1 前言
在ERP業界內有句行話:“二分技術，七分管理，十二分數據”，這就顯示了數據管理的重耍性，ERP系統運行的最終結果亦是產生企業管理所需的人、財、物、產、供、銷的數據。ERP項目實施70%的工作是基礎數據的收集、整理和應用。因此，在ERP項目實施過程中，重中之重就是數據的維護，而數據維護應該遵循的原則是“以數據為中心，實現數據標準化，完善數據最優化。”
2 數據管理的內容
ERP的數據基本上可分為兩大類— 靜態數據、動態數據。
2.1 靜態數據
靜態數據主要是指:①財務相關數據(成本中心、司定資產、財務科目代碼表);②生產相關數據(工作中心、工藝路線、生產版本);③物料主數據(原材料、各件輔料、半成品、成品);④客戶、供應商主數據;⑤代碼(企業代碼、公司代碼、工廠代碼);⑥設備、產品物料清單(BOM);⑦設備維修相關基礎數據;⑧質量檢驗標準數據等。在整個數據的生命周期中基本保持不變是它的最大的特征。
2.2 動態數據
動態數據是每筆業務發生時產生的事務處理信息，主耍是指:①出入庫、庫存轉移、盤點等日常物流動態數據;②應付帳、應收帳、固定資產和總帳會計分錄等日常財務動態數據;③期末結帳事務產生的動態數據。動態數據又可以分為期初數據和日常數據。數據管理 就是對這些數據的收集、整理、導入、日常維護、清理等。
3 在項目實施不同階段的數據管理
數據管理始終貫穿于ERP系統實施業務藍圖設計、系統測試、上線準各、系統上線、上線后繼續支持等各階段，不同階段的工作側重點不盡相同。
3.1 藍圖設計階段
在業務藍圖設計階段，數據管理的工作重點在于根據各業務部門的實際業務需求對物料編碼、物料清單(BOM),工作中心、工藝路線、會計結構設置等主數據編碼規則進行充分的論證，在確保各類編碼的科學性、唯一性和可擴充性前提下，充分體現本企業數據系統的特點。按照業務標準化和規范化的要求，制定出適合本企業的最佳數據方案。
不論是靜態數據還是動態數據，在ERP系統中都必須是唯一的。為了保證數據的唯一性，就要給這些數據編碼。所以，在業務藍圖設計階段，作為數據管理的最基礎的工作就是編碼規則的確定，它不僅僅是一個技術問題，涉及到不同的部門，是個跨部門的工作，需要考慮各部門管理現狀、業務特點、歷史數據等方面。
3.2 系統測試階段
在編碼規則確定后，各相關模塊根據數據的分類對每項數據設計一個收集表，明確有哪些數據需要準備后，按制定的編碼規則進行編碼，導入測試系統進行系統功能測試。同時完成數據維護規范和數據管理制度。通過建立數據規范和管理制度，可達到以下日的:①便于在數據進行更改和新增時能夠更快的在ERP系統中得到維護。②明確每一個數據的來源部門，更好的使各部門認識到自己所在部門相關數據的重要性，并加強各部門之間的業務協調。③為未來ERP系統的數據進行準確、快速的維護提供重要的保障。
3.3 上線準備階段
在上線準備階段，根據上一階段數據整理及系統測試的結果，依據編碼規則確定及完善靜態數據和編碼，從而完成整個靜態基礎數據的整理工作，按項目實施情況，一般在上線之前兩周，集中人力將靜態數據導入生產系統，為經財務確認的期初盤點數據導入系統做好準備。
3.4 ERP系統上線階段
在ERP系統上線階段，數據管理的重點工作是組織人員將期初數據導入到生產系統中，并核對系統內的期初數據，保證系統內的數據的正確性。在核對完系統數據后，各業務部門才能開始在生產系統中錄入實際業務數據。在上線后的前幾個月內，必須要經過系統對帳這一痛苦的過程，通過核對手工賬和實物，檢查系統數據是否與實際業務數據對應，并查出差異所在，進行數據調整。至此，在ERP項目上線過程中漫長的數據準備告一段落。
3.5 上線后繼支持階段
ERP作為一個“管理+IT”的項日，上線還僅僅是ERP應用的開始。相比前期數據準備漫長而痛苦階段，系統上線后按編碼規則進行數據處理更為重要。保持數據的準確性、時效性是一項長期的工作。在系統運行期間，還要堅持做到:①成立專門的編碼維護部門，根據編碼規則添加新的編碼。②上線后，需要對部分業務流程和操作規程調整，以適應系統內的數據傳遞。③管理員及時處理系統中的異常數據。④定期對數據備份，確保數據完整。⑤根據業務和管理的需要，增加新的數據項或者更改原數據定義等。
4 數據維護原則
數據維護應該遵循的原則是“以數據為中心，實現數據標準化，完善數據最優化。”
4.1 以數據為中心
實施ERP項目，根據實施范圍不同，需要整理各種大量的基礎管理數據。在原始數據的采集、加工、整理過程中，在保證數據結構的穩定、原始數據的正確和數據系統安全的前提下，以數據為中心，保證基礎數據的完整性、正確性和一致性，保證指標體系的含義的唯一確定性，保證系統主要業務流程的正確性和可變性，使ERP系統的內部機制運行更高效、更靈活。
4.2 數據標準化
“標準化”是為在一定范圍內獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制定共同和重復使用規則的活動。其重要意義是改進產品、過程和服務的適用性，防止貿易壁壘，促進技術合作。ERP項目實施中，數據的制定需要標準化，標準化工作是一項具有知識密集、資料密集、工作量大等特點的基礎性系統工程，它包含編碼標準化、數據標準化和維護數據標準化三方面。
4.3 數據最優化
按照特定的目標，在一定的限制條件下，對標準系統的構成因素及其關系進行選擇、設計或調整，使之達到最理想的效果，這樣的標準化原理稱為最優化原理。 由于實施ERP項目的經驗不足、理解業務流程原理不夠，數據結構及相關屬性并不是完美無缺的，因此，常常需要依據高層領導需要，業務流程的更改進行數據的最優化處理。
實施ERP項目是一項復雜的系統工程，在實施過程中，效益會不斷體現，而且是無止境的。為了最大程度上達到ERP項目實施效益，作為實施的基礎——數據的維護而言必須堅持“以數據為中心，實現數據標準化，完善數據最優化”的原則。
ERP項目的價值在于系統中數據的真實性、準確性、及時性。但是，在ERP實施過程中，企業對ERP系統數據的管理及優化卻有所輕視。只有建立健全數據管理的規范及制度，并針對暴露出來的問題進行有效處理，不斷優化，才能保證系統數據質量，保證ERP的成功！
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
本文標題：ERP系統數據管理及維護
相關文章
