0 引言
隨著市場經濟的快速增長和技術創新步伐的加快,傳統的企業管理方式已無法適應現代經濟發展的需求。為提高現代企業管理的水平,近幾年來,國內許多大中型企業都開始應用ERP管理系統,并獲得了不俗的經濟效益。ERP系統的研究與應用,在我國已超過20年。ERP(企業資源計劃)主要是由MRP、MRPII(制造資源計劃)發展而來,是一個面向供應鏈管理的信息集成系統,能有效地促進企業人、財、物以及產、供、銷等方面的資源合理配置,取得最佳經濟效益。企業應用ERP物資管理系統,不僅使絕大多數員工從繁瑣復雜的事務處理中解放出來,還可以快速、準確地為管理人員提供各種數據,是加強企業內控制度建設的有效途徑。
目前,很多大型國有企業內部都運行了ERP系統。從物資管理基層操作運行實踐看,ERP系統顯示出較好的效能,但系統在使用過程中,也不可避免地暴露出一些問題和不足,需進一步改進,以便使該系統日臻完善,進一步提升企業管理水平。
1 運行ERP物資管理系統所取得的成效
運行ERP物資管理系統后,企業傳統的物資管理方式和財務會計核算方式得到了改進,物資管理和財務管理效能也隨之獲得了提升。ERP物資管理系統帶來的積極影響在多個方面都有體現。
1.1 實現了物資管理系統與財務管理的同步
使用ERP系統后,只要發生貨物移動、材料入庫驗收、貨物提取等物資管理行為,系統就會產生財務憑證。操作過程中,如果數量、單價等與發票金額相符,就不會出現誤差。這種同步生成財務憑證的方式,簡化了物資系統與財務對賬的工作,也減少了財務人員的核算工作量。使用ERP系統,各種管理數據都可以在系統中隨時查閱,并且可以隨時提供相關的數據和資料,實現了業務管理與財務管理的同步,也為企業決策提供了參考信息。
1.2 ERP系統改變了會計人員記賬方式和業務處理程序
使用ERP系統,可以實現部分會計功能,因此其對會計的日常工作也有很大程度的影響。最顯著的影響就是以前由會計人員手工錄入的財務憑證,現在可以在交易完成后通過ERP系統自動生成。這樣一來,原本很多必須由會計人員來完成的日常工作如今已被系統所取代,員工的工作質量和效率因此得到大幅度的提升。
1.3 財務會計人員的工作由核算向財務管理轉變
實行ERP系統后,財務人員不再扮演“賬房先生”的角色,而逐漸轉變為對企業信息進行再加工和深加工的企業管理者。ERP系統通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式,在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄,保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性,從而有助于根據財務資金現狀追溯資金的來龍去脈,并進一步追溯所發生的業務活動,改善了資金信息滯后于物料信息的狀況,便于實現事中控制并實時做出決策。
1.4 增強責任心和溝通力,提高管理績效
ERP的計劃、事務處理、控制與決策都是在整個供應鏈的業務處理流程中實現的,這個過程有利于最大限度地發揮員工的工作潛力。同時,流程與流程之間又依賴于人與人之間相互的溝通與合作,這也在無形中促使各部門之間的橫向聯系更加緊密,繼而進一步提升了企業的管理績效。
2 ERP物資管理操作中暴露的問題和缺陷
因各企業的具體情況不同,所以ERP物資管理實施過程中出現的問題也不一樣。但總體來說,主要還是集中在一些細小的操作環節上,包括物資計劃流程速度慢、沒有待辦事項顯示、操作界面復雜、因某項單價或計量單位問題導致總金額與發票不相符等問題。造成這些問題的原因有很多種,主觀上是因操作不熟練或操作失誤,客觀上,ERP系統本身也存在一定的缺陷和不足。這就需要ERP使用企業根據企業自身的實際情況,研發外掛系統,以改善系統本身的不足,適應企業的工作需要。
3 ERP物資管理操作的改進建議
就ERP物資管理系統軟件本身而言,它僅僅只是一個數據處理工具。再優秀的工具設計者也不可能做到面面俱到。只有得到用戶的認可,管理效果才能充分顯示出來,才能在企業管理中發揮出巨大的作用。
基層操作員工是ERP系統的最終使用者,也是最好的檢驗者。因此,只有在程序開發中努力提高系統的可靠性,減少操作中不必要的工作量,實現方便、簡單、快捷、人性化的操作,才能真正展現現代化辦公的效率。針對部分大型企業運行ERP的實際情況和系統自身的問題,提供以下幾個方面的建議。
3.1 設立待辦事項提醒功能
為加快業務流程及各級審批人員的審批速度,提高工作效率,建議在ERP物資管理中設置待辦事項提醒功能,即只要一打開計算機,就有提示符號閃動,提醒該機操作者進入系統,完成自己的待辦工作。
3.2 添加預覽功能
預覽功能是所有計算機軟件都具備的,建議在ERP物資管理系統中開發預覽功能。打印預覽功能是編寫應用程序經常要解決的問題,預先查看文檔,通過預覽,查看區域工作效果。在系統中,一批計劃錄入結束和修改物料單價完成后,設置預覽功能,便于查閱該項工作出現的缺漏。
3.3 簡化入庫驗收界面的操作過程
點擊貨物移動,進入收貨采購訂單界面,根據實際要求,完成倉儲地點、驗收方式、關聯交易等,三項各單擊選擇一次,然后保存,該采購訂單不管多少項,一次驗收完成。省略包裝情況和UnE欄目。
3.4 改進物料沖銷程序
在ERP物資管理系統中,物料退單沖銷是很麻煩的事情。建議在當月各項工作中,不管是物資調撥還是入庫過程,哪步出現誤差就從哪兒開始刪除,回到正確步驟,重新制作、打印正確單據。盡量不要在系統中留存錯誤數據和單據,以便減少系統中的垃圾;不打印錯誤單據,減少紙張浪費。
3.5 統一計量單位
建議對系統中同一名稱、同一物料編碼的物資,只設立一種計量單位。例如,某種物料適合用“千克”(kg)做單位,那就自始至終用“千克”(kg),統一計量單位,減少誤差。
3.6 重視基層員工提出的問題
在企業基層工作的員工經驗最為豐富,對各崗位的需求非常了解、熟悉。雖然他們提出的只是一些最細微的問題,但這些小問題往往是最實際的。這些問題不僅會影響整個系統的運行,也會導致管理流程的停滯,反映出系統軟件設計的缺陷。所以,企業要及時收集基層員工的建議和想法,他們的反饋信息有助于修改和完善ERP系統。
4 結語
在ERP物資管理系統運行中,只要我們不斷實踐、總結經驗,走訪基層用戶,及時糾正不足,就會使ERP系統日趨完善,最終適應不同專業、不同階層人員的操作應用。另外,企業基層員工要有大局觀念和團隊精神,首先從思想上重視,充分發揮主人翁的態度和熱情,轉變觀念,不斷加強學習,掌握現代化管理的思想和方法,通過自己的扎實工作,來提高整個物資管理系統的實際效率。
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本文標題:淺談ERP物資管理效能與操作的改進
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