表2.2 項目實施監理的任務和方法

1、項目前期監理
項目前期監理主要是指項目在啟動之前，就需要對項目進行監督和控制。在這個階段，企業一般會對整個項目抱有較高的期望值，但是對項目的實施進程、項目所需要的投入及在實施過程中可能遇到的阻力和困難沒有了解或了解不多。因此，在這個階段，項目實施監理的任務首先是要幫助企業去建立二個概念，一是ERP系統能夠實現什么，二是怎么去實現一個ERP系統。
具體來說，項目實施監理在這一階段的任務是： 1）確保項目的總體范圍和目標及對項目的期望值，是合理的和可以達到的； 2）確保雙方（企業、系統和服務供應商）對項目實施的認識是一致的； 3）確保雙方能夠保證項目實施所需要的投入； 4）確保雙方對今后項目實施過程中可能遇到困難和阻力有充分的估計并有對策。
為了實現上述要求，企業和服務供應商必須要認真負責地制定項目實施的計劃和目標，項目實施監理應該對項目實施的計劃和目標進行把關，分析并確認這個計劃和目標是合理的和切實可行的。一個切實的和可行的計劃，必須要包括以下幾項內容：
1） 項目實施的總目標；
2） 項目實施的各個階段定義和分階段的目標；
3） 達到這些分階段目標的時間表；
4） 達到這些目標所需要的資源保證，和達到每一個目標的責任者；
5） 評價達到這些目標的標準和方法；
6） 高層領導批準了這一計劃和目標。
項目前期監理的工作方法可以概況為以下三步曲：
1）讓企業對ERP項目有清楚的認識。
2）由雙方共同制定總體計劃和目標，定義實施的時間、范圍、要求、確認投入的資源。
3）在對總體計劃分析評判和把關后，讓企業高層領導批準并承諾在實施過程中的支持
2、項目過程監理
項目過程監理主要是指在項目實施過程中，對項目實施進行監督和控制，其主要作用和任務是：控制項目實施過程中投入的各種資源和達到的目標，使之達到項目實施計劃的要求。 當一個切實可行的總體實施計劃和目標被制定和批準以后，如何監督和控制就成了一個重要的問題。根據在許多項目中的實施的經驗，基本上可以這樣講，很少有一個項目是完全按照實施計劃來進行的，因為再好的計劃也不可能預見所有的問題并事先制定出對策。所以對實施過程的監督和控制，主要著眼于以下幾個方面：
1）要使實施各方都明白計劃是嚴肅的；
2）即使計劃是嚴肅的，但也是可以調整的，調整計劃必須合理并得到高層領導批準；
3）化整為零，按每一個實施的小階段對投入的資源和達到的目標進行監督控制；
4）發生問題是正常的，不控制問題是不正常的；
5）控制問題的方式有追究責任、調整資源、改變方法、調整計劃、停止計劃。 在項目的實施過程中，監督和控制的依據是計劃和目標，監督和控制的目的是要使實施工作按計劃進行并達到預期的目標。當有問題發生時，其直接的表現就是實施結果偏離了原來的計劃和目標，在這種情況下，項目監理的工作，就是要及早發現這種偏離，并分析原因。如果是因為原來的計劃和目標制定得不合理，或者發生了預料之外的情況而又無法克服，這樣就必須調整計劃和目標。如果不是原來的計劃和目標的問題，則一定是資源的問題，這里所講的資源是指廣義的資源，如時間、人力、資金、技術和工具等。企業在實施ERP項目時，資源發生問題是最常見的，而好的項目監理，可以在開始發生問題時就發現問題，并懂得如何分清責任，和如何及時控制資源的合理投入。
項目過程監理的工作方法可以概括為以下三部曲：
1）將一個大階段分成多個小階段，按照每一個小階段進行監理；
2）監督和控制每一個小階段的計劃可行性，監督和控制按照計劃的資源投入；
3）監督和控制問題的發生，分清責任者，并且監督和控制調整的措施及其執行情況。
3、項目后期監理
