辦公自動化系統（Office Automation System）是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公自動化處理的系統。它采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據，深受眾多企業的青睞。
辦公自動化系統主要面向組織中的業務管理層，為各種類型的文案工作提供支持，通過應用信息技術，支持辦公室的各項信息處理工作，協調不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯系，提高辦公活動的工作效率和質量。不同組織中的辦公業務是不同的，所以，不同辦公系統有很大的區別，但一般情況下，辦公自動化系統都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進行文檔管理；通過數字化日歷、備忘錄進行計劃和日程安排；通過桌面型數據庫軟件進行數據庫管理；通過電子郵件、語音信箱、數字化傳真和電視會議等形式進行信息聯絡與溝通的功能。
1 OA辦公系統的優勢
1.1 提高效率。
特別是在企業中，日常工作繁多而且復雜，每個人都有可能接觸到企業事務的參與和決策，尤其是在那些分工細致，管理嚴格的企業。通過OA系統辦公，節省了時間，提高了效率。
1.2 空間巨大。
傳統的辦公手段在人少時操作方便，但員工規模較大時就顯得力不從心，OA辦公系統可以容納較大數量的信息和資源，空間巨大。
1.3 辦公安全性高。
辦公系統都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進入，保證了信息的安全。
1.4 使用方便。
其功能龐大，單位可以根據需要自己定制服務內容，滿足不同的需求。
2 OA辦公系統的特性
主要包括：獨創web服務器、數據庫和應用程序全部自動傻瓜安裝，建立企業信息中樞只需幾分鐘；客戶機無需安裝專用軟件，使用瀏覽器即可實現全球辦公；無線OA新概念，結合手機短信、手機瀏覽器實現無線辦公應用；支持任意多級部門/成員單位模式，靈活定義角色權限，全面面向集團應用；內置工作流系統，通過傲視同群的可視化“智能表單設計”、靈活的圖形化自定義流程，實現各項業務流程的管理，文件流轉及審批；完善靈活的菜單自定義機制，方便掛接外部的B/S、C/S或單機版系統，具有良好的擴展性；獨特的界面主題，允許每個用戶選擇不同風格的界面及自定義桌面；主界面圖片和文字亦可靈活設置；內置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注，可設置文件閱讀或下載打印權限；集成IM Anywhere即時通訊工具，實現類似企業QQ 的即時消息、文件發送與共享、消息廣播等；集成Internet 郵件管理組件，提供 Web方式的遠程郵件服務；集成網絡硬盤組件，提供便捷的局域網、廣域網文件共享方案；集成商業管理組件，輕松的管理客戶、供應商資料、銷售合同和產品銷售記錄；集成公告、新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業內部信息交流的多種途徑；集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會議管理、車輛管理、工作計劃等模塊，提供企業管理者全新的管理工具；支持外部人員管理，OA可作為企業對外的窗口和與業務伙伴聯絡的紐帶；通過USB 用戶KEY 身份認證、系統訪問控制、系統安全設置、系統資源管理，確保系統安全和穩定運行；提供表單手寫簽章、OA精靈、即時通訊、視頻會議、通用報表、進銷存等豐富的可選組件功能支持。
3 OA 辦公系統的適用范圍
那么，什么樣的企業適合使用辦公自動化（OA）系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化（OA）系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：
3.1 信息化尚未入門的企業
由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化（OA），注OA 有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。
3.2 信息化失敗的企業
信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。
3.3 缺少信息化資金準備的企業
信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化（OA），有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。
3.4 已擁有業務管理系統的企業
辦公自動化（OA）與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。
4 如何在企業推廣OA 系統
4.1 統一思想，全員行動
OA 系統功能很強大，在設計上可以增加一些人性化的服務，特別是要根據企業內部的實際情況來確定。同時，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫板；在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組等。
4.2 充分運用個性化的服務
OA系統功能很強大，在設計上可以增加一些人性化的服務，特別是要根據企業內部的實際情況來確定。同時，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫板;在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組等。
4.3 要對全體員工進行使用培訓，保證使用效果
特別是企業內部使用，培訓是必須的。有關部門可采用集中授課和現場培訓等方式進行，針對不同的人員和不同的權限分開培訓，保證使員工了解其操作原理以及相關的方法，從而提高使用效果。
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本文標題：關于OA辦公系統在企業應用的思考
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