何為項目實施文檔？
什么是項目實施文檔
在ERP項目實施過程中用來記錄、描述、展示實施工作過程所生產的文檔，或者是對項目活動結果的描述、規定或報告。從上述定義中可以看出，ERP項目實施文檔可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目實施工作交付產物的一個組成部分，是項目實施過程中的必備文檔。而過程文檔記錄了項目實施過程中的各類信息，是項目實施人員或是公司管理層進行決策的重要依據，也是實施過程中非常寶貴的資產。
項目實施文檔有什么用
能提高實施過程的能見度：實施成員按一定時間編制整理實施文檔，可以使實施人員對各個階段的工作進行周密思考，理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質量。
能規范實施問題的處理：項目實施過程中難免出現問題，但問題產生的原因是什么?是誰的責任?應該由誰來解決?是否已經得到有效解決?這一切都依賴于良好的項目實施文檔追蹤。
便于項目成員之間的交流與合作：描述清楚、完備的文檔便于團隊成員了解實施過程中的各項指標，在企業領導與實施團隊之間架起一座橋梁。同時，當項目有新成員進入或者是有新人接手時，ERP實施文檔可以承擔起指導新成員快速工作的作用。
是人員經驗提升的最好途徑：對于ERP實施顧問來說，善于學習與總結，才是職業生涯不斷發展的基礎。專業的實施文檔能夠體現一個實施顧問的學習與總結能力，也是體現一個ERP實施團隊管理水平的重要標志。
從文檔的角度來看，ERP項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。大家都認識到了項目文檔在項目實施過程中的重要性，但實施顧問在實際構建項目實施文檔的過程中，用了最快捷的方式——復制，卻并沒有掌握好如何復制。每一個項目都有其特殊性，如果沒有在相應的項目實施成果中顯示這個特殊性，那就不需要另外做一次項目了。
綜上所述，有了項目實施模板和實施案例文檔，實施顧問可以不用思考如何構建文檔格式;但一定要更貼近客戶實情進行思考，并思考如何解決實際問題，才這是顧問的核心價值所在。
案例場景：
幾年前的一個秋天，ERP實施顧問小高因為剛剛完成了一個為期8個月的ERP項目，沉浸在項目成功的喜悅之中。然而讓他意想不到的是一件棘手的工作即將落到他頭上。公司突然讓他接手一個實施到一半的ERP項目，而這個項目只有只言片語的幾份簡單文檔。
這個ERP項目的實施已經完成了所有前期的項目準備工作，但就在這個節骨眼兒上，原來的項目經理離職了，留下了一大攤子事情讓小高處理。ERP 項目實施中的一大忌諱就是臨陣換將。最讓小高頭疼的是：這個項目沒有一份經得起推敲的文檔——不但沒有詳細的實施計劃、清晰的業務調研報告，也沒有前期的業務解決方案，更別提在項目實施過程中涉及的《項目風險登記冊》、《項目會議紀要》、《項目需求列表》等更詳細的實施文檔了。
當小高從公司前任ERP項目實施同事手中接過可憐的兩個Word文檔——總計不超過5頁的實施文檔時，小高難以置信地看著他問：“沒有了嗎?只有這些?”同事點點頭，然后他又說了一句讓人吐血的話：“項目實施所有的內容都在我心里記得清清楚楚呢，之前反正項目就我一個人做，要不要文檔也無所謂。”結果，人去“腦”空，項目的一切都要重新摸索，不但要浪費本就緊張的時間做重復的工作，而且與客戶的關系也一度緊張，而從公司層面來說，該項目也是虧了血本。
在接手了該項目以后，小高深深地體會到了沒有實施文檔的痛苦，也意識到了項目實施文檔的重要性、項目實施規范的重要性。小高從文檔做起，從自己做起，一步一個腳印地按照規范完成項目實施工作，必備文檔一個不落地完成了。
經過幾年的鍛煉，小高變成了老高，也由實施顧問成長為一名項目經理。項目經理自然需要從項目的角度進行項目管理，而項目實施文檔也是他管理項目涉及的內容。
但經歷了幾個項目之后，老高總覺得項目有些不對勁。怎么說呢?這些項目的文檔，一個不少，但看文檔內容，比如給客戶的業務解決方案，好像所有項目都一模一樣，用的是之前的項目文檔或者是公司的項目實施模板，有的項目文檔甚至連客戶名稱都沒有修改過來，直接拷貝、粘貼，再用了查找—替換工具，將文檔中的公司名稱或者項目名稱等關鍵詞替換一下，一份業務解決方案就算完成了。這種方案看似很有份量——厚厚的一本，裝訂得也很美觀，可內容和客戶的業務相差甚遠，甚至風馬牛不相及的業務場景都寫進來了。當客戶被問到“這個方案經過你們確認了嗎?和你們業務相符嗎?”客戶往往直接說：“這么厚的東西你們自己都看不懂，我們更看不懂，而且方案里的內容和你們后續培訓的內容也不太相關，我們就當參考資料看了，覺得有用的就看，沒有用的就不看。”
老高又郁悶了，沒有文檔的時候不行，有了文檔的時候客戶不看，還是不行，問題應該怎么解決?
