隨著企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也隨即展開，并使電子文件更加廣泛應(yīng)用普及，這些是企業(yè)經(jīng)營活動、科研生產(chǎn)的原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)，能夠為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供借鑒，尤其在新品的開發(fā)和研制上，因此必須對電子檔案加以很好的保護和充分的利用。
一、電子文件的定義及特點
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境下生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它與紙質(zhì)文件相比，有如一下特點:
1.電子文件不具備直觀性，必須依賴特定的計算機設(shè)備加以解讀。而且有些電子檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，非人工識讀性與紙質(zhì)文件有著本質(zhì)的區(qū)別。
2.電子文件可直接在計算機上迅速地處理和傳遞。而且具有易復制、修改、刪除等特點，使檔案“原件”的概念變得難以確認。因此對其真實性，可靠性有更高的要求。
3.電子文件的瀏覽不受時間地點的限制，可實現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)共享，利用更加方便快捷。
4.電子文件對保存環(huán)境的要求更高，如溫濕度，防塵，防磁，防震等。
二、電子文件的利用及保密
電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要和必要的，而同紙質(zhì)檔案相比，它更加難以控制。全數(shù)字化的形態(tài)加大了日常維護的難度，在技術(shù)支持方面和人員素質(zhì)方面有較高的要求。
(一)技術(shù)支持方面的問題
電子文件為需求人員提供便利的同時，也導致了一些不容忽視的問題。其具有的共享性、交互性、多樣性、開放性等特點，使其對軟硬件平臺的依賴性更強，對支持其運行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性要求更高。
1.載體保護
首先要做好電子文件載體的軟件保護。電子文件的格式多種多樣，有文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等等。如歸檔時不加以控制，在以后相當長時間內(nèi)，也許能夠讀取它們的軟件不再使用，就不能保證其可讀性。因電子技術(shù)更新很快，對歸檔的電子文件就要規(guī)范兒種常用的少量的文件格式，用兒種通用性較強的軟件讀取，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。另外，要做好電子文件載體的物理保護。要盡可能防止電子文件載體劃擦記錄涂層，避免擠壓，遠離強磁場，與有害氣體隔離等。
2.信息保護
企業(yè)檔案是屬于商業(yè)秘密的范疇，是企業(yè)核心競爭力的保障。為了防止企業(yè)檔案信息被竊取、刪除和修改，通過簽署確認、設(shè)置密碼、身份驗證、安裝殺毒軟件、服務(wù)器備份等保護措施，對電子文件的真實性，儲存安全性，防范非法訪問和病毒侵害都有很好的保護作用。
(1)防止修改。將電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
(2)簽署確認。由于電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，電子文件的原始記錄性和憑證作用將不再確定，因此需要對歸檔的電子文件進行電子數(shù)碼簽名封簽認證。只要數(shù)據(jù)未發(fā)生改變，則簽名信息依然存在。數(shù)字簽名技術(shù)是被公認可靠的，被法律界所承認的。
(3)設(shè)置權(quán)限。根據(jù)業(yè)務(wù)職能的需求，設(shè)置不同操作權(quán)限。有管理級用戶、業(yè)務(wù)級用戶和瀏覽級用戶。各級用戶不能超越自己的管轄范圍。用戶在利用時，要特別注意不要泄密。
(4)防病毒系統(tǒng)。安裝殺毒軟件，定期進行病毒的檢測和清除。
(5)數(shù)據(jù)備份。有條件的話，應(yīng)實現(xiàn)異地備份。即備份服務(wù)器與被備份服務(wù)器安裝在不同房間，以防止因火災(zāi)、水災(zāi)、高壓電等災(zāi)難造成同一房間內(nèi)的所有服務(wù)器同時損壞。條件允許的情況下，應(yīng)實現(xiàn)雙機熱備。如果實現(xiàn)雙機熱備存在困難，則必須利用數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)的維護計劃功能實現(xiàn)自動備份。
3.復制保護
由于電子環(huán)境日新月異，存貯介質(zhì)會老化，落后，電子數(shù)據(jù)格式要定期升級和更換，即在不同軟、硬件上進行復制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。
(二)人員素質(zhì)方面的問題
為適應(yīng)檔案數(shù)字化管理模式，要不斷提高檔案人員素質(zhì)，要有一支具有高素質(zhì)的專業(yè)化知識、并能熟練地運用高科技手段處理企業(yè)電子檔案的人才隊伍。
一方面制定人才培養(yǎng)計劃，提高檔案管理水平。主要在計算機能力上，檔案人員要越來越深入地利用網(wǎng)絡(luò)開展存儲、處理、發(fā)布和傳遞利用工作，因此，檔案人員必將從文件的管理者變成了信息的管理者。
另一方面加強檔案人員對電子檔案管理的保密意識。與紙質(zhì)文件不同，電子文件便于攜帶，一張光盤就可以存放上非常多的技術(shù)資料，為防止電子文件的竊取，除了在技術(shù)支持方面加強保護以外，還要求檔案人員加強保密意識，防止電子檔案的復制，日常工作要嚴格按照檔案法律法規(guī)制度進行，開放利用必須經(jīng)過嚴格的審查。在今天的市場經(jīng)濟條件卜，企業(yè)出于商業(yè)利益考慮經(jīng)常會給技術(shù)檔案資料加密保管，執(zhí)行借閱審批制度。檔案人員要通過嚴格的規(guī)章制度，有效的監(jiān)督措施，配以相應(yīng)的技術(shù)手段，達到確保企業(yè)檔案信息安全的目的。
總之，做好在數(shù)字化檔案管理模式下的電子文件保密與安全工作，會使數(shù)字檔案管理日趨完善，實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，提供有力保障。拓步ERP系統(tǒng)平臺的文檔管理系統(tǒng)就可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理下的電子文件保密與安全的業(yè)務(wù)需求，功能強大，海量存儲，在權(quán)限控制方面做得非常精細，不僅可以實現(xiàn)企業(yè)的電子文檔的安全保密需求，還可以實現(xiàn)企業(yè)的電子文檔在安全不泄密的環(huán)境下進行共享。
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