從20世紀90年代末至今，隨著計算機和網絡技術的飛速發展，我們迎來了一個知識和信息的時代，傳統的縱向經濟運營模式越來越向著橫向發展，經濟全球化的浪潮席卷全世界的每一個角落。在這樣一個大背景下，當人們對ERP、PMS項目管理系統已不再陌生時，更多的企業也擁有了自己ERP和PMS系統。作為以財務為核心發展起來的ERP系統對于項目管理來說實現了成本的管理。然而工程項目的管理，是一個復雜、艱巨的系統工程，涉及進度，質量、投資，合同、人員，風險、圖紙、報告，文檔、照片等多方面的信息，同時參與部門或單位眾多如設計單位、施工單位、監理單位、財務部門、營銷部門，采購部門等，所以對整個項目管理來說做到項目成本管理是遠遠不夠的。那么如何將兩系統進行有機結合，以減少項目管理人員的重復勞動，使兩系統相互協作相互控制，并發揮出更大的作用呢？我們將從以下幾個方面進行論述。
項目的預算管理以及立項審批流程是由項目管理系統來實現的，但與財務有關的項目實際支出、支付、“轉資”都是由ERP系統來實現的，所以單純的項目管理系統是無法做到真正意義上的項目成本控制。同時與項目相關的部門或干系人之間產了信息壁壘，無法做到相互協作和制約，重復性的勞動為項目管理雪上加霜，因此兩系統必須進行有機結合。否則項目管理系統就變成了信息孤島，項目成本控制失去了自身價值，項目進度變得緩慢，工程質量也難以保證。圖1是對PMS與ERP系統之間需要進行的業務數據交互情況的描述。
如圖1所示可以看出在項目前期通過預算對項目立項進行控制，然后數據由PMS系統進入ERP系統，其中包括項目信息導入(標注1)、采購申請(標注2)。在項目實施階段采購來的物資不斷的發送到項目上，項目產生了支出，同時對于項目中發生的費用我們還要對其進行“暫估入賬”(標注3)，這部分數據仍然是由PMS系統進入ERP系統。在項目后期“決算轉固”階段PMS系統需要從ERP系統中提取支出項目(標注4)以及工程完工后形成的能力(標注5)，之后我們通過支出項中的成本費用對預算進行調整。最后根據項目審計結果對ERP系統中的資產原值進行調帳。這樣，項目數據就形成了一個閉環，中間不需要太多人為干預，由系統接口自動完成，從而保證了數據的實時性和準確性，同時加強了部門或項目干系人之間控制，約束以及相互協調的效果。然而對于整個項目管理來說，我們還需要對項目實施過程進行監控，那么把兩系統產生的數據進行抓取，形成統一完整的數據報表也是必需的。所以PMS系統與ERP系統間進行有機結合，我們要從三方面入手。
圖1 PMS與ERP系統業務數據交互圖
1 將PMS系統數據導入ERP系統
在ERP系統中每個模塊都提供了數據接口，數據接口主要由數據接口表和接口程序組成，接口程序一般是由數據庫存儲過程和數據庫腳本文件組成，存儲過程存放在數據庫當中，而數據庫腳本文件一般存放在數據服務器的某個文件夾中，在ERP系統由系統管理員即可查到。那么我們如何實現從PMS系統到ERP系統的數據導入呢？圖2對實現方法進行了解釋。
圖2 PMS數據導入ERP接口方式
首先我們通過database link將PMS和ERP數據庫連接起來，然后我們就可以來實現兩系統間的接口了。第一步，同步兩系統之間基礎信息，基礎信息主要包括業務數據的分類以及與業務數據關聯的配置信息比如：項目專業分類、資產地點、項目經理編號、物資編號、供應商編號等，同步的方式是我們在PMS系統中用視圖的方式通過database link將ERP中的基礎信息進行提取，之后在PMS系統中就可以使用這些信息了。第二步通過PMS系統的接口程序將業務流程產生的數據寫入ERP接口表。第三步，通過PMS系統接口程序調用ERP系統接口程序，由ERP接口程序負責將ERP接口表的數據寫入ERP業務數據表。下面具體說明數據導入的幾項內容。