項目后期監理，是指在項目實施完成以后，再對項目整個實施過程進行回顧、分析和評判，考察項目實施結果，分析項目實施的得與失。這個工作的主要作用是：
1）分析整個系統實施工作和計劃目標的吻合程度；
2）分析系統的實施效果；
3）分析系統還存在哪些需要改進和提高的地方；
4）總結出一套適合本企業的大型管理系統的實施方法。
項目后期監理的工作方法可以概括為以下三部曲：
1）準備和完善整個項目實施的所有文檔資料；
2）檢查和評判項目實施的結果和效益；
3）對照項目實施的總體計劃，分析差異；監督改進措施的制定及實現。
四、 項目實施監理的人員和角色
綜上所述，項目實施監理和ERP項目實施的成敗，是有密切關系的，項目實施監理是對整個項目實施全過程進行監督和控制。那么項目實施監理這一角色應該由誰來擔當呢？一般來說，企業實施ERP項目，會有三方面的人員參與：企業內部人員、ERP系統供應商的支持服務人員、其他第三方的人員。
企業內部人員，很明確是指企業內部的參加項目實施的人員，如高層領導、項目組長、項目組成員等；ERP系統供應商的支持服務人員，是指ERP軟件和服務供應商（特別指服務供應商）的支持服務人員，按照一般經驗，服務供應商會為企業指定一些服務人員組成一個項目支持小組，并且會指定一位項目經理以領導這個小組；其他第三方人員，是指一些與項目實施有關的其他人員。
項目實施監理的擔當人員，可以來自于這三方之中，也可以來自于這三方之外。實際上，在一個ERP項目當中，這三方的根本利益并不是完全一致的，因此，如果要從這三方之中選擇一位（或一方）來承擔項目的實施監理任務時，應該首先考慮由企業中人來擔任，因為項目畢竟是企業的項目。但這樣做，對企業的要求就比較高，企業必須了解ERP，知道怎樣去實施一個大型的管理項目。如果企業本身在項目實施的監督和控制方面能力有限，也可以考慮由非企業內的人員來擔當項目實施監理的角色。在一些情況下，也可以將項目前期監理、項目過程監理和項目后期監理的角色分開，由不同的方面（或人員）來擔當。不論怎樣，企業在考慮和決定由誰來承擔項目實施監理的任務時，應該考慮以下幾點：
1）項目實施監理方（或人員），應該對ERP和ERP項目的實施有較深的認識；
2）項目實施監理方（或人員），應該是有經驗的、比較公正的和負責任的；
3）項目實施監理方（或人員），對參與項目實施的各方情況都比較熟悉，并善于溝通；
4）項目實施監理方（或人員）所代表的利益，和企業的利益不能太對立，也不能太無關；
5）對項目實施監理方（或人員）通過實施監理活動所獲取的各種利益進行限定。
而作監理單位（或人）應具備如下條件：
1、獨立的“法人”經濟實體，具有承接監理的法律條件，即具備責任性和被考核性。項目立項開始就保持三方的聯合評價工作，各階段重要報告必須三方聯合批準才能實施。對于損害甲方的監理人員和公司依法追究責任。
2、具備軟硬件技術上的知識和經驗，同時具備管理人才和經驗能力。
3、具有一定的較為成熟的工程實施，特別是軟件工程的經驗和“監理”經驗。
4、監理公司具有制約雙方的權利。具有必要的手段來強制執行。
同時，國家相應部門也應當出臺一些相應法律法規來規范信息產業項目的商業行為。例如：國家頒布相應的法律法規來規范企業實現計算機信息系統建設，實現100%的監理覆蓋率等保證監理人員地位的措施。
綜上所述，ERP項目的實施監理是需要引起企業及各方面共同重視的。隨著ERP在中國的應用越來越深入，ERP軟件供應商的背景、經驗、特點和長處及ERP軟件的功能也越來越明了，因此，企業在決定實施ERP項目時，可能選擇支持服務供應商，要比選擇ERP軟件供應商更為重要；而是否對項目實施進行全面的監理和選擇誰來進行監理，甚至比選擇支持服務供應商還要重要。