0 引言

    現代社會已步人信息時代，信息技術成為企業經營運作不可或缺的電子手段，以信息技術為主導的高科技推動著制造業的變革與發展。目前我國信息化建設取得了可喜的進展，大多數企業都建立了各種信息管理應用系統，基本實現了業務和日常管理的自動化，特別是體現信息流、資金流和物流一體化的ERP系統在企業的應用，使企業實現了業務流的集成和整合。在企業展開全面信息化的過程中，企業基礎數據信息的質量已成為影響企業實施ERP能否成功的關鍵因素。

    管理是企業的命脈，充分發揮高科技技術在企業中的應用，實現管理現代化，才能不斷地提高管理水平，增強競爭力，與國際接軌。很多企業在實施ERP方面取得了良好的效果，在生產計劃管理、成本核算、庫存管理、銷售管理、經營決策管理等十多個方面，改革了陳舊的管理模式，重組了業務流程，提高了管理效益。但這些所有的成功都是基于準確的數據基礎之上的，如果沒有及時而準確的動靜態數據，就沒有實施成功的ERP系統。

1 保障ERP系統信息質量的重要性

    質量是企業的生命，信息質量管理是ERP系統的重要組成部分，它涉及企業生產經營活動的全過程，從供應商的開發，原材料的采購，產品的制造到產品的銷售，售后服務都貫穿了質量管理活動，均產生大量的質量信息。ERP系統利用各模塊的集成，信息共享的優點分析總結預測未來的質量狀況。從而實現以預防為主，把影響產品質量的諸因素消滅在萌芽狀態，保證ERP系統內的信息質量，降低成本，同時提高生產效率的功能。

    在ERP系統的推廣和應用過程中，系統數據的準確與否對于系統的實施運行起著關鍵性因素。但是如何才能得到及時而準確動靜態數據是每一位ERP系統實施者都要遇到的問題，因為單純只靠技術或管理、只靠ERP系統實施者或使用者都不能夠解決這個問題。這是一個綜合的、多方位的問題。用管理手段使每一位數據提供者愿意提供數據、知道提供那些數據，用先進的技術手段減少數據的提供量、數據的錄入量和提供錄入數據的準確率和及時性。通過從數據收集、效驗、錄入的各個環節去監控、完善數據的質量，壓縮數據的收集周期，從而達到系統內優秀的數據支持系統穩定而通常的運行，為系統良好的實施造就良好的數據環境。要想得到高質量的數據，必須有統一而有效的收集、效驗、錄入方法和手段，這才能保證數據的及時準確。

2 靜態數據質量控制

    數據收集、效驗、錄入系統不是一個單一的事情，而是一個工程，目前多數文章只講述了其中某一點或某一方面的事情，但是實際上需要的不只是技術，還需要管理的配合，需要一批既懂企業需求和內部現狀，又懂ERP系統的骨干人員。

    2.1靜態數據的定義

    靜態數據是指開展業務活動所需要的基礎數據。靜態數據的特點是他在整個數據的生命周期中基本保持不變，同時它是動態數據的基礎，公司所有業務人員通過調用靜態數據來保持同一數據在整個系統中的惟一性。首先，基礎數據涉及面廣，涵蓋了企業的所有可見事物信息和不可見信息，例如物料基本信息、產品結構數據、會計科目、供應商客戶信息、部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，企業使用ERP軟件前的手工作業也會用到。不可見信息例如單據類型、倉庫性質、計劃參數、虛實件關系等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，但它們會影響到系統計算。

    2.2靜態數據質量控制的難點

    靜態數據準備工作量大，以上各類信息的記錄數從.幾個到幾十都有，而每條記錄包含的字段又可以多達上百個，兩者的乘積簡直是天文數字，通常造成項目延期的原因90％來自于此。對于靜態數據來說最重要的是正確性，基礎數據是許多程序計算和運行正確的基礎，例如物料計劃、生產計劃的計算，就是根據物料文件設定的提前期、庫存量、BOM結構等經過復雜計算得到的，如果其中任何一個數據與實際不符或者有微小的偏差，計劃結果將沒有任何指導意義。靜態數據的這些特征造成了收集準備工作量大，難組織，一般需要多個部門協調，投入人力和時間多，見效周期長，因此阻力也很大。

    手工方式下的數據與信息化過程中需要的數據并不完全一致。很多企業在沒有實現信息化之前使用手工方式進行管理。手工方式下的數據更多的是以部門為單位進行管理的。部門之間用單據進行業務數據的流轉，部門內用臺帳進行數據記錄，月底通過對帳保持部門內和部門之間數據一致。這種沿用了幾十年的管理方式，與利用信息化進行數據管理的思想和實現手段有很大差距。手工數據的特點是分散、口徑不一致、冗余、不規范。這樣一來，同一數據在同一時間點上，會在不同部門，以不盡相同的描述和內容表現出來，在時間和空間上也不一致。這顯然與ERP所追求的同一數據在系統中保持惟一性、共享性的理念有很大的差別。再加上由于歷史的原因，企業中的很多數據要么不全，要么帳實不符，這無形中加重了ERP數據準備的難度。

