回顧2010年，我們發現IT領域有很多熱點的詞比如云計算、物聯網、移動應用等等，我們發現對于傳統的管理軟件而如ERP、CRM、OA管理軟件的應用成為企業信息化及CIO持續關注的話題。就以OA軟件為例，早在幾年前就開始提出以后，目前國內大部分企業對于OA的應用開始進入普及的階段。
資料顯示，對于OA，對于任何一個信息主管，并不陌生，有相關的資料顯示，OA的發展其實是一個隨著需求變化而不斷發展更新的過程，縱觀OA的發展歷程，每次OA的變革都是伴隨著企業信息化發展的浪潮起伏的，信息化建設發展到不同的階段，不同的OA模式也應時而生。
隨著新技術的不斷出現與變革，云計算開始受到了企業熱切關注，OA、ERP等傳統的的管理軟件在企業中的應用開始受到了很大的挑戰，一方面企業想通過云計算來節省成本，另一方面，它又得如何保障業務的連續性以及與傳統的管理軟件融合性。另外一方面，云計算的部署更多側重于CRM,以及OA，對于未來OA 服務商同樣也提出了更高的要求。基于新技術對于OA市場發展的影響以及OA軟件與ERP、CRM的不同之處，記者日 前采訪了廈門威爾軟件有限公司市場總監黃尚嶺，它為我們揭開了OA發展的答案。
云計算與OA有些相似？
ERP、OA、CRM未來向精細化發展
記者：集成了ERP、CRM等應用的協同OA同專業的ERP、CRM軟件有哪些不同？哪些企業適合協同OA，哪些企業更適合專業的ERP、CRM軟件？
黃尚嶺：ERP 和OA的區別簡單地講有兩個方面，一方面是用戶群體不同，ERP通常只適合企業應用，特別是生產型制造業，OA不僅限于企業應用，還包括各類型組織和黨政機關、事業單位因此，潛在客戶數目極大。另一方面是就企業內部而言，應用范圍也不同，ERP圍繞供應鏈實現企業經營效益的最大化，并不屬于一種企業全員性的應用。OA圍繞企業日常管理實現管理上的整體效率提升，其管理內容涵蓋組織中的每個人，屬于企業全員性的應用，涉及人多面廣。它們的共同點是本身都不是為了取代管理，而是一種管理工具，以信息化手段發揮企業的整體效益。與二者相比，CRM的用戶群會更小些，只適合銷售型企業或企業中的銷售部門，用于客戶關系及其營銷的規范與維護，更明顯地體現為企業的局部性應用。
與OA進行集成的ERP、CRM等業務系統，將更能發揮信息化效益，能夠通過集成利用和受益于OA的信息共享傳遞和審批流轉等方面，包括將相關業務信息（例如報表）呈現在企業相關人員面前，以及將涉及到流轉審批的各項業務送到 OA系統內完成審批，然后獲得審批結果，從而規避本身相對薄弱的流程審批功能所引起的種種不便。
此外，讓企業重復采購和增加每個業務系統的客戶端數目，會浪費不小成本，集成之后，各業務系統只需確保必要的業務人員應用就可以了，相關信息和審批業務可以自動推送到OA中，非直接應用人員在OA系統中便可一站式獲取信息和審批業務，從而給企業全員帶來極大的便利。
記者：OA平臺是否有整合專業ERP、CRM，從而取代ERP、CRM等軟件的趨勢？
黃尚嶺：業務系統集成是當前信息化應用邁入高級階段的關鍵性指標，在軟件產品化和成熟化，以及普及率提高的基礎上，隨著信息沉淀量增大，企業內部的信息“孤島”現象也日益突出，集成是挖掘與利用各類信息并據此產生巨大整合效益的必然途徑，它的意義在于打破了各業務系統間原本相對孤立、封閉的狀態。鑒于協同OA本身的企業級基礎信息平臺作用，讓它肩負集成各類業務系統的使命顯然是最佳選擇，從而起到信息集中整合與展現的中樞作用。