1.1 WBS及項目預算的導入
在項目管理系統中預算的控制是由“年度預算”到“專業預算”再到“項目預算”逐步細化逐步控制的過程，然后再由項目預算對項目的立項進行控制。然而項目支出是在ERP中發生的，每年上萬個項目依靠人工很難實現項目支出的控制，這也是不現實的。同時在ERP項目管理過程中的采購、付款、“轉資”等環節出現的40％以上的操作問題都來源于WBS項目任務分解，通過實現項目導入功能，將WBS結構及繁雜參數設置固化在程序當中，使用者只需通過少量信息錄入就能生成WBS結構及相應參數設置，然后將項目信息及預算導入ERP系統，從而實現項目預算對項目支出的控制作用。具體實現方法如下：
第一步，提取基礎信息，信息所涉及的數據庫表有FND_FLEX_VALUES(資產地點)、PA_PROJECT_TYPES_ALL(項目專業)、PER_PEOPLE_F(人員信息)，HR_ORGANIZATION_UNITS(組織機構)。
第二步，將WBS結構及繁雜參數設置進行固化，主要涉及QPA_DV_ASKS_DATA (項目任務)表中的CHARGEABLE_FLAG(是否可計費)、BILLABLE_FLAG(是否可資本化)、GROUPLEVEL_FLAG(是否共同成本)三個字段，我們可以按照相應的項目類型為這幾個字段提供默認值，屏蔽用戶的輸入。由系統自動完成，這樣保證了參數設置的正確性。
第三步，將項目及任務信息導入ERP接口表，接口表包括QPA_DV PROJECTS_MEMBER(項目成員)，QPA_DV_PROJECTS_DATA(項目主表)，QPA_DV_TASKS_DATA(項目任務)。
第四步，調用ERP接口程序，將ERP接口表里的數據寫入ERP業務數據表。ERP接口程序名為QPA_WBS_IMPORT(WBS導入存儲過程)，QPA_WBS_MODIFY(WBS修改存儲過程)。注：如果是共同成本任務，我們還要將該任務的TASK_ID插入PA_PROJECT_ASSET_ASSIGNMENTS表中，這樣才能將任務設置成共同成本。
1.2 采購申請導入
項目設計會審之后項目經理要提出采購申請，采購申請經過審批后導入ERP系統，采購物流部門在ERP系統中進行采購，最終將采購的物資發送到項目上作為項目的支出。實現方法：
第一步，提取基礎信息，信息所涉及的數據庫表有MTL_SYSTEM_ITEMS_B(物資編碼)。
第二步，將采購申請寫入PO_REQUISITIONS_INTERFACE_ALL(采購申請接口主表)，QPO_REQ_LINES_INTERFACE(采購申請接口子表)。
第三步，調用QPO_REQ_IMPORT_PKG存儲過程。
1.3 服務費用的暫估
在權責發生制的財務管理模式下，“暫估”是財務管理中每個會計期間必然發生的事情，作為固定資產投資項目管理的。服務費哲估”涉及多個部門或單位，“服務費暫估”金額大小涉及服務合同金額以及工程形象進度，合同的金額可以從采購物流系統或合同管理系統中提取，然而對工作形象進度最清楚的莫過于施工單位，那么施工單位定期通過“施工接口門戶”填寫工程形象進度，由監理單位通過“監理接口門戶”做確認，再由建設單位的項目經理確認，這樣出來的工程形象進度才具有說服力。兩部分數據出來之后，系統通過合同金額及工程形象進度計算出“暫估”金額，并且將“暫估”金額轉送給財務系統或“財務接口門戶”，由工程會計通過ERP接口將“暫估”信息導入ERP。導入作用的程序及表有AP_IMPORT_INVOICES_PKG(發票導入儲存過程)、AP_INVOICES_INTERFACE(發票接口主表)、AP_INVOICE_LINES_INTERFACE(發票接口子表)、PO_VENDORS(供應商表)。
