購，系統將拒絕執行。

跟蹤采購定單。系統可以提供多種查詢途徑，從采購單編碼、物料號、供應商號、采購員代碼、交貨日期等進行查詢。跟蹤采購合同執行情況。

嚴格控制付款程序。付款前，系統將自動進行一系列的對比，如物料規格性能、合格數量、交貨日期是否與采購單一致，報價單與發票金額是否一致。必須幾方面都相符才能執行付款程序，嚴格控制不良資金流出。

重組同供應商的業務流程

產品的質量首先取決于原材料的質量。對供應商進行認證是質量保證體系的必要條件。要從：行業地位、信譽、履約率、產品發展、工藝技術、質量、成本、服務、運輸、通信聯系方法等方面正確選擇供應商。

傳統采購管理往往傾向于一種物料有多個供應商，感覺上比較保險。而現代管理的趨勢是減少供應商，并建立互信、互利、互助的長期穩定合作伙伴關系。好處是：簡化采購計劃及調配；可以形成經濟采購批量，爭取優惠；減少供方的專用工藝裝備費用；簡化運輸管理；減少庫存，從而有利于控制質量，降低成本。 圖3說明了同供應商建立合作伙伴關系前后的業務流程，由于環節減少，降低了采購成本，增加了響應速度。

當前企業之間的競爭，已從一個企業對另一個企業發展為一個企業的供需鏈同另一個企業的供需鏈之間的競爭。同供應商建立長期穩定的合作伙伴關系，把各個供應商看成是企業供需鏈的各個環節，形成一種"虛擬"的企業或"動態聯盟"，減少許多重復的中間環節，這就是被稱為21世紀制造業戰略的敏捷制造精神。通過信息技術的應用，提高供應商對企業需求市場信息的透明度，有助于提高供應商對物料供應的預見性，是當前競爭形勢下的需要。

隨著市場全球化和經濟開放、我國大而全小而全的企業模式逐步向虛擬企業、動態聯盟和協作方向發展，采購管理在制造業中的重要性日益突出。

MRPⅡ/ERP對采購管理職能帶來的變化

MRPⅡ/ERP系統將給采購管理的日常工作帶來質的變化。對采購供應部門的員工提出了更高的素質要求。采購人員的主要精力將放在同企業內部人員和供應商一起研究如何降低成本上，主要有：

從降低成本和保證質量出發，參與確定零部件自制還是外購的原則；

同設計和工藝部門一起，參與零件設計的價值分析，以最低成本滿足功能需求；

統一管理零部件工序外協和外包業務，控制企業資金支出；

利用系統提供的物料與資金信息集成功能，編制和審定采購預算和采購權限；

確定每個采購件的合理批量、安全庫存量，控制庫存資金占用；

同計劃部門和供應商一起，研究縮短采購提前期的措施，提高響應變化的靈敏度；

會同技術部門指導供應廠商改進外購件的性能質量，研究降低成本的措施；

選擇正確的供應商，并根據系統提供的供應商業績報告，進行篩選；

運用信息集成系統，根據市場需求和企業計劃，提高采購供應工作的預見性；

通過EDI（Electronic Data Interchange，電子數據交換）Internet /Intranet，跟蹤采購訂單進度，共同協調運輸，保證及時供應。

MRPⅡ/ERP系統對采購管理提供了一系列的規范化流程，這將使在采購作業中存在的商業賄賂、收受回扣、以次充好、照顧親朋好友、損公肥私等造成企業經營虧損的黑暗現象，失去藏身之地，同時也是MRPⅡ/ERP實施的阻力之一。

MRPⅡ/ERP是從企業整體利益出發的管理信息系統， 一些外國公司每年都要向采購部門提出降低采購成本的目標，采購人員經過努力實現目標后將得到應有的獎勵。這種獎勵不比拿回扣低，是正大光明的收入，企業和個人都得利。這是提高管理水平的結果，是采購人員的榮譽。我們應當學習國外的科學管理方法，我們應當學習國外企業的科學管理方法，建立有利于發展生產的激勵機制，從正面引導，來消除腐敗現象、改變采購管理的面貌。

實施MRPⅡ/ERP系統，不可避免地會觸動不利于生產發展的傳統觀念，只有不斷深化改革，運用當代新的管理思想和信息技術，才能使我們的企業在全球競爭的嚴峻形勢下立于不敗之地。"師夷之長技以制夷"，這是我們引進MRPⅡ/ERP系統不可動搖的指導原則。

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本文標題：ERP系統在采購管理中的應用

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