0 引言
用IT技術和先進的管理思想改造企業,是當前提高企業競爭力的關鍵。ERP( entERPrise resource planning)是一種先進的管理理念和管理技術,它將企業資源進行整合管理,對企業流程進行重組,提高企業的管理水平,成為企業在信息時代生存和發展的基石。ERP的應用可以有效地促進現有企業管理的現代化、科學化,適應現代市場日益激烈的競爭。但是,ERP應用效果的好壞取決很多因素,包括軟件產品、實施、企業管理等,其中編碼系統設計是重要的因素之一。
編碼系統是ERP的基礎,從初期系統設計到軟件開發設計,從基礎數據的整理到項目的真正實施,直至后期的維護,都離不開編碼,編碼的設計是否合理直接影響到企業ERP的應用效果。編碼系統如果煩瑣,唯一性不好,不直觀,在企業實施推廣會很難,那樣不但無助于企業的發展,而且還會成為企業發展的絆腳石。所以,編碼系統的設計是企業ERP系統中重要的組成部分。
1 編碼原則
a)一致性原則:企業內采用統一標準(盡量采用國家標準、行業標準),統一規范有利于保證信息準確性、完整性以及編碼的唯一性,有利于信息共享與交流;
b)實用性原則:盡量采用企業原有編碼和方便記憶的編碼,采用盡量短的編碼,這樣有利于編碼推廣使用,有利于ERP系統實施推進;
c)高效性原則:在盡可能少數據冗余的基礎上包含有盡可能多的信息,能方便的根據編碼進行分類查找、統計分析;
d)擴展性原則:在合理的編碼長度內為今后新的編碼加入留有余地,以適應企業發展變化的需要。
2 常見的編碼方法
在企業信息化領域中編碼起著橋梁與紐帶作用,跟企業的生產管理有關的信息都有編碼需要,編碼范圍一般包括產品、零部件、物料、部門、人員、供應商、客戶、文件等。編碼可分為無含義編碼和有含義編碼。常見的無含義編碼有順序碼、無序碼等;常見的有含義編碼有助憶碼、分類碼、特征組合碼、組合碼等,另外,對于要求比較高的編碼,還有加密碼和校驗碼,但是常用的編碼主要有:順序碼、分類碼、結構碼、復合碼等,實際使用中,常常是幾種方法兼取并用。一般有以下編碼方法:
a)順序碼指由阿拉伯數字或拉丁字母的先后順序來標識編碼對象的代碼,其代碼如附表所示:
附表 順序碼的代碼
順序碼的優點是代碼同編碼對象沒有邏輯關系,因此適應性強,能充分利用代碼空間,在給定編碼對象的情況下,碼長最短,利用率高,其缺點是無法體現編碼對象的特征,因而不易辨別和控制,一般用于機構、人員的編碼等。
b)分類碼。分類碼指按照選定的屬性(或特征)區分分類對象,將具有某種共同屬性(或特征)的分類對象集合在一起進行編碼,其代碼結構如圖1所示:
圖1 分類碼代碼結構
分類碼的優點是易辨認、易檢索、易控制;缺點是分類的邊界往往難以確定,代碼空間有浪費,利用率低。在作分類碼時,一定要注意按自然屬性分類,如分為標準件、自制件和外購買件等。由于分類碼的邊界往往難以確定,分類一般不宜過細。
c)結構碼。又稱特征碼,它是以編碼對象的從屬層次關系為排列順序組成的代碼,其代碼結構如圖2所示:
圖2 分類碼代碼結構
結構碼的優點是便于計劃,易檢索,易控制;缺點是利用率低,范圍受限制,覆蓋面小,缺乏柔性。在借用關系復雜的企業,結構碼所表示的從屬層次關系往往在一定程度上失去了意義,比較適用于從屬層次關系明確、借用關系簡單的企業。
d)組合碼。在實際的編碼體系中,很少直接采用以上某一種編碼方法,往往是以上幾種編碼的組合。
在企業實施ERP時,應針對企業的實際情況進行分析,制定符合企業需要的分類方法和編碼規則,而編碼的設計就是要能夠適應企業的需要,采用具有包容性的代碼生產策略,便捷的制定編碼規則和產生代碼。在建立編碼體系時,應在考慮上述編碼原則的前提下,還應充分考慮企業的現狀和未來的發展,主要要考慮以下問題:
