建設部《關于“十一五”工程勘察設計行業信息化發展方向和主要目標的建議》中對設計企業信息化建設提出了新的要求，用信息化帶動勘察設計現代化已廣為人知，廣大的勘察設計企業都在探索著適合各自發展需要的信息化工作。蘇州市建筑設計研究院有限責任公司作為全省最大的民營建筑設計企業之一，在電子文件管理與電子文件中心建設方面進行了具有開拓性的深入探索與實踐。盡管在2006 年我公司已經實施了電子文件項目管理系統，但所實施的設計項目管理系統大多是以管理為中心（如管理表單、業務流程等），雖然在管理上起到了一定的作用，但對于解決設計人員層面的問題考慮較少，所以基于為一線設計人員服務的目的，提高協作設計水平，提高設計質量，特別是解決設計過程中的“錯、漏、碰、缺”問題，從根本上提升企業的整體管理水平，我院建立了以CAD 結合操作系統為基礎的協同設計平臺。目前已經完成“CAD 制圖標準”的編制工作和協同設計存儲服務器的硬件準備工作，根據院協同設計推廣計劃，自2008 年3 月起分二階段正式啟動院協同設計工作。
一、“CAD 制圖標準”的主要內容
協同設計系統實施的前提就是統一設計標準，并將標準固定到系統平臺之中，我院的“CAD 制圖標準”使設計標準化問題得到了較好的落實。
1．建立協調的CAD 繪圖環境。建立統一的CAD 繪圖平臺、統一的繪圖軟件；規定采用樣板圖繪圖；相關專業應采用統一的圖型、字型（字體、字高、寬高比）、圖塊等；資料互提及圖形引用要考慮上下工序專業的需求，如比例變化。
2．一致性修改。如，設計人員A 是建筑框架圖的提供者，并把這張建筑框架圖發送給下道工序B，B 引用該圖做自己的設計；A 隨時可以修改設計，而一旦確認修改，就要邀請B 進行協同，協同的結果是B 機器上框架圖會自動刷新，從而保證設計的一致性，也減輕B 等設計人員的工作量。
通過建立院“CAD 制圖標準”，搭建了全院統一的基于CAD 的協同設計平臺。
二．協同設計要解決的實際問題
1．版本不一致，參照圖紙不一致
一個項目從設計、校審等要經過多個環節，圖紙、設計文檔需多次修改，會產生許多中間版本。專業間參照圖紙不完全一致。設計人員的圖紙時有版本混淆等問題，手工進行嚴格的版本控制比較困難。
2．信息交流差，協調困難
設計中，各專業除了互提資料以及與先導專業進行必要的聯系外，各自進行獨立的設計，較少溝通。因此在后期圖紙會簽時，甚至到實際施工時就可能出現沖突，如管道碰撞等。
3．設計過程的資料文檔管理凌亂龐雜
設計數據資料隨提隨放隨丟。有的甚至不保存中間校審資料，責任關系不明確。設計文檔的命名、存放和維護隨心所欲，管理凌亂。當工程設計完成后，大量的資料、圖紙、文檔散落在各設計人員手中。
4．設計成品、工程圖紙缺乏電腦管理，不能網絡查閱
目前設計文件、工程圖紙還是手工登記，沒有用電腦管理，還不能網絡查閱。
5．數據及圖紙的共享存在不安全因素
網絡上進行數據及圖紙的共享很容易，而數據丟失、非法拷貝及違紀外泄也容易。
6．難以及時掌握管理決策數據
目前是人工收集數據，不能保證實時性，管理者對各項目的進度、質量、專業人員情況、經濟數據等都不能立刻動態掌握，很難迅速地進行管理決策。
7．相近、相似設計的重復勞動在設計過程中，通過互提資料、圖形引用的方法，各專業人員可共享設計成果（或半成品）。但是，由于相互間的繪圖環境不同，圖層、線型、字型，顏色、比例等需求等不相同，圖形或資料的引用要受到相當的限制，要重復進行大量相近的設計。
總之，工程設計單位由于設計管理手段和設計環境的制約，存在部門間信息交流能力落后，更改反饋頻繁，缺乏上下游設計的信息集成手段和跨平臺的產品數據管理工具。要保證各專業的設計結果一致，設計過程中及時正確的信息共享，避免沖突，必須進行設計過程的動態管理，進行協同設計系統的研制，它是保證設計質量，優化資源配置，從而提高設計效率、縮短設計周期的關鍵。
三．推廣協同設計的目的
設計問題是一個多源的復雜處理過程，為了實現優化的合理設計，設計師通常要引入多種設計方法，運用多種設計數據和知識來達到設計的目的。在傳統CAD 系統中，人們多采用串行迭代方法，由于設計各個環節相對獨立，易造成設計的缺陷隱患,使后期設計方案的修改費用增加，開發周期加長。協同設計方法強調在建筑設計初期就考慮產品生命周期的各個階段和各種因素，由不同工種協同工作完成建筑的設計任務。具體目的為：
1．規范CAD 的使用。建立科學的、統一的工作模式，便于團隊多人共同執行對一個項目的設計工作，實現協同設計。
2．統一CAD 設計文件標準。形成設計數據交換的統一語言環境，這是實現本專業設計團隊和整個項目設計團隊協同設計的基礎和必要條件。
3．通過數據文件與圖紙文件的分離，實現所有設計數據的唯一性，避免設計數據的重復創建和編輯，杜絕因重復修改設計數據而產生的錯誤。
4．建立適合服務器模式的工作環境，通過協同設計管理系統，達成本專業設計團隊的協同設計，并實現專業間設計文件和資料的自動管理、流轉和存檔。
四．協同設計起到的實際效果