    2.3靜態數據收集過程的質量控制

    2.3.1 確定數據收集工作范圍

    首先根據ERP項目范圍確定那些靜態數據需要準備，明確后才能確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，工作計劃中還要注意安排定期會議進行溝通。將數據進行分類，并對數據的收集制定先后順序，同時針對每項數據設計一個收集表，下發到各部門，摸底調查。

    2.3.2 制定編碼規則

    ERP系統對數據的管理通過編碼實現，編碼可以對數據進行惟一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用中。在所有的數據中，物料數據是數量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包含原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料分類則是根據物料的某些屬性對物料進行歸類，如產品、部件組件、零件、毛坯、刀具、量具、夾具等。作為系統最基礎的元素，應首先將工作的重心放在物料數據的準備上。在數據準備過程中最難的是制定編碼規則，這也是最占用時間的工作。一套適用于企業的編碼規則體系需要跨部門反復討論。不同的數據可能有不同的編碼結構，但他必須遵循共同的編碼規則：

    (1)惟一性。必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

    (2)實用性。編碼體系應符合企業的業務特點和管理需求，既充分考慮企業發展對信息編碼的需求，又能兼顧企業的發展使用。要從實用性角度出發，注意編碼的粒度，不易過粗或過細。

    (3)統一的編碼結構。編碼由一個或者若干不同分類碼構成，統一的編碼結構，對任何對象在其整個生命周期內標識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結構，如圖1所示。

圖1 分類碼構成的樹狀結構

    (4)標準化。編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環境的接軌而盡可能與國家相關行業標準相吻合。

    (5)便于ERP系統處理。由于編碼將在計算機信息處理系統中得以實現，故編碼應當符合數據處理的要求，便于用計算機處理。

    (6)易用性。編碼應盡可能的好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應盡量避免字母與數字混用。

    編碼原則的制定應該是企業級標準的建立，它不僅僅是一個技術問題，也不只是ERP實施小組的事情，它牽扯到不同的部門，需要考慮管理現狀、業務特點、歷史數據等方面，將企業信息化編碼制定成一種企標供全公司使用，如圖2所示。

圖2 企業信息化編碼例圖

    2.3.3進行數據收集

    (1)編制物料數據收集模版。

    (2)制定數據收集流程。

    收集第一手資料，將原來的離散數據從不同部門集中，僅物料基本信息一項，其中的字段包括生產、采購、銷售、庫存、財務的信息，利用統一制定格式的表格在各個部門間交叉流轉，各部門將自己相關的數據填入表格，完成后傳遞給下個部門，依此類推直到完成此步工作。此步工作注意傳遞的安排要做好，傳遞路徑提前確定，為了保證工期，可以不同部門同時開始，然后交叉傳遞；或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時將每張發出的表格統一編號(惟一的)，并在部門間交接時做好記錄，這樣不僅可以控制時間進度，還能避免丟失。

    2.4靜態數據效驗

    數據檢查，包含編碼的數據需要進行認真的檢查，檢查應該包括數據的完整性、正確性和惟一性。完整性包括記錄數量是否完整，可以請企業中有經驗的人員復查或計算一下總數，和歷史的數據比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，這些字段如果缺少會造成系統的不穩定，例如物料的提前期，默認倉庫等。另外一些非軟件要求的必須輸字段，但對企業今后的業務和統計分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區等。正確性檢查，可以由企業根據需要制定檢查原則。例如會計科目是資產類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統上線使用前必須發現并改正。惟一性檢查，應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個碼，如果以后錄入系統，成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在，并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼也必須杜絕，此錯誤ERP軟件是發現不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發生一物多個帳務的錯誤。

    檢查中一定會發現各種錯誤，在改正的同時，要做好資料版本的控制，尤其在多部門參與的數據整理工作中就更為重要。每一類數據應該設置負責部門和負責人員，每次修改后由負責人員將文檔的版本修改，同時舊版本數據也要保存，這樣做是為了將誤操作的損失降低到最小。

    2.5靜態數據導入與復檢

    2.5.1 靜態數據導入

    完成檢查后，就要將數據錄入ERP系統，錄入前應該將基礎數據原始檔案進行歸檔。電子文檔保存的數據，應該將數據備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本。如果是打印的紙介質保存，應該保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。

    2.5.2 錄入數據的復檢

    完成錄入工作后，再次進行檢查，最好的方法是利用軟件程序測試數據，例如將數據庫備份成一個新的數據庫，將企業常用的流程在新數據庫中作一遍，這個過程，各企業應該根據自身員工的技術和特長，通常會用到一些工具軟件，輔助收集數據和整理工作，常用的有MS EXCEL，ACCESS，FOXPRO，SQL，SERVER等，利用工具軟件不僅能提高收集和整理的效率，更大的優勢是查錯功能，下幾條簡單指令可以發現大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，時間和工作量都是無法承受的。通過復查后的數據結果的正確性大大提高，可以支持正式系統的運行。

3 結論

    本文針對企業在實施ERP系統后存在的數據信息質量問題，首先介紹了保障系統信息質量的重要性；其次詳細介紹了靜態數據質量控制難點以及解決方法，同時對靜態數據收集過程也進行了描述，達到了保證ERP系統內的信息質量，降低成本，提高生產效率的目的。

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本文標題：基于ERP系統的數據準確性保障技術研究

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