在企業中，采購是一個重要的工作。事實上，采購人員也是ERP軟件中的MRP一個重要的服務對象。因為我們的企業不可能自己生產所有的原始材料，我們總是要外購生產資源才能進行生產或銷售。而采購，重要的核心任務，就是用最好的價格、在最合適的時間，從最合適的人那里，買來最合適的商品（原材料）。
說起來簡單，做起來難。ERP如何更加有效的支撐采購人員的日常工作，更加高效的進行采購工作，是一個重要的課題。拓步ERP系統在提供了采購模塊（Purchasing Box）之外，又在此基礎上，創新性的研發了“供應商在線”模塊（Vendor Group，簡稱VG模塊）。VG模塊以拓步ERP系統的采購模塊為基礎，結合互聯網工具（如網站、Flash、PDF、Email等）和技術，把采購面對的整個供應鏈環節進行“內外一體式”的管理和監控。從詢價、議價、下單，到發貨、付款、發票等各個環節進行全方位的、互聯網式的管理，為企業的供應鏈管理提供強有力的武器。
VG是拓步ERP系統軟件的創新之作，不但簡單方便，而且非常實用。目前有內部和外部客戶應用該系統多年，成熟度很高，極大的改善了采購工作的效率。如今我們將在v3.2中向大家開放此模塊，并在此做一個簡單介紹。
什么是供應商在線模塊
供應商在線模塊（可簡稱VG），是拓步免費ERP軟件中對供應商在線管理的模塊，由供應商使用，包含詢價、采購咨詢消息管理，針對已有采購單進行批量發貨，以及供應商不合格報告單查詢與退貨單查詢等功能。這樣供應商可以通過VG在線系統連接到我們公司的服務器，讀取我們在拓步ERP系統系統中發出的詢價信息，采購咨詢信息，以及不合格報告單與退貨單的數據，同時供應商也可以通過操作VG來通知貨物的“在運量”。
供應商在線有什么功能
供應商在線模塊，可以在您的拓步ERP系統服務器上開放一個網站門戶（類似一個Portal），讓你的供應商可以遠程登錄。當然，這個用戶，并不是我們ERP內部的用戶，而是特殊管理的一批單獨的VG用戶，創建后提供給供應商，讓他們使用。供應商登錄您的拓步ERP系統系統的VG后，就可以做一系列事情。包括：
登錄、登出；
在線報價。也就是接到您的詢價單的email后，供應商直接在email中點擊一個鏈接，進到VG，會看到一個報價單頁面，他在網頁上進行報價，提交即可；
議價。當報價結束后，您在拓步ERP系統 ERP內部會立刻看到供應商的報價結果。如果不滿意，可以繼續商議，填寫意見，然后繼續發送回去。而供應商也同樣可以繼續在線進行談價、議價、修改價格、數量、條款等等工作。
生成訂單。一旦價格得到確認，您在拓步ERP系統內部就可以直接點擊按鈕，正式生成采購訂單，并將訂單發送給供應商進行簽字確認。
供應商確認。如何讓供應上簽字確認呢？系統自動發送郵件，供應商點擊鏈接，在網頁上輸入姓名、點擊按鈕，即可完成確認。為什么確認？看看ISO9000的采購流程要求就知道了。
在線發貨。供應商如果完成了物料的生產，準備發貨，可以點擊鏈接，進入您公司的拓步ERP系統的VG系統，然后輸入發貨數量、發貨方式、日期等信息，提交，系統會自動進行記錄。此時，您將在拓步ERP系統內部獲得信息，得知零件的狀態（此時這些零件的狀態會變成“在途”），以便在MRP中正確和監控這些零件的狀態。
歷史查詢。供應商可以登錄VG系統，在線查看所有歷史訂單、發貨情況、價格、數量、不合格和檢驗情況、退貨情況，等等等等。
好了，以上就簡單的說明了VG可以干什么。沒有很復雜，沒有很神秘。它一點都不花哨，也不吹噓概念，不忽悠用戶，僅僅是非常非常非常實用的功能，讓你的采購工作更加簡單、方便的實用功能。
管理VG用戶
要用VG，首先在拓步ERP系統中創建VG用戶。可以在地址中選擇一些想應用VG的供應商，給他們創建一些用戶。簡單起見，可以每個供應商創建一個用戶就行了。創建時，設置好用戶名、密碼等信息。同時，要填寫好該用戶的電子郵件。電子郵件比較重要，很多信息都要靠電子郵件進行交流。什么？對方沒有電子郵箱？暈……那怕是不好辦了。
VG用戶登錄
把用戶賬號信息告知對方后，他就可以遠程實用咱們家的VG系統了。注意：這個VG是給供應商用的，但是確實咱們家的，不是他們家的。他們家不需要運行拓步ERP系統系統，他們只需要有一臺能上網的電腦就行了。什么？他們家沒有寬帶不能上網？那……..費勁了。什么？他們家沒電腦？…….那就別折騰了，建議不要繼續看下面內容了。
對方在瀏覽器中輸入咱們家拓步ERP系統服務器的合適網址后，即可打開VG登錄界面。
選擇我們公司的服務器地址，輸入在拓步ERP系統系統中我們為該供應商創建的VG用戶賬號，點擊“Login”按鈕即可成功登錄至VG系統。
注意：
目前還僅是英文界面。中文漢化要等后續版本進行，別著急。