2 PMS系統從ERP系統中提取數據
在ERP系統中除了提供數據由外部系統導入本系統接口程序和接口表之外，不提供由ERP向外部系統導出數據的接口程序，那么我們怎么來做以實現ERP數據到PMS系統的轉遞呢？我們采取的方法是通過database link在PMS系統中建立ERP系統中表的視圖，然后由PMS系統的接口程序將數據寫到PMS業務數據表中。圖3是對ERP數據到PMS系統的轉遞方式的描述。
圖3 PMS從ERP提取數據方式
2.1 工程決算數據的提取
在以往工程決算的相關費用金額都是由項目經理手工填寫，這樣數據準確性、實時性都不高，手工填寫的數據與ERP實際發生的數據往往不符，項目管理系統中的工程造價與ERP中實際的項目支出是相脫節的。造成這種情況有兩種原因：第一種，項目經理因疏忽將數據填錯；第二種，項目經理為了某項指標或考核人為填錯。那么我們要提高項目成本可控性，就必須在工程決算時對ERP中實際支出項進行直接提取，而不是由人工去填寫，以保證數據的準確性和實時性。項目支出提取涉及到的表有PA_EXPENDITURES_ALL(項目支出主表)，PA_EXPENDITURE_ITEMS_ALL(項目支出子表)、PA_EXPENDITU RE_COMMENTS(項目支出描述)，HR_ORGANIZATION_UNITS(組織機構)、AP_INVOICES_ALL(發票)，AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL(發票分配)。
2.2 審計決算后的調帳
項目審計決算之后，工程項目上所發生的成本費用不會再有變化了，這時我們依據審計結果對ERP中“暫估”的資產原值進行調整，需要將項目管理系統中的審計工程造價導入ERP系統中，然后對ERP系統中的資產原值進行充減。該部分工作ERP沒有提供接口程序，需要由人工進行充減，但我們仍然可以通過ERP資產數據的提取，在PMS系統中實現兩系統之數據對比，以達到控制的目的。涉及的表有PA_PROJECT_ASSETS_ALL(資產主表)，PA_PROJECT_ASSET_LINES_ALL(資產子表)。資產原值字段名稱為ORIGINALASSET_COST。
2.3 投入與產出的關聯
為了讓決策層以及項目經理更好地對固定資產投資以及項目管理進行調整與控制，必須保證所有項目數據的清晰可見，讓決策層真正看到資金的流向以及項目進展的情況，盡早的發現問題、解決問題。
項目成本管理的70％的基礎數據來源于ERP，ERP系統記錄了項目成本管理過程中每一項事務發生的人和物以及時間，如：支出(物資、費用)、支付(發票)，轉資(資產，地點)等基礎數據，它是項目成本和進度管理的最有力的依據。通過ERP接口定時或手動觸發的方式將ERP系統支出、支付、“轉固”數據提取到項目管理系統中，實現立項審批情況、預算執行進度、財務進度，“決算轉固”進度的全過程跟蹤與控制，形成完整的資金鏈條，以提高項目成本的可控性，同時避免由手工填寫數據統計方武所帶來的數據準確性差，實時性差等問題的發生。該部分的數據表請參照“工程決算數據的提取”，“審計決算后的調帳”所涉及到的數據表。
在項目初驗后，我們還需要將工程項目所形成的生產能力進行計算，我們可以通過從ERP系統中提取項目上所使用的工程物資，再通過工程物資的規格型號以及數量按照一定的算法進行計算．得出工程建設所產生的生產能力。并可以將項目所形成的資產提取到項目管理系統與項目進行關聯，實現投入與產生的關聯。該部分所涉及的數據表有PA_EXPENDITURES_ALL(項目支出主表)、PA_EXPENDITURE_ITEMS_ALL(項目支出子表)，PA_EXPENDITURE_COMMENTS(項目支出描述)。
