隨著企業的壯大，企業不僅會關注已經發生的現金流，同時也需要控制未來可能發生的現金流。全面預算管理信息化系統，也就應運而生了。在這篇文章中，筆者就結合自己的項目經驗，談談現在企業在這個全面預算管理軟件選型中存在的一些誤區。
一、放棄套裝軟件，選擇自定義開發
在實際工作中，筆者發現企業對套裝軟件存在一些誤區。如筆者去年接觸過一家企業。他們在全面預算管理軟件這個項目中，采取了|“咨詢+開發”的策略。即叫一家咨詢公司，現對企業的需求與流程進行咨詢與整理，然后再根據咨詢的結果來開發應用軟件。但是結果并不是很理想。主要是因為自定義開發的全面預算管理系統存在很大的風險。
一是企業現有管理水平的風險。做一個形象的比喻。套裝全面預算管理軟件，就好像品牌西裝。企業如果想要穿這套系統，可能需要吃“苦頭”，先塑造自己的體型，做到標準。只有如此，穿起來才會比較像樣。但是，如果是自定義開發的軟件，就好像是給人量身定制的西裝。雖然穿起來比較貼身，但是很有可能因為企業本身的業務不夠標準，而變成一個“四不像”。對于這個風險企業沒有充分的認識到，為此導致了很多自定義開發項目無疾而終。
二是咨詢人員的水平層次不齊。咨詢加開發的方案，看起來很好，但是其實不然。簡單的說，這種項目實施方式，對于咨詢人員的水平非常的依賴。如果咨詢人員的水平比較差，或者實際的管理經驗不足，那么很可能項目會以失敗而告終。采用套裝軟件，系統已經蘊含了一些管理專家的管理模型。實施人員的做法是調整企業現有的管理方式，讓這個管理模型在企業中落地生根。而現在咨詢式開發則是完全相反。其管理的思路完全捏在咨詢顧問的手中。如果咨詢人員稍微出現一點偏差，企業就可能走很多的冤枉路。這個咨詢顧問水平與責任心的風險，企業也沒有充分的認識到。
三是軟件漏洞的風險。一個成熟的套裝管理軟件，其開發與應用需要經過很多企業用戶的認證。而且即使經過多家企業用戶的認證，在全面預算管理軟件中，也難免存在著一些漏洞。如果現在叫一家軟件公司開發，其針對的只是單家企業，這個漏洞就會更多、更大。而全面預算管理軟件要在企業中得到應有的收益，很大一部分內容在與一個完善的邏輯。如果邏輯不夠完善，那么就會存在比較大的風險。
四是軟件系統升級的風險。企業在不斷的發展，其業務需求也在不斷的擴大。如果是套裝的軟件，會對軟件版本進行不斷的升級。在升級過程中，會將企業的一些典型需求在軟件版本升級的過程中體現出來。而自定義開發的應用軟件，往往不存在軟件升級的服務。如果后續企業需要一些需求，即使是很標準的需求，也需要通過二次開發來實現。這對于用戶來說，無疑是致命的。這種風險，企業也應該引起足夠的重視。
綜上所述，企業放棄套裝軟件，而選擇自定義開發的模式來推動全面預算管理系統，這種項目方式存在著比較大的項目風險。在實際工作中，應該盡量避免。
二、ERP系統的預算模塊，并不能夠代替全面預算管理
有些企業，上了ERP系統的預算模塊。但是發現使用起來并不是很順利。這很大一部分原因在于他們沒有認識到ERP預算模塊的實質。現在市面上的財務預算系統從本質上來說，可以分為好幾種。如以財務為中心的預算管理軟件，就好比ERP系統中才財務模塊，其核心是為財務管理服務的。簡單的說，其只涵蓋了全面預算管理中的一塊內容。為此企業在使用的過程中就會有束手束腳的感覺。筆者認為，一個完善地全面預算管理解決方案，應該體現一個中心，四個基本點。即以管理為中心，財務、流程、協同、數據分析四個基本面。
全面預算管理系統最終是為了管理。或者說，是出自管理的需要。簡單的說，就是企業管理層會根據企業的實際情況（如歷史的費用花費情況、企業后續的發展、項目的開發等等），來做相關的費用計劃。后續各個部門消費時，要嚴格根據這個計劃來開展。通過這種手段，來改善企業的現金流。可見，全面預算的管理思路，其并不是單獨的為財務服務的。其主要體現的還是管理層的思想。為此，ERP系統中的預算財務模塊，其隸屬于財務管理這個大模塊中。所以無法全面的實現企業預算管理的需要。
流程的管理也是預算管理中一個非常重要的環節。舉一個簡單的例子。費用預算做好了，那么部門后續花費支出的審批，就可以簡化許多了。在流程管理上，甚至可以實現自動化管理。如管理者可以預先定義每個月的費用計劃。如果部門的實際費用支出，在費用計劃的50%之內，那么只需要部門主管審批即可。如果超過了50%，就需要部門經理審批。畢竟這個費用的支出，最終是跟部門領導的考核相關的。通過流程管理，就可以簡化后續的審核的流程，提高工作效率。在ERP系統中，工作流管理往往是作為一個獨立的模塊，甚至是一個獨立的系統。沒有跟財務管理中的預算模塊進行緊密的聯系。這也是一個預算模塊無法代替全面預算管理系統的一個重要原因。
在全面預算管理系統中，還涉及到數據分析的功能。如需要分析以前五年的費用支出情況，來為制定新的一年的費用計劃提供數據的支持。如還需要系統能夠提供儀表板等功能，來實時的反應費用支出與預算之間的對比狀況。如需要系統能夠分析費用在各個項目中的比率關系，幫助決策者來分析費用計劃的合理性等等。這些功能都需要有數據分析工具的支持。而現在的ERP系統，其本身自帶的數據分析功能是很薄弱的，有些系統甚至沒有帶數據分析的工具。為此如果只用ERP系統中的財務預算模塊，其就只是一個簡單的記帳工具，而無法對預算模塊中的數據進行對比分析。
協同也是全面預算管理系統中一個非常重要的環節。如費用的審批、單據的傳遞等等，都需要通過協同來完成。而ERP系統本身是一個業務管理系統，缺乏用戶之間的協同操作。有些系統是通過電子簽核等模塊來實現一定的協同功能。這也是可行的。但是也存在一定的局限性。簡單的說，這個電子簽核功能只是協同辦公的一個小小的方面。
綜上所述，ERP中的預算模塊是以財務管理為中心的。從本質上來說，只是實現了全面預算管理中“一個中心、四個基本面”中的一個基本面而已。為此筆者可以負責任的說，現在 ERP系統中的預算管理模塊還無法替代全面預算管理。如果企業真的需要在全面預算管理上提升一個層次，最好選擇一款獨立的全面預算管理系統。然后在項目的實施中，實現與ERP系統的整合。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
相關文章
