隨著信息化工具的日益普及，很多機構在日常運營中都積累了數量龐大的電子數據，特別是一些單位或者部門、個人從事各類管理和生產等活動的信息記錄等核心數據，這些數據具有極大的政策參考、法律依據等價值，需要得到高效的管理。而以先進的計算機技術、通訊技術、網絡技術為基礎的OA辦公系統日漸成為數據管理的最佳工具。
由于OA辦公系統涉及的使用范圍廣、崗位角色多、功能多、權限復雜等，那么對安全的要求就相應比其他管理軟件高，特別是存在異地辦公的情況需要將系統部署在Internet上，那么系統的安全性尤其是數據的安全就非常重要了。
國內領先的OA辦公系統廠商——萬戶也強調，電子數據不是具體實物，而是抽象的數據，一旦出現了計算機軟硬件故障、自然災害、人為破壞等情況，數據極易發生丟失不可恢復的損壞；有的時候，如果被黑客入侵也會造成信息外泄、毀壞，造成不可估量的損失。綜上考慮，在OA辦公系統應用日益擴大的背景下，如何很好進行數據安全防范成為了一個重要問題。
而這個問題也早已成為萬戶在產品研發中需要重點攻克的難題。對于關鍵的應用數據，萬戶專家建議至少保證各種必要的熱備份機制;對于所有數據，提供光盤備份和恢復機制;對于系統數據，應對重要數據服務器進行一次完全的系統的災難備份;對于成果數據，進行一次完全備份，在完全備份的基礎上進行差量備份;對于非成果數據，進行一次完全備份，在完全備份的基礎上進行增量備份，建議每進行一次修改后就進行增量備份。同時，OA系統自身含有數據備份機制，服務啟動后會有一個線程在OA系統后臺運行，根據用戶設置的策略定時自動執行備份計劃。在實際應用中，萬戶OA還會采用以下手段來保障用戶的數據安全：
1、數據庫安全
由于系統中采用的關系型數據庫，其自身帶有安全級別設置。通過對數據庫賬戶和訪問權限范圍設置實現安全訪問策略。
2、數據加密
數據存儲安全除了采用關系型數據庫管理系統本身提供的數據庫加密存儲、權限控制等安全機制之外，根據數據的安全分級，一般數據可以直接采用明文存儲或者明文加上驗證碼存儲，對于重要數據和關鍵數據則除了附加驗證碼之外，還需要先加密后存儲以防止數據被非法竊取或篡改。
3、數據庫雙機熱備
如果用戶在一期方案中由于硬件設備問題數據庫采用單機模式，萬戶會建議盡快在二期中對底層數據庫規劃為雙機熱備模式，當前服務器出現故障，熱備系統會自動激活備用服務器，并將系統服務轉移到備用服務器之上，確保數據服務的7X24小時正常運行。
在一個典型的配置中，高可用集群的硬件由兩臺服務器和一臺共享存儲組成。在系統運行過程中，作為雙機系統的兩臺服務器之間通過不斷使用心跳機制相互監測，當發現其中一個節點由于某種原因發生故障時，另一個節點將接替故障節點的工作，從而保障了整個系統的高可用性。同時，該配置采用雙控制器共享存儲，避免共享存儲控制器單點故障。每臺服務器配置兩片 SAS HBA 卡以避免 HBA 卡的單點故障。
4、數據備份
如果用戶在一期沒有專業備份管理軟件和設備的情況下，萬戶會針對應用程序、數據庫、附件等關鍵數據建立簡易備份機制：應用程序備份：加強應用程序的版本管理，手工備份應用程序。由于J2EE的跨平臺特點，應用程序的備份和恢復非常簡單，就是簡單的拷貝操作；數據庫文件備份：通過關系型數據庫提供的“維護計劃”功能來實現數據庫文件的定期備份，備份頻率建議設定為每天1次，安排在工作空閑時間段自動執行；附件數據備份：通過文件備份工具對系統附件進行定期備份。
如今，OA辦公系統作為企業解除基礎管理危機的“天使”，越來越受到管理層的重視。但如果產品的安全問題沒有得到有效解決，那OA辦公系統也將成為雙刃劍，為企業經營帶來風險。作為行業的領頭羊，萬戶正用實際行動為OA辦公系統數據管理加上牢靠的安全鎖，讓用戶徹底拋開顧慮，充分體驗OA辦公系統帶來的信息化價值。
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