3 從PMS和ERP系統中提取數據實現項目實時監控
項目的實時監控和預警機制包括項目實施監控預警和項目資金監控預警機制。項目的監控和預警機制與項目計劃是分不開的，它就像一把尺子丈量了項目整個生命周期，沒有計劃的項目是無目的的，工程進度和工程質量將難以保證。它主要表現為項目管理者對項目整體缺乏掌控能力和預測能力。干活只靠“三拍”行為，所謂“三拍”即是工程項目決策時，項目管理者拍腦袋來決定；二是在施工過程中，不斷拍胸脯保證完成任務；三是當工程干砸時，只能拍腿表示遺憾了。無獨有偶，只有計劃缺乏有效的監督和預警機制，也是不科學的，只有兩者緊密結合在一起才能做到項目管理的三控目標。
3.1 制定項目實施計劃，實現項目實施預警功能
圖4是項目實施預警功能的模型圖。
圖4 項目實施預警功能模型圖
首先是完成監控和預警前制定項目實施計劃。項目實施計劃需要有多個部門或單位參與，如：設計單位，監理單位，施工單位、財務部門、采購部門等，同時涉及許多環節如：設計委托、設計編制、設計會審、合同的簽訂、物資的申請及采購、物資出庫入庫、設備到貨、施工、初驗、終驗、決算轉固、審計等。項目經理根據這些環節確定時間點以及干系人，系統自動計算項目實施關鍵路徑，并制訂項目實施計劃，然后相關部門和單位對實施計劃進行會簽。
實施計劃制訂完畢后項目管理系統與ERP系統通過接口，對兩系統中的人、事、物、時等相關數據進行采集。在項目管理系統中我們可以采集到設計委托、設計編制、設計批復、采購申請、采購批復、合同的簽訂、設備到貨、工程開工、形象進度、項目初驗、項目終驗、項目決算以及資料歸檔等環節的相關信息。在ERP我們可以采集到采購訂單、采購接收、物資出入庫、工程物資和費用的支付、費用和資產的“暫估”以及“轉資”等環節的相關信息。通過對兩系統中采集到的各環節的人、事、物、時進行統計分析，并對照項目實施計劃，實現項目實時監控和預警機制，系統提示什么人需要在什么時間做什么事，從而在很大程度上減少項目實施中存在著的部門間信息溝通不及時，部門間相互推諉等情況，最后導致耽誤了工程進度，影響了工程質量。該部分所涉及到的ERP數據表請參考“PMS系統從ERP系統中提取數據”。
3.2 制定項目資金預算實現項目預算預警功能
與此同時，我們還要對項目預算實現預警機制，項目預算的制定是一個逐步細化的過程。首先根據經營目標制定出整個年度預算，并且將年度預算分解成專業預算，然后細化到項目預算，最后項目預算控制項目支出。項目預算制定完畢之后，在項目實施階段，項目管理系統將從ERP系統中實時讀取項目支出信息，與項目預算進行對照實現預算預警功能，通知項目經理項目預算或專業預算資金缺口和剩余情況，以便管理者進行及時的調整和控制。
整個項目管理工作是由許多單位或部門共同參與的，如：設計單位、施工單位、監理單位、財務部門、營銷部門、采購部門、審計部門。作為建設單位的項目經理來說，主要的責任是監督、控制、協調，而不是將上述單位或部門產生的數據重復性的錄入到本系統，相關單位和部門不單通過ERP系統，還要通過與各單位或部門的系統接口或項目管理系統的“外部系統操作門戶”將業務產生的數據傳送到項目管理系統，使項目管理系統真正成為項目管理平臺，這樣一方面減少了項目經理日常工作量，可將主要精力投入到項目管理工作中；另一方面也加強了單位或部門間的控制作用，使工程中出現的問題得到及時解決，保證了工程質量。
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本文標題：PMS與ERP系統的有機結合
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