為什么ERP系統在演示時流程都跑得很流暢，但一到用戶手使用時，就全變了味？這其中的奧妙在于哪里呢？這是因為ERP系統在演示時，都沒有考慮例外情況。而企業日常活動中，總難免會出現意外情況。對于這些意外情況，ERP一般都規定了比較嚴格的處理要求。但實際上，企業的日常管理通常都達不到這個要求。
也就是說，企業的實際運營與ERP的要求還有差距。但是，兩者的差距到底有多少呢？也沒有人專門作過統計。今天筆者來總結一下，企業由于各種因素的限制，一般在哪些方面沒有達到ERP的要求。
一、原材料入庫與領料的矛盾
如一筆原材料，在1月5日晚上8點，供應商送到企業。但是，員工都下班了，只剩下一個倉庫值班員在上班，人家不會ERP的相關操作。若在平時，可以在第二天下班再補單據。但是，有可能這筆材料是急料，生產部門當天晚上10點就要安排生產，需要用到這筆材料。企業往往在系統沒有開出單據的情況下，就直接從倉庫中領料。若不像前面用料那么急，通常直接領料第二天再補料也沒有多大關系，只要別忘了補單子就可以了。但是，現在就有點麻煩了。第一，這筆材料一入一出要補兩張單據，而且必須先補入庫單，再補領料單(如果順序搞錯，要么領料單無法審核，要么會出現負庫存)；第二，如果忘了補單麻煩就更加大了。筆者遇到過一個客戶，他們曾經因為這種情況沒有錄入單據。而后干脆都忘了這件事。如此一來，材料的入庫出庫的數量是對平了，軟件上看不出問題來。可在對賬時，才發現供應商送過這批材料。事后，查了好久，才發現已經在生產線上用掉了。
在很多企業，這種情況都普遍存在。因為，在晚上一般都沒有文員值班。也就是說，ERP系統操作員不能夠時刻就位，這就會導致ERP系統的單據無法及時錄入。而這跟ERP系統的單據及時錄入的原則相違背。那該如何調和這兩者之間的矛盾呢？
筆者認為，可以采取如下這幾種方案。
1、當ERP操作員不能就位時，先用手工單據代替，第二天上班后，再在系統中補錄。在實際操作時，還是需要注意調查清楚之前所有的入出庫動作和相應欠缺的單據。同時，有些單據還要注意先后順序。為了確保無誤，企業可以按部門設立錄入單據的時間限制。如對于倉庫部門，要求在第二天上班后，半個小時內，把昨天晚上的交易單據補齊；而生產部門，則在接下去的半個小時內，把單據補全。如此，就不會發生負庫存或者單據無法審核的問題了。
2、可以對一些員工進行簡單的培訓。雖然一線的操作員，不怎么會利用電腦，但是，稍加培訓后，其還是可以進行一些簡單的操作，如單據的生成等等。當然，企業在排班時，也可以做一些調整，把那些有一定電腦基礎的員工，排在不同的班次。其次，可以給他們開單據的權限，而沒有審核的權限。如此，第二天上班后，其他人員可以對他們開的單據校對一次，看看有沒有錯誤，校對無誤后，再審核。這樣就可以防止漏開單據了。
二、采購價格無法確定，該如何處理
當前由于原材料市場價格波動大，所以有些企業，在采購單下發時，都不能確定采購價格。甚至在原材料到達企業時，還無法確定價格。只有在對賬時才能最后確定。這也是不符合ERP的精神的。
對于這種情況，一般來說，企業可以先估計一個價格，先以這個價格下單，然后再在恰當的時機修改價格。但是，有些用戶害怕變更麻煩，所以寧可在下單的時候先不審核采購單，等價格確定后再修改價格，然后審核采購單。這不是很合理。一方面，可能在原材料入庫時，價格還沒有確定，而采購單沒審核的話，入庫單就無法開；另一方面，在采購單沒有審核的情況下，采購單可以被隨意的更改。無論是有意的、還是無意的更改，都具有風險。
所以，筆者建議，采購單即使在價格沒確定的情況下，只要已經發給了供應商，就要及時審核。價格，可以在有需要的時候，再進行變更。
1、在采購訂單的貨物還沒有進貨前，可以通過采購訂單變更單進行變更。通過采購訂單變更單進行變更，價格的變動還可以留下歷史紀錄，方便以后查詢。
2、若采購單已經有進貨，則ERP系統是不允許對采購單進行任何變更動作的，除非把采購單指定結束。所以，若采購單已經結案，或者已經有進貨的情況，采購變更單就無法處理了。此時，有些ERP系統，如神州數碼的易飛ERP系統，在原材料入庫單上，加入了一個小功能，可以更新采購價格。在后續的應付帳款上帶出的價格，就是更新后的價格。
3、若原材料已經入過庫。已經跨月了，還沒有確定價格的話，則在月末要走暫估流程。這個流程比較復雜，企業最好不要走到這一步。也就是說，在月底時，最好能夠確定這個材料價格。否則，很可能導致月底倉庫庫存成本不準確，從而導致企業的生產成本出現問題。在不得已的情況下，也只好采用暫估流程。
三、月底退料的麻煩
在月底，ERP系統進行成本結轉以前，ERP要求用戶把多余材料及時整理退庫。如某張生產訂單需要用到某種材料800千克，在實際生產中，由于采用了先進的生產技術或者其他的一些原因，其實際只用了750千克材料就完成了生產。ERP要求在訂單完工入庫的同時，就能夠把這500千克材料退回給倉庫。因為若訂單入庫后再進行退料的話，ERP系統不允許對已經完工入庫的生產訂單進行更改，此時就算退料，也不能關聯到這張生產訂單。那么，在實際成本計算時會把這多余的材料，仍然計算到這張生產訂單中去，成本計算的結果就與實際成本有差異。
但是，若每張生產訂單完工后，都要求企業整理車間，把余料及時退回倉庫，對于企業來說是不可能實現的。即使可以，成本也會太高、或者會影響生產計劃，所以，企業一般不會這么做。ERP考慮到這種情況，就退了一步，要求企業在月底成本結轉作業運行前，把當月完工訂單的余料及時退回給倉庫。
這比前面的要求寬松了很多。所以，筆者在實施時一般建議對于那些價值比較大的材料，或者專用于某些產品的材料，在生產訂單完工時，無法及時退回余料的情況下，在月底至少要整理一次，把余料按照生產訂單一一退回給倉庫。從哪里來，就回哪里去，不要搞混。而對于那些價值不大的材料，如包裝袋等，就沒必要按月整理倉庫了。因為這些材料對于最后的成本影響不大，也就沒有必要費這個精力了。
所以，對于余料來說，月底是最后的期限。在月底還無法完成這個工作的話，當月的生產成本肯定會受影響。而且，這個影響是不可逆轉的。如上月現場余料，如果下月才清理入庫，ERP系統不會遞減上月的成本，而只會遞減當月的成本。也就是說，這至少會影響兩個月的成本計算。企業要慎重對待。
以上這三個差異，是大部分企業不可避免的，或者雖然可以解決，但是，需要花費大量的成本。對于企業來說，失去的遠比得到的要多，企業認為不合算。所以，在這種情況下，企業應該跟顧問一起，商討一些解決方法，通過補救或者規章制度的規范，盡量減小其對于ERP系統的影響。
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本文標題：如何縮小ERP理想與現實之間的差距
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