對于供應商一側用戶來說，VG在瀏覽器中運行，用flash技術，需要安裝flash插件。相信這對于大家都不是問題。
登錄進去以后，可以看到VG的主要界面，類似如下。
在ERP中建立詢價單
對于我們來說，也許，第一步是詢價，也就是拓步ERP系統中的RFQ（Request for Quote）。創建RFQ后，在系統中，您可以看到，在界面右側有一個“建立消息”的按鈕。點擊它，就可以進入VG詢價流程，把詢價單自動發送給一個VG的用戶手上（通過郵箱）。
在接下來的流程中，您可以對詢價的每一個貨品進行注釋、價格（如果想寫的話）、數量、條款，以及特別要說明、備注等信息，列上去。然后，選擇一個VG用戶進行發送（因為一個供應商可能有很多人和你聯絡，他們可能在不同的分公司、部門，負責不同的產品銷售）。
在發送的時候，拓步ERP系統首先會把詢價單進行打印（實際上是生成PDF文件），然后把PDF文件通過電子郵箱，通過附件的形式，發送到供應商的用戶手上。
供應商進行報價
發送后，供應商會看到什么呢？讓我們進入供應商的郵箱看看吧！
咦？一封郵件哦。客戶送生意來啦！馬上打開看看：
果然，一封熱氣騰騰、帶著客戶體香的詢價郵件出現了。郵件很簡單，具體內容在一個PDF的附件中，可以打開看明細。什么？它打不開PDF文件？安裝一個Adobe Reader就行了，免費的，應當不難吧。PDF已經是比較國際通用的商務文件傳送格式了。
另外，點擊郵件中的一個連接“Click Here”，就進入了咱們家的VG，他可以看到這個訂單的在線網頁了。
這時供應商即可在線編輯填寫各詢價單項的價格信息以及備注等，上圖中的有顏色部分。供應商填寫信息如下圖所示，完善后點擊“Submit” 按鈕，將報價提交。
議價
供應商提交后，我們在系統中會看到其報價信息。
我們可以在這里決定，是接受報價，還是拒絕。如果拒絕，填寫信息，會繼續發送郵件，要求重新報價。如果接受，則可以直接點擊按鈕，生成訂單。
議價過程可能是一個長期、反復的過程。通過email、網頁和拓步ERP系統 ERP，可以方便的在企業和供應商之間搭建一個議價平臺。簡單、方便，所有信息都可以在ERP中記錄，方便信息管理、查詢、追蹤。
供應商發貨
當我們給供應商下了很多訂單后，我們是不是就只能在家死等貨物送到大門口呢？發貨了沒有？哪天發的？我們看到采購部門的人一般都那個手機不停的吼，他們就是在吼這些事情呢！如果我們要求供應商必須在線進行發貨和信息更新，那不是節省了我們很多事情嗎？而且我們也可以知道貨物是還在生產，還是已經發貨在途。
供應商登錄我們的VG后，可以看到所有下達的、正在執行中的訂單。如果要發貨，他可以勾選訂單、繼續勾選訂單項，然后輸入數量、發貨時間、發貨途徑等信息，進行發貨。這個目的是：讓他們主動通知我們，是否發貨，發了什么貨，發了多少，什么時間發的，什么方式，多少天到，裝箱單情況，發票情況，等等。另外，供應商也可以通過點擊形式發貨單中的“Box”標簽頁添加集裝箱的尺寸等詳細信息。點擊“Update”按鈕，更新集裝箱尺寸信息；點擊“Delete”按鈕，刪除該集裝箱；點擊“Add”按鈕，添加新集裝箱。
一旦物品發出，在我們的拓步ERP系統中，這些訂單的零件就會立刻反映出“現在有多少零件在途”。
為什么要讓供應商做這些操作呢？道理很簡單：因為我們想省事。別忘了同志們，我們是客戶！我們可以要求供應商“為我們工作”，而不是“我們為他工作”。讓他們主動的錄入和維護信息，豈不是比我們自己錄入更好？例如詢價單，如果不用VG，你在拓步ERP系統中創建詢價單，是不是要打印出來傳真給供應商？供應商拿一直鋼筆填寫好了信息，傳真回來，你是不是要打開拓步ERP系統，一條一條的把報價價格錄進去？你是想自己做這個工作呢，還是想通過VG，讓供應商替你做這個工作呢？相信咱們都不傻，會作出英明的選擇。
接下來，當貨物到了我們公司門口，之間入庫后，我們就可以在系統中確認收貨，整個采購過程就結束了。如果順利，所有零件都合格，你甚至不需要做什么收貨的錄入工作，點幾下鼠標，貨就都進去了。方便吧？
供應商單據查詢
VG系統提供只針對該供應商的不合格報告單報表與退貨單報表，這樣供應商可以根據跟進單據，提高供貨質量。例如，這個供應商的不合格報告單、退貨單，等等。
好了，整個VG的大體功能就是這些了。沒有什么驚天地、泣鬼神的new feature，沒有什么眼花繚亂、目不暇接的精彩界面。但是，我敢說，所有類型的企業，不論大小、無論什么行業，只要你有采購業務，你就會愛上它，我們壓箱底兒的好東西之一：“供應商在線”——VG模塊。
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