0 引言

    隨著市場經濟的快速增長和技術創新步伐的加快，傳統的企業管理方式已無法適應現代經濟發展的需求。為提高現代企業管理的水平，近幾年來，國內許多大中型企業都開始應用ERP管理系統，并獲得了不俗的經濟效益。ERP系統的研究與應用，在我國已超過20年。ERP（企業資源計劃）主要是由MRP、MRPII（制造資源計劃）發展而來，是一個面向供應鏈管理的信息集成系統，能有效地促進企業人、財、物以及產、供、銷等方面的資源合理配置，取得最佳經濟效益。企業應用ERP物資管理系統，不僅使絕大多數員工從繁瑣復雜的事務處理中解放出來，還可以快速、準確地為管理人員提供各種數據，是加強企業內控制度建設的有效途徑。

    目前，很多大型國有企業內部都運行了ERP系統。從物資管理基層操作運行實踐看，ERP系統顯示出較好的效能，但系統在使用過程中，也不可避免地暴露出一些問題和不足，需進一步改進，以便使該系統日臻完善，進一步提升企業管理水平。

    1 運行ERP物資管理系統所取得的成效

    運行ERP物資管理系統后，企業傳統的物資管理方式和財務會計核算方式得到了改進，物資管理和財務管理效能也隨之獲得了提升。ERP物資管理系統帶來的積極影響在多個方面都有體現。

    1.1 實現了物資管理系統與財務管理的同步

    使用ERP系統后，只要發生貨物移動、材料入庫驗收、貨物提取等物資管理行為，系統就會產生財務憑證。操作過程中，如果數量、單價等與發票金額相符，就不會出現誤差。這種同步生成財務憑證的方式，簡化了物資系統與財務對賬的工作，也減少了財務人員的核算工作量。使用ERP系統，各種管理數據都可以在系統中隨時查閱，并且可以隨時提供相關的數據和資料，實現了業務管理與財務管理的同步，也為企業決策提供了參考信息。

    1.2 ERP系統改變了會計人員記賬方式和業務處理程序

    使用ERP系統，可以實現部分會計功能，因此其對會計的日常工作也有很大程度的影響。最顯著的影響就是以前由會計人員手工錄入的財務憑證，現在可以在交易完成后通過ERP系統自動生成。這樣一來，原本很多必須由會計人員來完成的日常工作如今已被系統所取代，員工的工作質量和效率因此得到大幅度的提升。

    1.3 財務會計人員的工作由核算向財務管理轉變

    實行ERP系統后，財務人員不再扮演“賬房先生”的角色，而逐漸轉變為對企業信息進行再加工和深加工的企業管理者。ERP系統通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，從而有助于根據財務資金現狀追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發生的業務活動，改善了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現事中控制并實時做出決策。

    1.4 增強責任心和溝通力，提高管理績效

    ERP的計劃、事務處理、控制與決策都是在整個供應鏈的業務處理流程中實現的，這個過程有利于最大限度地發揮員工的工作潛力。同時，流程與流程之間又依賴于人與人之間相互的溝通與合作，這也在無形中促使各部門之間的橫向聯系更加緊密，繼而進一步提升了企業的管理績效。

    2 ERP物資管理操作中暴露的問題和缺陷

    因各企業的具體情況不同，所以ERP物資管理實施過程中出現的問題也不一樣。但總體來說，主要還是集中在一些細小的操作環節上，包括物資計劃流程速度慢、沒有待辦事項顯示、操作界面復雜、因某項單價或計量單位問題導致總金額與發票不相符等問題。造成這些問題的原因有很多種，主觀上是因操作不熟練或操作失誤，客觀上，ERP系統本身也存在一定的缺陷和不足。這就需要ERP使用企業根據企業自身的實際情況，研發外掛系統，以改善系統本身的不足，適應企業的工作需要。

    3 ERP物資管理操作的改進建議

    就ERP物資管理系統軟件本身而言，它僅僅只是一個數據處理工具。再優秀的工具設計者也不可能做到面面俱到。只有得到用戶的認可，管理效果才能充分顯示出來，才能在企業管理中發揮出巨大的作用。

    基層操作員工是ERP系統的最終使用者，也是最好的檢驗者。因此，只有在程序開發中努力提高系統的可靠性，減少操作中不必要的工作量，實現方便、簡單、快捷、人性化的操作，才能真正展現現代化辦公的效率。針對部分大型企業運行ERP的實際情況和系統自身的問題，提供以下幾個方面的建議。

    3.1 設立待辦事項提醒功能

    為加快業務流程及各級審批人員的審批速度，提高工作效率，建議在ERP物資管理中設置待辦事項提醒功能，即只要一打開計算機，就有提示符號閃動，提醒該機操作者進入系統，完成自己的待辦工作。

    3.2 添加預覽功能

    預覽功能是所有計算機軟件都具備的，建議在ERP物資管理系統中開發預覽功能。打印預覽功能是編寫應用程序經常要解決的問題，預先查看文檔，通過預覽，查看區域工作效果。在系統中，一批計劃錄入結束和修改物料單價完成后，設置預覽功能，便于查閱該項工作出現的缺漏。

    3.3 簡化入庫驗收界面的操作過程

    點擊貨物移動，進入收貨采購訂單界面，根據實際要求，完成倉儲地點、驗收方式、關聯交易等，三項各單擊選擇一次，然后保存，該采購訂單不管多少項，一次驗收完成。省略包裝情況和UnE欄目。

    3.4 改進物料沖銷程序

    在ERP物資管理系統中，物料退單沖銷是很麻煩的事情。建議在當月各項工作中，不管是物資調撥還是入庫過程，哪步出現誤差就從哪兒開始刪除，回到正確步驟，重新制作、打印正確單據。盡量不要在系統中留存錯誤數據和單據，以便減少系統中的垃圾；不打印錯誤單據，減少紙張浪費。

    3.5 統一計量單位

    建議對系統中同一名稱、同一物料編碼的物資，只設立一種計量單位。例如，某種物料適合用“千克”（kg）做單位，那就自始至終用“千克”（kg），統一計量單位，減少誤差。

    3.6 重視基層員工提出的問題

    在企業基層工作的員工經驗最為豐富，對各崗位的需求非常了解、熟悉。雖然他們提出的只是一些最細微的問題，但這些小問題往往是最實際的。這些問題不僅會影響整個系統的運行，也會導致管理流程的停滯，反映出系統軟件設計的缺陷。所以，企業要及時收集基層員工的建議和想法，他們的反饋信息有助于修改和完善ERP系統。

    4 結語

    在ERP物資管理系統運行中，只要我們不斷實踐、總結經驗，走訪基層用戶，及時糾正不足，就會使ERP系統日趨完善，最終適應不同專業、不同階層人員的操作應用。另外，企業基層員工要有大局觀念和團隊精神，首先從思想上重視，充分發揮主人翁的態度和熱情，轉變觀念，不斷加強學習，掌握現代化管理的思想和方法，通過自己的扎實工作，來提高整個物資管理系統的實際效率。

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本文標題：淺談ERP物資管理效能與操作的改進

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