隨著企業互聯網時代的到來，企業檔案數字化建設也隨即展開，并使電子文件更加廣泛應用普及，這些是企業經營活動、科研生產的原始數據，是企業科研生產、經營管理的重要基礎，能夠為企業的后續發展提供借鑒，尤其在新品的開發和研制上，因此必須對電子檔案加以很好的保護和充分的利用。

一、電子文件的定義及特點

    電子文件是指在數字設備及環境下生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它與紙質文件相比，有如一下特點:

    1.電子文件不具備直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。而且有些電子檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，非人工識讀性與紙質文件有著本質的區別。

    2.電子文件可直接在計算機上迅速地處理和傳遞。而且具有易復制、修改、刪除等特點，使檔案“原件”的概念變得難以確認。因此對其真實性，可靠性有更高的要求。

    3.電子文件的瀏覽不受時間地點的限制，可實現資源網絡共享，利用更加方便快捷。

    4.電子文件對保存環境的要求更高，如溫濕度，防塵，防磁，防震等。

二、電子文件的利用及保密

    電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要和必要的，而同紙質檔案相比，它更加難以控制。全數字化的形態加大了日常維護的難度，在技術支持方面和人員素質方面有較高的要求。

    (一)技術支持方面的問題

    電子文件為需求人員提供便利的同時，也導致了一些不容忽視的問題。其具有的共享性、交互性、多樣性、開放性等特點，使其對軟硬件平臺的依賴性更強，對支持其運行的網絡系統的安全性要求更高。

    1.載體保護

    首先要做好電子文件載體的軟件保護。電子文件的格式多種多樣，有文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、網頁文件、數據庫文件等等。如歸檔時不加以控制，在以后相當長時間內，也許能夠讀取它們的軟件不再使用，就不能保證其可讀性。因電子技術更新很快，對歸檔的電子文件就要規范兒種常用的少量的文件格式，用兒種通用性較強的軟件讀取，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。另外，要做好電子文件載體的物理保護。要盡可能防止電子文件載體劃擦記錄涂層，避免擠壓，遠離強磁場，與有害氣體隔離等。

    2.信息保護

    企業檔案是屬于商業秘密的范疇，是企業核心競爭力的保障。為了防止企業檔案信息被竊取、刪除和修改，通過簽署確認、設置密碼、身份驗證、安裝殺毒軟件、服務器備份等保護措施，對電子文件的真實性，儲存安全性，防范非法訪問和病毒侵害都有很好的保護作用。

    (1)防止修改。將電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

    (2)簽署確認。由于電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，電子文件的原始記錄性和憑證作用將不再確定，因此需要對歸檔的電子文件進行電子數碼簽名封簽認證。只要數據未發生改變，則簽名信息依然存在。數字簽名技術是被公認可靠的，被法律界所承認的。

    (3)設置權限。根據業務職能的需求，設置不同操作權限。有管理級用戶、業務級用戶和瀏覽級用戶。各級用戶不能超越自己的管轄范圍。用戶在利用時，要特別注意不要泄密。

    (4)防病毒系統。安裝殺毒軟件，定期進行病毒的檢測和清除。

    (5)數據備份。有條件的話，應實現異地備份。即備份服務器與被備份服務器安裝在不同房間，以防止因火災、水災、高壓電等災難造成同一房間內的所有服務器同時損壞。條件允許的情況下，應實現雙機熱備。如果實現雙機熱備存在困難，則必須利用數據庫和操作系統的維護計劃功能實現自動備份。

    3.復制保護

    由于電子環境日新月異，存貯介質會老化，落后，電子數據格式要定期升級和更換，即在不同軟、硬件上進行復制，防止數據丟失和損壞。

    (二)人員素質方面的問題

    為適應檔案數字化管理模式，要不斷提高檔案人員素質，要有一支具有高素質的專業化知識、并能熟練地運用高科技手段處理企業電子檔案的人才隊伍。

    一方面制定人才培養計劃，提高檔案管理水平。主要在計算機能力上，檔案人員要越來越深入地利用網絡開展存儲、處理、發布和傳遞利用工作，因此，檔案人員必將從文件的管理者變成了信息的管理者。

    另一方面加強檔案人員對電子檔案管理的保密意識。與紙質文件不同，電子文件便于攜帶，一張光盤就可以存放上非常多的技術資料，為防止電子文件的竊取，除了在技術支持方面加強保護以外，還要求檔案人員加強保密意識，防止電子檔案的復制，日常工作要嚴格按照檔案法律法規制度進行，開放利用必須經過嚴格的審查。在今天的市場經濟條件卜，企業出于商業利益考慮經常會給技術檔案資料加密保管，執行借閱審批制度。檔案人員要通過嚴格的規章制度，有效的監督措施，配以相應的技術手段，達到確保企業檔案信息安全的目的。

    總之，做好在數字化檔案管理模式下的電子文件保密與安全工作，會使數字檔案管理日趨完善，實現檔案事業的跨越式發展，提供有力保障。拓步ERP系統平臺的文檔管理系統就可以充分發揮數字化檔案管理下的電子文件保密與安全的業務需求，功能強大，海量存儲，在權限控制方面做得非常精細，不僅可以實現企業的電子文檔的安全保密需求，還可以實現企業的電子文檔在安全不泄密的環境下進行共享。

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本文標題：數字化檔案管理下的電子文件保密與安全

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