其實一個完整的流程圖包括最基本兩個“流”：一個是動作流，另一個則是信息流。流程表單則作為信息流程主要傳遞的工具。因此，如果說一個流程中的流程表單沒有很好地得到表示或是有效執行，那么可以看出這個流程還存在著改善的地方。
但是最近在流程項目時，發現以下幾個怪現象：①.一個只有3-4個人的生產工序竟然要填寫9-10張表單。假如填寫一張表單的時間需要2分鐘，那么全部填寫完共需要18-20分鐘。②.很多流程表單填寫人不清楚為什么要填寫這張表單的意義，更不知道這張表單目前是否合理。③.由于流程管理在人們心中的意識還不是太強，所以就更不知道流程表單在流程執行中的作用。正是這幾個問題足以反映出流程執行力的高低。
俗話說，對癥下藥。所以本次項目中針對流程表單優化做了兩個內容：簡化+教化。簡化則主要是運用ESIA流程優化工具對流程中的表單進行優化，教化則主要是教會流程執行者和流程負責人如何用流程表單?如何改進流程表單?如何通過流程表單來判斷或改進流程?等等。
(一)簡化流程表單
流程表單的簡化并不是簡單的表單增減，我們在做簡化之前必須梳理出整個流程兩大流(動作流+信息流)，清楚其整個傳遞過程及閉環原則，即這個信息最終是滿足流程客戶的價值需求。我們通過圖對流程表單進行分析和優化。
舉例：這是一個切割工序，他們需要填寫的表單有：設備點檢記錄表、工藝點檢記錄表、設備運行記錄表、交接班記錄表、生產物流單、產品合格記錄表等等。其中他們在價值性—必要性矩陣分布如下圖：
因此，我們通過組織設備人員、生產人員和工藝人員一起討論將設備點檢記錄表和工藝點檢記錄表一起合并到設備運行記錄表當中，而交接班記錄表則取締了。這樣一個工序由最初填寫表單的18——20分鐘，直接減少到了4-5分鐘，而且這些流程表單并不是一起填寫的，而是根據實際生產運行時間進行“實時”填寫，從而大大提高時間的利用率。
(二)教化流程表單
上面提到的三個問題中其中就有兩個與流程執行緊密相關的。那么企業流程管理當中如何提高流程的執行力呢?那最主要的武器就是“教化”了。
項目中并沒有直接就教他們這個表單如何填寫?而是先組織了幾堂流程理念這方面的同課程，讓全體員工對流程的基本知識有所了解，如流程六要素、流程的作用和流程的執行等等。同時結合實際讓全體學員找出目前流程中自己所要填寫的流程表單及存在的問題點。
然后根據學員反饋的問題點，直接由流程教化團隊(如切窯尾工序則由窯尾工程師、窯設備人員和窯尾負責人一起組成)組織現場培訓改進。
通過流程教化團隊的努力，目前企業建立了企業數據庫，里面包含了一些生產工藝、生產設備和生產產量，生產一線的數據能夠直接反饋至數據庫，并且所有數據都做到了每周更新一次，對于流程績效提供有利的依據。
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本文標題：莫忽視ERP流程管理（BPM）中的“流程表單優化”
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