今年，威爾軟件提出的新一代“基于門戶應用的協同辦公系統”（簡稱“門戶型OA”）既全面傳承上一代OA的各項重大應用及其優良特性，又能夠對企業內部基于不同平臺架構、不同技術應用所建立的各類業務系統進行無縫集成和整合。在這種情況下，企業能夠將傳統協同OA的共享、規范、協同、掌控、增效節支等應用效益無限擴大，使其更加深度地融入企業業務體系并服務于企業發展。
第四代OA將在打開企業信息資源整合通道上有突出表現，全面增強跨系統的應用效果，其信息源不僅限于本系統，而是擴展到企業各類應用系統并將其資源進行無縫的匯聚呈現，目標是消除企業的信息“孤島”現象，因此，將呈現出一站式、全信息、大協同、大決策和全辦公等特征，可見其對企業的意義非凡。
所謂術有專攻，第四代門戶型OA的目標并不是取代或削弱ERP、CRM等業務系統的應用，大家還是會朝著各自領域精細化發展，這是由不同的關注點決定的，例如，ERP圍繞生產與營銷，OA圍繞行政與管理，而這種分工是不可取代的。因此，OA與業務系統的集成，可以促進企業建立起一種跨越系統鴻溝的密切的信息共享與傳遞機制，從而提升了各業務系統的應用效果，實現最大化的信息化效益。
系統與系統之間的協同（圖片來源：互聯網）
記者：企業信息化建設該如何選擇？您的建議？
黃尚嶺：企業在每個發展階段對信息化的訴求是不同的，從信息化初級階段而言，由于投入和經驗均有限，不適合立即上馬ERP、HR等專業性過高的系統，OA也應選擇一些易用、實用和適用的產品，例如，威爾協同辦公系統X3版本，它以“信息共享、提升效率”為建設目標，通過減化系統自定義選項數目以有效降低定制量和維護量，預置有企業常用數據，即裝即用，內部推廣容易，可快速見成效。產品適用于信息化初級階段的企業用戶，有效提升企業的整體工作質量與效率，為業務開展提供堅實保障。
當企業信息化進入中級階段后，就可以選擇一些設置靈活、功能完整和OA系統，例如，威爾協同辦公系統X5，它以“規范管理、贏在執行”為建設目標，自定義選項豐富，擁有自由定制能力，能深度滿足各種復雜業務需求。當企業信息化進入高級階段后，例如，威爾協同辦公系統X7，它以“應用整合、全面掌控”為建設目標，通過信息化整合建立新優勢，為提升整體運營效率、成本內控和決策水平提供全面支撐。這三個產品采用相同的技術路線和系統架構，可適應企業發展趨勢并進行無縫的升級，以維護企業今后的升級成本，降低系統更換及數據遷移等風險。
在具體選型上，以下經驗可供企業借鑒：
（1）這些軟件產品只是一種管理工具，而不能取代管理，管理包括軟件應用好壞還是取決于企業自身，因此，企業不可寄予超出軟件本身價值的期望。
（2）在OA市場上，只有那些產品有創新、技術有深度、服務有長期保障、品牌建設穩健的專業OA廠商才能在這片廣闊的市場上縱橫馳騁，屹于不敗之地。因此，企業選擇供應商時不應過于注重宣傳材料，而是看企業實力，對合作關系的長期性進行評估，盡量避免今后的維護、服務和升級困擾。
（3）針對企業選擇OA軟件關注因素的統計調查表明，排在第一位的是產品適合度，占95%，隨后才依次是公司穩定性、產品線全面性、品牌影響力、服務專業性（65%）等，因此，企業應按上述要素的次序有側重點地完成選型過程。
（4）前期接觸要達到辨別強弱的目的，最好的方法是看產品演示和用戶案例，而不是供應商的材料或承諾。產品演示或試用是評估和比對細節的最佳方法，畢竟細節決定產品品質，不是靠簡單模仿或一朝一夕就能做到的。參觀用戶案例則是評價產品應用效果的最佳方法，也是衡量供應商服務質量的一種有效途徑。前者評估供應商如何“說”，后者評價供應商如何“做”。
