信息技術的不斷更新造就了企業目前所處的環境——信息化。企業應對這一快速變化必須依賴于企業資源計劃,中小企業也不例外。企業資源計劃是企業應對速度挑戰、升級為智能企業的基礎。很多中小企業正在追求成為智能企業,結合具有發展前景的信息技術構建適合自己企業運作的企業資源計劃系統。
ERP是當前企業管理中最為前沿的實踐應用系統,該系統的內涵和外延都相當豐富,蘊含著眾多的管理思想和信息技術運用成果,是有史以來最復雜的信息管理系統,其功能覆蓋了企業運營和管理的方方面面。它經過十幾年的發展,ERP被國內外眾多企業廣泛采用,并成為中小企業信息整合與業務流程重組的主要驅動力之一。但是,目前ERP系統并不足以幫助企業獲得市場競爭的優勢,大多中小企業認為現有的ERP系統已無法為用戶提供強有力的決策支持。尤其是面對日益快速變化的市場狀況,ERP系統的反應速度逐漸顯得有些遲緩,其局限性已逐漸顯示出來。如何優化ERP系統,以適應中小企業信息化的需要。是本文所要探討的主要問題。
一、傳統ERP的局限性
傳統的ERP系統屬于典型的聯機事務處理系統,系統強調的是密集的數據更新處理性能和系統的可靠性,其業務數據的模式是針對事務處理系統而設計的,所以數據的格式和描述方式并不適合非計算機專業的管理決策層進行業務上的查詢、分析和決策。經過一段時間的應用后,用戶便發現單靠所擁有的傳統ERP系統并不足以獲得市場競爭的優勢,因此用戶不再滿足于計算機系統幫助他們迅速地處理具體業務,他們還要求從大量業務數據中探索業務活動的規律性以及市場的運作趨勢,并據此為他們參與市場競爭做出重要的決策。這種決策需要對大量的業務數據(包括歷史業務數據)進行多維分析或數據挖掘才能得到,然而傳統的ERP系統是面向應用建立的,系統支持日常的操作。只具有傳統的查詢及統計報表功能,無法為用戶提供強有力的決策支持。傳統ERP系統在管理決策支持方面的局限性體現在以下方面:
1.ERP軟件是“聯機事務處理”系統。一個典型的聯機事務處理系統南多個事務處理(transaction)應用構成,每個應用使部門的一個過程或功能自動化,同時每個事務和每一分鐘的業務細節都記錄在與事務應用關聯的數據庫中。而對于公司高層管理者來說,從規模龐大、數據完整、但“事無巨細”的ERP系統中直接獲取進行宏觀決策時所需的數據是很困難的。
2.受ERP思想提出時的需求所限,ERP系統的數據無法上升到信息層面,決策所需的支持信息需要從ERP系統和其他事務處理系統中提取出來進行二次加工得到。要求進行更深層次的分析和挖掘,才能提煉出對當前決策問題真正有意義的、有價值的信息來。
3.傳統的ERP系統,雖然將企業內部的信息做了很好的整理。但對信息的利用非常有限,大量企業有用的信息資源被閑置浪費。事實上。根據IBM的調查,一般企業對于儲存資料的使用率只有2%~4%。
過去,終端使用者想要存取信息系統內的數據,必須事先通過系統管理員的授權,對于終端使用者非事先安排好的數據存取。大部分是不被允許的。然而,過去有關分析的信息系統,大部分是由信息部門設計或管理。因此缺乏對終端使用者特定需求的了解。此外,傳統的分析工具缺乏讓使用者連接到不同信息來源的功能。因此對于非技術人員來說。這一類的工具無法提供整合性的分析功能,使用者僅能利用獨立的、非整合在一起的應用程序來從事自己的分析工作,這就使得企業為取得及時可靠的信息而疲于奔命。
4.ERP中跨地域業務往往存放在異構的環境中。不易進行統一的查詢,同時由于地域和時間的變化和統計口徑的不同,造成ERP數據的一致性存在嚴重的偏差,因而影響到決策過程。
5.ERP系統是經常更新的,當數據經常改變時,就難以對企業的問題做出一致的回答,而回答的經常性改變往往會混淆決策過程。
6.ERP系統的設計主要是考慮將事務處理所需的細節信息有效地載入系統,要求應用開發者實現數據高度規范化,以及在數據存檔之前就必須決定作為應用的一部分有多少數據可存儲。雖然運作系統對日常事務處理的支持是非常有效的,但對于運用常規的軟件技術支持報表制作、決策和行政信息系統并不是很好。因為其側重點在于數據的存儲,而很少提供訪問數據和將數據變為有用決策信息的工具。