我院的協同設計管理系統，就是針對設計內容的二維CAD 協同設計平臺與設計項目管理系統進行緊密結合的“基于CAD 協同設計的項目管理系統”。該系統的效果主要體現在以下幾個方面：
1．協同設計系統實施的前提就是統一設計標準，并將標準固定到系統平臺之中，使得設計標準化問題得到了較好的落實。
2．系統將原來設計中一些模糊或是得不到有效落實的設計問題合理的固定下來，使得各類信息單元設計單一，一個專業設計內容發生變更后，其他相關專業會及時跟著更新，這在很大程度上減少了設計中的“錯、漏、碰、缺”現象，提高了設計產品質量，大大提高了協同設計水平。
3．由于圖元的唯一化，避免了低級的重復勞動，提高了工作效率，例如在互提資料時，接受專業所要的圖紙信息已經由系統自動從提出專業的圖紙中提煉好了，不必再去手工處理，既減輕了設計人員工作量，專業間協調更方便，又保證了規范性。
4．由于已將院的設計與管理規范標準固化在了系統中，使得新進設計人員通過應用系統就可以適應公司的要求，加快了新人的培養速度，同時避免了因新人水平參差不齊而帶來的設計質量的不穩定。
5．我們對執行ISO9000 的一貫原則是“重實質，而非表象”。該系統將ISO9000 的過程質量要求完全融到了系統中，處處留下了實時的過程記錄，而且沒有給設計人員增加填表單的工作量。用了系統以后，感覺ISO9000的執行比以前投入少了，這已成為了一種自然而然的過程，表單少了，而ISO 過程質量要求的“實質”保證了。
6．在管理上，該系統使得院領導、項目經理、專業負責人等人員可以對項目的進度、人員、成果、質量進行即時的監控，大大提高了管理效率。
7．協同設計系統將原有分散在各設計人員電腦上的設計成果進行統一管理，與服務器即時同步，隨時保持設計成果保存于公司的核心服務器上，有利于設計成果的檢索共享。
8．從總體上說，該系統的建立大大提高了我院整體的管理水平，使企業的電子文件管理和電子文件中心建設提高了一個層次。
五．協同設計系統的主要內容
我們實施的協同設計系統，也就是將針對設計內容的二維CAD 協同設計平臺與設計項目管理系統進行緊密結合的“基于CAD 協同設計的項目管理系統”。核心原理就是將設計過程中的各個“圖元”標準化、統一化、單一化。“圖元”是指在建筑圖紙中具有單一專業屬性的元素，如：結構豎向構件，建筑砌體墻、門、窗，電氣設備箱體，給排水管線，暖通預留洞等。每個“圖元”都由一個專業負責，一處設計，其它專業處處引用；一處修改，處處修改。這樣就形成了各專業作為一個整體共同創建同一個建筑物內各自責任范圍的圖元。而各專業最終完成的結果是抽取與自己專業相關的圖元而組成的圖紙。這就改變了以往設計中專業內個人歸個人設計，專業間各自獨立設計的模式，從而將設計內容進行拆分，由多人協作完成設計。
協同設計系統首先提供標準圖元圖層的維護管理模塊，作為協同設計的基礎規則數據。在進行一個具體設計項目的工作時，先在項目管理系統中進行項目的策劃工作，對項目任務進行分解，對人員進行分工，對各專業的設計人員下達具體的設計任務；各專業設計人員在協同設計平臺中接收到設計任務，從系統中進入CAD 軟件開始設計工作；進入互提資料階段后，系統根據專業間圖層協作規則，自動生成各圖層的互提資料文件，提供給相關專業直接引用或參照。系統將項目策劃、CAD 設計、互提資料、設計變更等各個設計與管理環節緊密融合成一體化的系統，成為一體化協同設計平臺。
六．推廣協同設計的措施
協同設計系統和項目管理系統貫穿我院核心生產過程，系統涉及了所有生產人員，實施自然有難度。因此院領導的決心與重視是首要的，既然方向是對的，對院的長久發展有利，就全力解決實施中碰到的各類問題。我院要求各生產部門給與高度重視，依托本部門協同設計推廣小組成員，“以點帶面”加強生產人員的“CAD 制圖標準”學習及協同設計實踐并制訂相應獎懲措施大力推廣計算機協同設計工作。例如：2008 年3 月至2008 年6 月為協同設計推廣期:自2008年3 月起新啟動的項目（包含：方案、初步設計及施工圖各階段）均采用協同設計方式開展工作。此期間凡能按協同設計辦法并較好執行院“CAD 制圖標準”的項目，并通過院協同設計實施小組組織人員驗收的項目，報請院里給予相應產值1%~3%的獎勵。2008 年7 月起為協同設計全面執行期:此期間凡能按協同設計辦法并較好執行院“CAD 制圖標準”的項目，通過院協同設計實施小組組織人員驗收的項目，報請院里給予相應產值獎勵。未能按協同設計完成的項目將給予相應的產值扣減。
七．結束語
通過電子文件管理和電子文件中心建設的信息化手段提升企業管理水平，是企業發展的必然需要。隨著計算機和網絡技術的不斷發展，計算機協同設計的引用將使科學計算、科學歸檔和建筑設計工作方式的面貌大大改觀，由此將帶來巨大的社會效益和經濟效益，前景十分廣闊。由此可見，推廣協同設計工作對勘察設計行業來說勢在必行。
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本文標題：通過信息化手段提升電子文件管理水平
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