就象火車需要在軌道上運行一樣，企業的經營管理也是遵循一定規律的，也就是說企業在經營管理過程中，其業務受外部社會環境、市場環境以及企業自身內部環境的約束，按一定（業務）規則運行。
業務按照一定的業務規程運行就形成了業務流程。這就是通常所說的工作流（WorkFlow）。
在這些業務規則中，受企業外部環境影響的業務規則是企業所不能隨意左右的，而企業內部的業務規則則可以由企業自主地進行規定（定義）并執行。在實際業務環境中，不同的企業對業務有不同的規則定義，即使是同一個企業在不同條件下業務規則也可能會發生變化。業務規則的多樣性和多變性決定了企業工作流的多樣性與多變性。
例如一個基本的產品銷售流程：銷售人員向客戶介紹產品特性，客戶對產品作出判斷，是否需要購買。如果是，銷售流程將繼續進行：銷售人員與客戶進行商務談判，商定產品的價格、運輸方法、付款條件與方式以及其他有關協議，一旦雙方確定合同并簽字，就開始合同的執行流程。
事實上在實際的企業經營管理過程中，不同的企業對業務流程有著不同的規定，還是以銷售為例，有些企業可能需要對客戶進行信用評估或檢查，以確定客戶的支付能力，而在另一種企業或許根本就不需要進行信用評估或檢查。
在傳統的手工業務處理過程中，經過定義的工作流是否能夠按照預定的業務規則良好的執行取決于參與流程的人的自覺性。事實上由于人是最善變的因素，這就決定了在業務執行過程中由于人為因素造成業務流程與預先規定的不一樣。再加上由于業務過程中的一些客觀因素（如參與流程的某一人員（負責審批的領導）外出）造成業務流程在特定的環節被嚴重脫節。
以銀行發放貸款為例，雖然銀行規定了嚴格的貸款發放流程及規則，但在實際操作過程中，由于對貸款人資格的確認是人來確定的，一旦審批人“不小心疏忽”，就可能使得不符合貸款資格的企業或個人順利獲得貸款，而其可能產生的后果是形成一筆不良貸款，銀行到期無法收回貸款。
又如對于一個新的員工，雖然企業可能會對他（或她）進行業務培訓，使之能了解所負責業務的業務流程，事實上由于對業務的不熟悉，通常在一段時間內會造成業務的混亂，直到熟悉為止。更糟糕的結果是，有可能該新員工在熟悉業務過程中逐漸形成一些不規范的做法，而其主管又沒有及時發現和糾正，在以后的業務過程中形成潛在的危害。
計算機的應用為企業在經營管理過程中加強工作流程管理，提高業務流程效率提供了技術實現手段。業界通常把計算機技術在工作流程管理中的應用稱為工作流技術。目前典型的應用包括：產品數據管理（PDM——Product Data Management）、辦公自動化（OA）、企業資源計劃（ERP——EntERPrise Resource Planning）、業務流程建模與分析等領域。
其中，業務流程建模與分析主要應用于業務流程的設計及業務流程重組（BPR棗Business Process Reengineering）過程，一般適用于從事業務流程設計、評估、重組等咨詢服務的管理咨詢顧問或企業的流程設計人員，是一種專業的工具。
產品數據管理、辦公自動化、企業資源計劃是工作流技術在企業的不同應用領域。
產品數據管理中工作流管理是為了規范產品設計、工程變更等活動的流程，達到對產品數據有效管理的目的。
辦公自動化應用是具有中國特色的一種應用，最初應用于政府機關及事業單位，以公文處理為主。公文處理具有很強的流程性及規范性，并且對公文處理流程的控制要求較高。目前辦公自動化應用已經向企業擴展，其工作流管理領域已經擴展到其他日常的辦公事務處理流程如會議管理、報銷審批、出差審批、休假審批等等。
工作流在ERP中的應用比較晚，提供工作流管理功能的軟件產品也不多，典型的有國外的SAP、BAAN等少數幾家。在1999年第四季度，開思軟件公司向業界展示了新產品TEEMS中的工作流特性。這里借助開思軟件公司TEEMS的工作流分析其工作流技術為企業經營管理及ERP應用方面解決的一些實際問題。