7.ERP系統的維護和客戶化開發成本無法控制。由于決策層無法直接獲取決策所需要的信息資源,造成ERP供應商和企業信息部門增加了大量的客戶化開發工作。同時由于決策需求的不斷變化,也使得開發維護工作量不斷增大。企業信息成本不斷提高。呈不可控狀態,嚴重影響企業對信息化的信心。
8.商務過程中ERP對決策支持的不足。首先,ERP是面向事務處理的,由于不同層次的管理人員對數據的要求是不同的,因而處理決策相關問題時,ERP系統要面向不同的用戶提供不同的數據,這常常要在日常事務級別上進行。耗費大量的系統資源并且性能低下。其次,這些決策支持功能大多在各個模塊當中,不能成為一個統一的整體。對于需要集成數據的決策應用來說,必須由企業編程人員編寫專門的程序消除這些信息孤立情況以使這些數據集成起來。可是,數據集成是一項十分煩瑣的工作,都交給應用程序完成勢必會大大增加編程人員的負擔,而且會導致極低的處理效率,也不利于系統的維護。此外,由于ERP系統處理的大多是細節數據,它能提供的統計數據量和決策功能都十分有限,提供的查詢比較簡單,因此很難滿足企業日益增長的決策需要。
二、優化ERP系統的必要性
以上討論了傳統ERP系統管理決策支持方面的局限性,可見,優化ERP系統迫在眉睫。其一,各ERP廠商迫切需要擴展ERP的商業智能功能。傳統ERP市場已趨飽和。經過10多年的擴展,傳統ERP系統的需求已經漸漸趨緩,各ERP廠商都需要開發新的產品以彌補傳統ERP系統的績效下降,需要延伸ERP系統的功能。其二,企業對ERP系統的要求改變。企業提升價值的辦法從改善企業內部流程以提高效率變成滿足客戶需求以超越競爭對手,對企業發展的戰略性信息的需求增強,進一步推動ERP軟件功能的大幅度拓展。
隨著ERP的應用,企業從過去的信息難以集成、信息匱乏的時代,進入到信息爆炸以及決策支持需求日益迫切的時代。首先由于ERP系統每天產生大量的作業信息記錄,使得數據量快速膨脹,進而影響數據庫訪問效率及ERP系統運行效率,因此必須思考如何再提高系統效率。其次,由于ERP的導人。大量過去零散的難以集成、保存和匯總的信息都能在ERP系統中加以保留,管理者希望從這些大量累積的完整的營運信息中,進行分析和探索,以滿足決策支持需要。
在改善效率方面,一般情況下,ERP系統只保留日常運行所需的最近2~3年的信息,以提升整體系統運行的效率。然而當進行趨勢分析或策略分析時,又要求以大量的歷史數據為基礎,供分析、判斷和歸納所用。此時的企業需要一個既能完整保留大量歷史記錄,又能提供快速查詢分析功能的數據環境。因此,從ERP中移出過期的數據是不可放棄的。但同時決策分析所需的大量數據庫運算、訪問操作,如果直接針對ERP使用的數據庫操作。又會直接影響到ERP的維護運行效率,甚至干擾運行。
鑒于ERP與決策分析在信息處理上的需求沖突,客觀上要求中小企業應用優化后的ERP系統。
三、優化ERP系統的關鍵點
目前,幾種廣泛的趨勢影響著社會生活的方方面面。這些趨勢包括:全球化、快速的感知與反應型經營模式、超大能量與共同改組、虛擬機構的崛起以及加速進行的產品革新。ERP在其中充當著平臺的角色,中小企業能從中探求到未來商業價值的源泉,但要想真正使這些業務能力成為可能,ERP還必須自身獲得新的功能。
(一)ERP全球化
在中小企業信息化建設中,最為明顯的發展趨勢便是:企業全球化、市場全球化以及競爭全球化。隨著電子商務的不斷發展,政策屏障已經在過去幾年內相繼消失,企業電子商務已經在中小企業存在了相當長的一段時間,經營的范圍已逐漸擴大到全球。因此,隨著中小企業信息化建沒的不斷加強。勢必要求優化ERP系統功能,為全球化的企業提供服務。
ERP已經支持了企業信息化明顯的、相對容易做到的功能,比如允許交易和電報使用多種貨幣單位、按國別申報經營成果。但是。其他功能,比如適用于當地政策結構或當地文化期望值,就會在ERP系統中設計得很復雜,而且利用編程來實現的難度較大。因此。使ERP全球化首先應該從ERP流程標準化著手,把相關地區的生產力、生產與運輸成本、關稅以及需求等全球數據結合在一起。
隨著市場全球化,中小企業公司間也傾向于進行合并,以更好地應對市場中生產能力過剩的情況。另外,信息環境與流程環境的相似性也會引起業務上的結合。合并與收購的不斷增長帶來了另一種需求——把原來相互分隔的ERP整合在一起。因此,在優化ERP系統的時候,必須考慮到企業在原有ERP系統中傾注的精力,使企業在原有ERP系統環境下,稍作升級便可滿足目前經濟情況下中小企業信息化建設的需要。
