2.1.1、系統概述
拓步ERP系統企業管理軟件平臺-采購管理系統是根據企業對物料的需求(包括物料采購資料來源于物料需求計劃（MRP）、物料定貨點請購計劃（ROP）、零星的采購申請三個方面), 確立何時采購、向誰采購、以什么價格采購以及何時收貨等采購事務。
拓步ERP系統企業管理軟件平臺-采購管理系統以采購訂單為核心,對采購訂單的來源,執行狀況進行管理和跟蹤,并產生相應的數據,輸出到應付系統,形成應付帳的來源。
拓步ERP系統企業管理軟件平臺產品的采購管理系統是一個可以獨立運行的模塊。采購管理系統以請購單和采購單為核心，處理包括供應商管理、詢價管理、請購管理、合同和采購單管理、單據管理、收貨檢驗、供應商發票處理、采購單關閉等多種功能，還提供了大量的報表與分析資料，為企業實現自動化管理提供完整的采購方式。也為相關系統如庫存、應收、成本等系統提供了有效資料。
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2.1.2、系統特點
提高客戶滿意度：作為供銷鏈的源頭，及時準確的采購行為對保持客戶滿意提供保障；
降低采購成本和費用：
準確地管理采購行為，做到"在需要的時間按需求量采購"；
支持合并采購-采購申請可能來源于部門以至（集團內的）其它公司；
對多家供應商進行比價，降低采購成本；
避免了手工計算導致的價格錯誤；
有助于保持低水平的庫存數量，從而降低庫存成本；
系統支持長期采購合同，有助于獲得更優惠的價格。這些長期合同可以分階段兌現；
提高資金運轉效率：
系統的實時處理功能，減少了單據處理時間，作到"即到即處理"；
按單收貨，作到"在需要時候收到需要的貨物"；
核實采購單據、收貨單據、實際收貨、供應商發票等數據更為容易準確。
更準確地考核供應商：
整個采購行為有據可依，方便供應商的操作；
同時支持企業和供應商對物料的不同計量方法，減少人為計算的誤差；
實時而量化的供應商和生產廠家表現信息，并提供圖表，達到公正的評價；
這些均有助于建立雙方的伙伴關系，獲得"雙贏"佳績。
增強采購控制能力：
支持多公司、多部門、多幣種、多匯率運作；
每步操作均會實時影響其它相關數據，最大限度滿足企業的及時要求；
自動識別（集團）企業內部往來；
采購審核的多重管理機制，優化采購管理流程；
支持業務拋轉，允許采購單的開單、收貨、運輸、結帳等供應商均不同；
支持多計量單位的采購，以便于雙方的溝通；
全面跟蹤采購信息，包括采購流程、在庫信息等；
提供大量的報表，輔以圖表，形象反映多種要求；
更準確地考核供應商和生產廠家，增強伙伴關系。
操作簡易，降低使用費用：
采購管理系統秉承拓步ERP系統企業管理軟件平臺產品的一貫特色，功能強大，操作簡單；
多項規范的缺省值設置避免了重復性輸入勞動；
方便地追蹤帳務的歷史"軌跡"；
高效的期間管理手段，使你在輸入本期數據時無須關閉以前的期間，而仍然可以得到正確的結果；
和其他系統無縫聯結，最大程度地發揮信息的利用價值。
2.1.3、功能介紹
供應商管理：對供應商的管理控制和考核，主要集中在質量、交貨和成本的滿意程度上，這是互利的過程。拓步ERP系統企業管理軟件平臺的采購管理系統的供應商管理貫穿采購過程的各個方面。包括采購策略、供應商、供貨信息、供貨合同、請購和采購處理、發票處理、采購績效。 基礎資料
常用詞匯：定義一些常用的信息，如備注、摘要、地點、原因碼等信息，在制單過程遇到相應信息，可以直接選用，以便加快錄入速度。
采購員：維護采購員資料。
生產廠家：定義和維護在采購定單明細中供應商所供貨物的生產廠家。
供應商管理信息：包括基本信息、財務往來和供貨等資料。
物料訂貨點：對于采用訂貨點法的物料，定義和維護其提前期、安全庫存、再定貨量等信息。
協議模板：提供對采購單、詢價單和合同模板的維護功能。以便在各單據錄入協議條款時直接引入，減少重復性輸入。 詢價管理
采購合同：錄入和維護與供貨商簽訂的較長期的訂貨合同。
詢價單：記錄詢價結果，包括供應商報價是否按數量分段，報價貨幣、折扣、稅金等詳細信息。
詢價對比分析：根據物料在不同供貨商的詢價單中的價格，進行價格分析，也可參考供貨歷史，對各供貨商的物料價格，品質不良率和交貨逾期率進行對比，確定供貨商的供貨優先級,并可以采用相應的詢價信息。