1)編碼空間。在考慮編碼空間時,除要滿足企業信息化的現有要求外,還應考慮產品的擴展、企業擴張、企業的長遠規劃等;
2)應用環境。在進行信息編碼時,應充分考慮企業的現實應用環境,如網絡/數據庫支持、應用軟件功能、兼容性考慮、編碼生成與檢驗、人員教育與培訓等;
3)管理組織與制度。編碼是管理工作的基礎,它同管理組織與制度密切相關,應使編碼系統標準化,同時控制新編碼的生成與更改等。
編碼是企業信息化中一項很重要的基礎性工作,同時也是需要緊密結合企業需求的一項很具體的工作,編碼方案的設置需要根據企業的產品特點、現實狀況和今后的發展需要,遵循編碼理論和原則進行綜合平衡和取舍。
3 編碼的設計
要進行編碼,首先要收集和整理ERP系統需要編碼的信息條目,例如:組織、人員、文件、報表、設備、物料、產品、財務、客戶、外協廠商等;分析所有的編碼對象,找出其中的數量、屬性、常用分類、常用代碼、相關性,根據以上編碼原則,抽取其中必須的屬性進行統一規劃,力求實用,參照國家標準并通過編碼對象使用范圍,分別制訂上述編碼對象的編碼標準,制定統一規范的編碼手冊,成為企業的法制性文件。為了促進信息化管理工作,我國已經制訂了多種國家標準,如性別、民族、職稱、行業編碼等均可以按照國家標準進行制訂。在編碼設計過程中要充分考慮國家標準的規定,盡量使編碼工作符合標準化的要求。為了減少差錯,所有編碼的生成,均采用計算機輔助編碼方式,即由計算機在屏幕上用菜單方式顯示出一組提示,要求操作人員從中挑選一項,并將選定的項目輸入計算機。以此方法順次逐個碼位提問,即能編出對象的代碼。如果在某些場合必須由操作人員輸入代碼時,為了防止輸入錯誤,可考慮糾錯碼的設計問題。
編碼應該具有下列基本功能:
a)是ERP系統中產生代碼的唯一功能模塊;
b)適應企業內部的復雜情況,制定生成各種代碼的編碼規則的機制,生成企業需要的各種代碼;
c)提供方便的代碼自動生成手段,在生成過程中能提供一些約束和檢驗能力,盡量減少代碼生成過程中的人為失誤,維護代碼的完整性和一致性;
c)遵循并提供通用的國際、國家、行業標準中的編碼規則;
e)靈活的編碼、代碼查詢功能。
4 應用案例
上海某公司是破碎行業的大型企業,為了推進國際化進程,全面進行集團信息化建設,實現ERP,需要對企業的所有基本數據進行分類編碼。由于待管理的資源涉及到企業的各方面資源:人力、設備、客戶、產品零部件、協作廠、物料等,因此需要在各并行信息系統中編碼唯一,分類規范,所有編碼系統的規則設計尤為重要。現以其中的幾個編碼為例說明。
4.1 產品零部件編碼
產品零部件編碼是ERP系統編碼的重點和難點,應根據企業實際情況制定相應的編碼規則,由于在現有的大多數企業中,產品零部件的隸屬關系較強,且經常改進,故采用下列編碼設計:
4.2 物資編碼
企業中用的物料品種、規格較多,采用物資市場通用的大中小類分類方案,效率高,符合使用習慣,大類采用拼音編碼,如鋼材用GC,中類、小類用順序號,規格型號用順序號。
4.3 客戶編碼
由于企業的客戶很多,有必要對他們進行編碼。由于客戶所屬的行業、地區均有行業碼、地區碼的國家標準,所以應采用國家標準。
5 結束語
結合企業實際案例對ERP系統中編碼的設計進行了探討,解決了ERP系統中編碼基礎數據準確性與唯一性的問題,為了在各信息系統共享,采取目前流行的B/S結構,目前該系統已經在企業運行,并取得了很好的效果。
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本文標題:ERP編碼系統的研究與設計