(二)ERP快速化
在競爭激烈的經營環境中,中小企業為了維持生存、發展,必須迅速了解到單個客戶在某一特定時間想要得到什么,并通過ERP軟件來做出反應。因此,要求ERP軟件具有快速感知與快速反應能力。優化后的ERP必須在技術方面滿足中小企業信息化建設的需要。提高企業回應客戶的速度和靈活性。
(三)ERP重組化
經濟全球化促進了企業間的合并,但是,由于企業及管理機構要求降低管理的成本,因此會促使各企業在本行業內進行重新組合。重組之后的公司也應該能夠在優化后的ERP軟件的幫助下,進行ERP重組,使得ERP軟件可以適應目前企業重組后的要求。
(四)ERP虛擬化
由于虛擬組織是企業為了實現共贏而進行的聯合協作。關系范圍非常廣泛。優化后的ERP軟件為了涵蓋這樣的范圍,技術上需要支持不同級別的數據與流程的聯合,從簡單的組織機構間的市場交易,到完全聯合與共享,各種級別的聯合必須要適合構成虛擬組織的兩家(或多家)機構之間的關系種類。要使ERP軟件虛擬化。方法之一是擴大價值鏈,把多個數據系統中的信息整合在一起。
四、優化ERP系統的解決方案
數據本身并不像數據處理后的信息那樣有價值,只有將數據處理成信息才能使用戶能夠更好地理解市場。進而獲取競爭的優勢。那么如何將傳統ERP系統中積累的大量數據轉換成可靠的、商用的信息以便于決策支持呢?以數據倉庫為代表的商業智能技術是最好的解決方案。商業智能系統的數據可以從ERP系統、異構的外部數據源、脫機的歷史業務數據中提取、清理和轉換,并按決策主題所需進行重新組織,從而構建一個作為決策支持系統和聯機分析應用數據源的結構化數據環境,幫助用戶發現ERP系統積累的數據的潛在價值。
在優化后的ERP系統環境中,ERP系統為集成數據來源,通過ETL過程建立必要的數據倉庫和數據集市。ERP系統、OLAP和DM組成集成環境的工具層。技術上,ERP系統的重點在于快速、準確、安全、可靠地將數據收集到數據庫中,數據倉庫用于信息的存儲和組織。OLAP側重于信息的決策分析,而DM則側重于重要的、隱藏的知識發現,它們相輔相成,互相促進。集成的系統具有以下特點:
1.ERP系統收集、處理、存儲大量的基礎數據,構成集成系統的數據來源。
2.數據倉庫對ERP系統數據進行統一綜合。形成全局的數據視圖,構成商業智能系統的信息基礎。
3.OLAP利用數據倉庫中的信息。構建多維數據視圖,采用多維分析方法進行數據分析。
4.DM能有效地從大量數據中挖掘出決策所需的知識,做出預測性分析。優化后的ERP系統的價值可以體現在以下3個方面:
決策支持方面的價值。數據倉庫系統可以提供集成的、簡潔的和一致性的數據。不但可以增加報表和信息查詢效率及其可靠性,最主要是可以協助如趨勢分析,跨年度比較、周期性分析等比較查詢。而且在進行信息處理、分析處理、變異分析及數據挖掘等決策支持工作時,都可以通過數據倉庫取得基于ERP系統的累積的實際數據的分析結果,更可以幫助管理者進行分析和提供可行方案的評估參考。
重組應用系統方面的價值。由于將OLTP系統和商業智能系統的OLAP分開,可以適度地清除OLTP處理系統的歷史數據,如此可以改進企業的系統結構,也可以讓兩方面的工作負荷互不干擾。更可以通過OLAP功能,提供與ERP截然不同的數據取用方式和處理方式。滿足不同的數據需求。新的系統甚至可以在必要時連上ERP或數據庫提供及時信息。
企業再造方面的價值。商業智能系統事實上主要為企業管理者提供戰略決策信息,而不是細節的戰術信息。避免了商業智能所帶來的信息過載問題。為決策者提供關聯、聚合等分析為企業的發展提供良好的信息支持,也便于管理者利用企業再造(BPR)改進企業體制,增強企業的競爭力。
目前,各種各樣的應用已經離不開信息化軟件的支持,ERP系統也已經成為輔助企業管理的重要工具。信息化管理的建設對企業發展將起著越來越重要的作用。可以這樣認為,成功的信息化管理軟件在很大程度上決定了中小企業是否能夠不斷推進信息化管理。因此,不斷優化ERP系統,使中小企業信息化管理最大限度地發揮作用,是ERP研究者重要的工作任務。
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本文標題:促進中小企業信息化建設優化ERP系統