云計算的分布式和網絡存儲能力與傳統OA有些相似
記者：云計算的發展是否對OA軟件有影響？與微軟、Google等的云計算OA平臺相比，傳統OA軟件有哪些優勢，或是有哪些需要借鑒？
黃尚嶺：云計算是利用網絡的廣泛計算處理能力的一種革命性舉措，隨著這個概念的應用化和商品化發展，對互聯網各類應用及相關供應商有著長遠意義，但對企業內部的各類信息系統有何價值尚未顯見。就OA系統而言，由于承載著企業內部各項經營信息而對安全性的慎重，云計算的一些特性只能有選擇性地借鑒吸收。目前，我們可以看到的是，云計算的分布式和網絡存儲能力與傳統OA有些相似。
首先，云計算廣泛利用網絡計算處理能力，通過分布式和并行計算能力實現負載均衡，對OA有借鑒意義。如今，包括國內部分協同OA也具備有分布式部署應用能力，例如，威爾OA便提供應用分離法和流量分離法兩種部署應用模式，應用分離法可將任意模塊或應用從OA系統中剝離出來單獨部署，流量分離法則可以讓一套系統同時部署在多臺服務器上，使設有多分支機構的企業中的員工就近訪問最暢通的服務器，這兩種方法都是通過負載均衡實現高速訪問與應用。
其次，云計算使個人可以充分利用互聯網上廣泛的資源和存儲，這點與協同OA相似。協同OA將企業所有經營信息的存儲與共享傳遞都由服務器完成，形成最安全、最可靠的存儲中心，從而改變了企業內部傳統上的分散存儲方式造成的各種弊病，使企業中的每個人從服務器上便可隨時獲取企業信息，而不必在個人辦公電腦上存儲和管理。對企業而言，這種集中存儲方便管理與維護，保障了企業各類信息的沉淀與長期利用，不用擔心人為流失和制度漏洞引起的遺失和泄密等事故。
記者：未來OA軟件的發展趨勢是怎樣的？
黃尚嶺：業務系統集成是當前信息化應用邁入高級階段的關鍵性指標，在軟件產品化和成熟化，以及普及率提高的基礎上，隨著信息沉淀量增大，企業內部的信息“孤島”現象也日益突出，集成是挖掘與利用各類信息并據此產生巨大整合效益的必然途徑，它的意義在于打破了各業務系統間原本相對孤立、封閉的狀態。鑒于協同OA本身的企業級基礎信息平臺作用，讓它肩負集成各類業務系統的使命顯然是最佳選擇，從而起到信息集中整合與展現的中樞作用。顯然，集成與整合能力將成為協同OA進入新一代的分界點。
今年，威爾軟件提出的第四代“基于門戶應用的協同辦公系統”（簡稱“門戶型OA”）既全面傳承上一代OA的各項重大應用及其優良特性，又能夠對企業內部基于不同平臺架構、不同技術應用所建立的各類業務系統進行無縫集成和整合。在這種情況下，企業能夠將傳統協同OA的共享、規范、協同、掌控、增效節支等應用效益無限擴大，使其更加深度地融入企業業務體系并服務于企業發展。
目前，企業所應用的協同OA 基本上屬于第三代范疇，只有少數企業在此基礎上對集成整合上作出了嘗試與努力，但也限于傳統OA的架構及其擴展性影響，實現過程風險大且不利于后續的升級維護。第四代門戶型OA將在打開企業信息資源整合通道上有突出表現，全面增強跨系統的應用效果，其信息源不僅限于本系統，而是擴展到企業各類應用系統并將其資源進行無縫的匯聚呈現，目標是消除企業的信息“孤島”現象，因此，將呈現出一站式、全信息、大協同、大決策和全辦公等特征，可見其對企業的意義非凡。在新一代OA面前，人們將感嘆的不只是享受門戶型所匯聚的廣泛應用，而是由此帶來的無限便捷與效益。
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