TEEMS的工作流管理（WFM——Workflow Management）在設計上參考了開思/OA 以及為用戶實施開思/ERP過程中應用工作流的一些成熟經驗，同時參考了工作流管理聯盟（Workflow Management Coalition ——WFMC）對工作流技術做出的一系列定義和規范。
TEEMS的工作流管理是一個可選部件，包括工作流定義工具、工作流服務器和用戶桌面。
這里描述一些應用工作流管理的業務情景：
在應用之前，首先根據企業對有關業務流程制定的規則，運用工作流定義工具進行流程定義。經過定義的業務流程被保存在工作流服務器。所有業務流程中的業務都將在被處理以后送往工作流服務器，工作流服務器就象指揮交通的交警一樣，按照預先定義好的業務流程（規則）來確定各業務的下一步走向，各項業務任務會在準確地時間發往準確的執行人的業務桌面。
運用工作流，所有的工作任務將被自動發往每個業務人員的業務桌面，由于任務由工作流服務器發送，因此不會發生送錯任務的情況。因此業務人員只需按照業務桌面的任務清單執行就可以。同時任務清單還提供任務的處理時間限制等要求，這樣業務人員可以有選擇地優先處理時間緊迫的任務，這樣可以避免傳統手工處理過程中由于大量業務堆積，一些重要或緊迫的任務因沒有及時發現而被耽誤的現象。
在TEEMS中，由于支持基于郵件的離線處理，即使具有審批權限的領導因公在外出差，有關的文件也可以及時被傳遞到該領導的電子郵件信箱。領導只需用隨身攜帶的筆記本電腦或掌上電腦，連上互連網（Internet）就可以接收郵件，并對所有需要批閱的文件進行處理，批閱完畢的結果被自動發回公司，并進入工作流服務器的處理隊列繼續進行后續流程的處理。這樣業務流程不會因領導或相關人員出差而暫停，有效的縮短業務的處理周期并提高業務效率。
工作流服務器同時具備流程監控功能，例如根據預先定義的業務流程，某項業務應在特定時間完成，如果工作流服務器的監控系統發現在接近預定時間任務還沒有完成或發現任務已經脫期，監控系統可以向有關的業務處理人員發出催辦通知。甚至可以通知該部門的主管，某項業務可能會脫期或已經脫期，要求部門主管予以督促。
對于某些特定的企業或部門，有可能需要對業務處理過程進行記錄，以備事后查詢、審計或作為業務考核的依據。工作流服務器將根據需要，如實地記錄這些信息。
在一些業務的處理中，業務處理與業務數據有關。以電子商務中的在線汽車銷售業務為例，由于業務覆蓋的地域廣闊（全國或全球范圍），供應商在各地設立了服務機構。客戶在互連網上填寫采購訂單后，訂單被送入工作流服務器。假設業務規則規定：“北京地區的客戶由北京的服務機構進行服務”，那么，服務器就可以根據訂單中的“客戶所在地區”信息進行判斷，將北京地區的客戶訂單統一交北京地區的服務機構進行處理。
大家可能會擔心，流程的定義是否會很復雜，需要專門的技術，對人員的要求會很高？其實由于TEEMS在工作流設計中應用了面向對象技術及與業務無關的工作流框架結構，而且整個流程定義過程是可視化的，這就使得流程定義過程非常簡單。在流程定義過程中，傳統ERP 的應用功能被表示為業務人員所熟悉的業務操作、業務單據、業務詞匯，業務人員不必另外重新學習其他的技術（如程序編制或編寫流程腳本）。流程定義時，操作人員要做的只是簡單的用鼠標進行一些選擇或填寫一些簡單的數據。同時對于一些典型的業務流程，用戶可以直接使用TEEMS中提供的典型流程或稍做改動，進一步簡化流程定義的復雜度并減少工作量。
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本文標題：企業經營管理中的工作流管理
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