隨著時間的推移,技術在企業活動中的影響日漸深入。受這種趨勢的影響,我們有時會把技術當成業務流程管理(BPM)架構、系統和應用的替代品。
我已經記不清有多少次對“我購買相應技術,因此不打算對流程做出改變”這種想法進行規勸了。數年前當Sarbanes-Oxley法案給企業帶來沖擊之時,我剛剛到一個新公司任職,他們當時的唯一應對舉措就是尋找符合該法案的軟件。毋庸置疑,這個項目陷入了困境。后來我們把著眼點轉向流程的標準化上面,而不是局限于法案本身;隨后購買的軟件也主要瞄準任務的簡單化,而不是以合規為目標。
“先流程,后技術”的態度對我如何看待BPM系統有著直接的影響。我非常認同業務流程管理的理念,但是流程的管理工具應該是簡單易用的。當前的BPM工具都顯得龐大而昂貴,同時學習曲線很陡。而且,現有的BPM工具似乎是立足于過于復雜的流程和冗余的異常處理而設計的。
如果我們要致力于流程的提升,那么只能拋開或改進現有的BPM系統。
以項目管理這個對IT來說很重要的流程而言,各種相互獨立的項目管理方法(PMI、敏捷、關鍵鏈等)都存在一些共有的成功特質。我的經驗是:如果項目團隊能夠與項目干系人(project stakeholders,有權在優先級、進度、功能特性等方面做出決定)之間進行順暢地溝通,那么項目基本上都能成功。
而且,我還發現如果把大項目拆分為多個小型、迭加式的子任務時,項目的成功可能性會大為提升。這些項目管理中共通的成功方法和BPM有什么關系呢?這就引出了我的核心觀點:這些事情和BPM技術沒有任何關系。如果我想提升項目管理流程的水平,我會在加強溝通和任務拆分方面花力氣,但是無法確定BPM工具能否也帶來幫助。
當然,我不是說BPM工具毫無用處,只是首先必須要注意以下幾個方面:
選擇輕量級、簡單易用的BPM工具。那種最新的、龐大復雜的系統具有很高的實施和管理難度,不到萬不得已不要采用。
BPM上線前先進行系統清理。企業采用BPM工具的目的通常是提升對各種異常和系統復雜性的應對水平,而我首先想知道的就是企業期望從這些BPM對象中獲得的價值。比如一個單獨的員工報銷系統是否有存在的意義?或者是否能降低系統的復雜度(由此BPM工具也不用涉及過多的跨系統工作流管理)?
盡量使用現有的工具。很多現有的企業系統(比如工作流管理工具)能夠滿足BPM的要求-尤其是當我們已經進行了流程清理和異常處理簡化時。
從自身實際出發進行決策。多年以來,BPM廠商們不停地向客戶宣傳那些令人興奮的故事,以此來達成自己的商業目標。我也知道曾有公司通過BPM實現了50%的人力削減和100%的生產率提升。但是,我認為這只是特例而已。我想知道的是有哪些同行業相似規模的公司通過BPM獲得了成功:只有這樣的例子才是能真正打動我的。
其實我并非一個BPM懷疑論者-在前面提到的Sarbanes-Oxley那件事上,我們最終采用的就是一個BPM工具,并用它達成了一個流程自動化。但是,如果我試圖用BPM工具來修正流程的話,那么初衷就是錯誤的。
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本文標題:BPM實踐的正確方向:系統和流程的簡化
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