隨著市場的快速發展和企業規模的不斷擴大，企業信息處理量不斷加大，為此，2005年5月，南寧發電設備總廠決定引進企業資源計劃ERP系統，利用這一先進的信息化管理工具來提升企業的管理效益。在ERP系統正式實施之前，必須確定編碼原則和編碼方法。
數據是計算機系統運行的基礎，企業編碼標準就是對數據的具體內容和取值進行規范。在南寧發電設備總廠ERP一期工程中，需要對部門、人員、供應商、物料、工作令、工作中心、工序等進行編碼，其中物料編碼是ERP系統編碼工作的重點，而編碼工作的關鍵是建立代碼編制的原則與編碼方案，并形成相關標準頒布實施。以下是在制定物料編碼標準過程中的幾點體會：
1 正確理解物料編碼的意義
做事如果“知其所以然”，往往會事半功倍。企業要形成一套合理的物料編碼方案，首先得正確理解物料編碼的含義，并且具備計算機的基礎知識及了解ERP一些理念。
物料編碼是計算機系統對物料的惟一識別代碼，它是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其他有關事項的一種管理工具。可以這么理解，所謂的物料編碼與超市中的條形碼是一回事。我們在華聯、沃爾碼等超市購買商品的時候，可以看到商品上都會有一個小的標簽，上面除了有商品名稱、單位、產地、單價以外，還有一個條形碼。當我們到柜臺結帳的時候，售貨員會對條形碼進行掃描，然后在短時間內計算出所采購商品的金額，以完成顧客的采購。在物料極為單純、物料種類極少的工廠，或許有沒有物料編碼都無關緊要，南寧發電設備總廠屬于離散型機械制造企業，產品結構復雜，生產中所涉及的物料多達數萬種以上，因此物料編碼就顯得格外重要了。
2 物料編碼的主要識別對象是計算機
合理的物料編碼，應具備下列基本原則：①簡單性；②分類展開性；③完整性；④惟一性；⑤一貫性；⑥可伸縮性；⑦組織性；⑧適應電腦管理；⑨充足性，還有易記性等等。在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性，這就是易記性，但這屬于次要原則。
全廠的物料分為原材料、標準件、外購件、標準工藝裝備、辦公用品及勞保用品六大類，全部采用數字碼，最長的有十位，約有上萬條物料記錄。
在ERP試運行初期，很多使用者提出：“這么多的物料，怎么記住它的編碼呀”。這是對物料編碼的一種誤解。其實道理很簡單，還是舉條形碼的例子，無論是顧客還是售貨員，都不用去記商品的條形碼，一般也無法記得住，只有電腦，它以強大的信息儲存及處理功能，通過惟一的條形碼實現了商品結算。同樣的，物料編碼并不需要人工記憶，ERP系統為使用者提供了良好的查詢功能：如你清楚物料的大致類別，可以通過如圖1中左邊的編碼結構目錄樹來查找；如拿不準物料的歸類，還可以啟動系統的查詢工具進行模糊查詢（圖2）。
圖1
圖2
編碼工作結束后，對設計、工藝、供應等部門進行物料編碼標準的宣傳貫標培訓，讓使用者對編碼的分類方式有大致的了解，在看了演示后，大部分人都對物料編碼有了進一步的認識。ERP運行至今，使用者已經習慣于查編碼而不是去記編碼了。
3 不要把全部的屬性資料都放到編碼中
曾有ERP的業內人士說過：好的的編碼方案應該是簡單的，如果沒有很好的理由，不要把資料的屬性含義放到編碼中。物料的屬性眾多，企圖將物料的許多甚至所有的屬性信息都由編碼反映出來，結果是可怕的，會使得編碼工作象是陷入了死循環。
對比一下表1中的兩個方案，方案1是我們最初原材料的編碼方案，方案2是系統正式使用的。原先啟用方案1，很多人提出將物料的規格、特征等體現在編碼上，理由就是便于記憶查找（如上第二點所述）。當按這一方案編至一些材料牌號長的物料時，如不銹鋼1Cr18Ni9Ti，編不下去了，單算牌號的碼長都有10位。事實上，以編碼來體現物料屬性，除了令編碼復雜冗長，增加計算機的處理難度以外，可以說是毫無其他用處的。物料編碼不一定要求細致到一看就知道是哪種物料，而應當做到一看就能識別出該物料屬于哪一類的物料。南寧發電設備總廠ERP系統最終采用方案2的編碼方法是前段用分類碼，后段用流水順序碼。
物料編碼在企業的應用就如同人的身份證號碼一樣，企業生產技術的各個環節的業務人員和一線工人都會用到它，而不是個人或個別部門來使用，但是各個環節的人員所關心或需要的屬性信息各不相同，因此物料編碼不需要包含太多的屬性信息，僅僅把涉及的每個環節的人員共同關心的主要屬性信息有所反映就可以了。
表1方案1中的鋼板包含了如此多的信息，但也還未見詳盡，比如鋼板的長和寬等等，對比方案1，和方案2中相同的是編碼的前4位1111，它所表示的就是“鋼板”，而方案2后面01 0003包含了具體的材質Q235、厚度30mm的信息，這些主要信息已經滿足了工廠ERP系統現在的生產管理要求。多數人在認識編碼初期，往往會忽略了事物的相對性，覺得很難區分該種物料是否為同一種物料。物料的惟一性是相對面言的，編碼所需達到的細致程度是由企業的生產管理要求來決定的，例如長、寬分別為600mm×600mm、600mm×800mm，材料Q235，厚度δ30mm的兩塊鋼板，看似兩個形狀大小不一的物料，但工廠各生產技術環節只關心材質與厚度，因此可看作同一物料，只有一個編碼1111010003；但也有個別情況：如發電設備用到的一些自動化元件，可能有好幾家供應商，電站業主有時會指定使用其中一家的產品，這時，同一型號的產品就不能看成“同種”物料，應在編碼中能體現不同的供應商信息，以便區別并對物料進行追溯。
表1
4 結束語
編碼體系建立后，應錄入數據進行試用，所選數據要有廣泛性、代表性。試用過程是檢驗編碼體系的完整性、可擴充性，邊改邊用，直到適用為止。制定一套優秀的編碼標準還需要一個重要因素：溝通，包括與ERP實施小組、系統各模塊使用人員等等之間的溝通。因為標準的形成本質就是人們對事物所達成的共識與統一，物料編碼亦是如此。
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本文標題：制訂企業物料編碼標準的若干體會
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