材料評估報告：對于新材料的采購與使用,需要由相關部門對材料進行評估.材料評估報告錄入評估的結果。
訂貨點物料生成請購單：當一訂貨點物料的現有庫存和已發出的訂貨之和小于訂貨點，需要進行新的訂貨。系統對低于訂貨點的物料自動生成采購申請單。
請購單：請購單的來源是多樣化的：在企業集成環境下，那些訂貨策略被定義為計劃方式的物料，在運行物料需求計劃運行后生成采購計劃，再由采購計劃生成請購單； 同時，對于采購策略為訂貨點法的物料，當現有庫存和已發出的訂貨之和小于物料訂貨點時，也將生成請購單； 系統提供了手工直接生成的方法，該方法同時也用于修改以上來源的請購單。
供貨商選擇：對各請購分錄分別確定供貨商，并同時確定供貨價格等要素。
采購審批單：采購審批單是對物料在請購單中的請購數量進行審批,并分配供貨商。
請購資金試算表：根據請購單請購物料的數量以及請購物料的價格，查詢請購物料所需的資金。
物料供需平衡表：查詢請購物料的需求數量與請購單實際訂貨的數量的差異。
請購單合并下達：對已選擇供應商并已審核的請購單，根據供應商、采購員合并下達生成采購單。用戶可選擇是否將供應商、采購員、物料編碼、需求日期、倉庫相同的物料合并成一條采購單分錄。
采購訂單：采購單通常由請購單而來，系統也允許手工直接錄入來處理緊急需求或無須請購的物料。同時也可以對已有的采購單進行維護。
采購收貨：根據采購單和供應商的收貨單進行收貨，收貨后一般需進行檢驗處理再入庫。
采購轉單：當訂單的排程出現變化，需要提前或延后，可使用此功能進行把采購訂單進行生產批次分配，分配成不同的生產批次。
采購退貨單：在采購收貨并入庫之后，發現有品質不良或其它原因需要退貨時，可錄入退貨單據，作為退貨的依據。
退貨處理：對于驗收不合格前的貨物可以根據檢驗單自動生成退貨通知單，并執行退貨；對于驗收合格后已進倉貨物，需手工下達退貨通知，退貨單通知必須根據入庫單生成。系統提供了維護退貨通知單功能。
采購折讓：對于已經采購入庫,但還未開發票的交易,錄入從供貨商處獲得的折讓.折讓后就只能以新的單價和金額開票。
2.1.4、查詢報表
從多種角度對采購行為進行查詢，并可輸出報表。
供應商：查詢供應商、供貨、報價等信息；并對供應商交付情況進行包括質量、交易量等各方面的評核。
采購單據：查詢請購單、采購單和收貨單的基本信息及其執行情況。
采購物料：按物料查詢報價、計劃、庫存、請購、訂貨、合同、收貨、拒收、余額等信息。
采購員：查詢采購員負責的單據執行狀況及相關業績。
業務處理查詢報表：
一站式采購監控追蹤表(單點采購)
一站式采購監控追蹤表(多點采購)
請購單—已發出采購審批單檔案
請購單—未發出采購審批單檔案
采購審批單—已批復檔案
采購審批單—未批復檔案
采購訂單—已發出采購訂單檔案
采購訂單—未發出采購訂單檔案
采購退貨單—已處理退貨通知
采購退貨單—未處理退貨通知
未采購請購單列表
采購訂單脫期列表
物料在檢信息匯總查詢
采購在途信息匯總查詢
采購在途信息明細查詢
物料計劃交貨查詢
采購檢驗退貨查詢
采購合同匯總查詢
請購單匯總查詢
采購審批單匯總查詢
采購訂單匯總查詢
采購收貨單匯總查詢
采購退貨單匯總查詢
采購入庫單匯總查詢
采購退庫單匯總查詢
采購合同明細查詢
請購單明細查詢
采購審批單明細查詢
采購訂單詳情查詢
采購收貨單明細查詢
采購退貨單明細查詢
采購入庫單明細查詢
采購退庫單明細查詢
綜合分析查詢報表：
采購超出請購量列表
采購訂單預計進貨排程列表
銷售訂單采購材料退貨列表
銷售訂單采購價格與標準價格比較表
采購價格高于標準價格列表
每月平均采購價格趨勢表
每月采購金額統計
每月采購金額分類統計
采購資金預算
材料各供應商供貨排名表
供應商供貨額排名及趨勢表
供應商考評報告
采購員業績報告
物料采購大類分析
期間采購業績排名表
年度采購業績排名表
期間采購業績比較表
年度采購業績比較表
期間采購業績統計表
年度采購業績統計表
物料采購異常匯總統計
物料采購異常明細統計
部門預算差異分析
應付款匯總表
應付款明細表
分期付款余額表
分期付款結算清單
付款匯總表
付款明細表
預付款匯總表
預付款明細表
預付款沖銷查詢
應付票據匯總表
應付票據明細表
其他應付款匯總表
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