案例解析：
在過去的許多年里，ERP項目實施基本上是作坊式的實施——沒有章法，實施顧問想怎么做就怎么做，所有的知識都在腦子里;項目做完以后，除了實施顧問長了點個人經驗以外，對于公司和其他同事而言，什么都沒有留下。
經過幾年的發展，ERP廠商都開始注重項目實施方法論的建設，也開始強調項目實施過程中的“關鍵成果與里程碑檢查”，項目實施文檔就成了必需品。EPR廠商也提出了“項目實施文檔一個不能少”的口號并付諸行動，這算是實現了項目實施文檔從無到有的過程。老高目前就處于解決了有沒有的問題，但他面臨著一個新問題，那就是項目實施文檔的質量問題。
許多企業在構建了項目實施方法論之后，都會制作一個實施模板，這原本是想讓實施顧問提高項目實施的效率，因為可以不用思考文檔的結構了。以業務解決方案為例，實施步驟可這么劃分：第一步描述業務背景，第二步畫業務流程圖，第三步做流程說明，第四步做當前流程問題解析，第五步做建議方案(可能會有方案一、二、三)，第六步做方案對比和建議。但實施顧問有了這樣的模板之后，就突然不會思考了。為什么這么說呢?人都是有惰性的，所有文檔的結構都一樣，再看看內容，好像大多數客戶的業務場景也差不多，因此，大多數實施顧問的做法是：找幾個歷史項目的業務解決方案，參照著復制，一個方案就快速出爐了，修改一下就可以給客戶使用了。
這樣的業務解決方案，從某個業務場景和要點來看，好像很有道理，但從整體業務解決方案來看，前后業務場景脫節，甚至是出現矛盾，或者是客戶的重要業務需求漏掉了;還有，對著某個業務場景仔細一琢磨，才發現客戶的業務現狀與解決方案里的根本不是一回事。結果業務解決方案就被這么套成了擺設，客戶就只把它當成參考資料來用，根本沒有起到與客戶明確項目范圍、目標實現方法的作用。
接下的事情就會讓這個項目變得非常慘了。因為客戶根本沒有確認前期的業務解決方案，或者即便客戶確認了，也只是形式，客戶可以在你做方案的時候聽你擺布，把方案給簽了，但到了上線的時候，客戶可就秋后算賬了。方案上線后，客戶看到這個流程跟自己的業務不相符，那個功能在系統中沒有提供，再看看業務流程設置得挺完美，但就是在客戶這里用不起來，因為沒有考慮客戶的特殊情況。這時只能修改了，軟件改配置，客戶改流程，甚至要更換軟件，一直改到雙方都受不了折磨了，然后，大家各退一步，將就著用吧，這個系統就這樣上線了。到了最后，基本上是實施顧問一撤，系統就廢了，成了真正的擺設。
項目實施文檔到底應該怎么管?
上述的場景絕非筆者危言聳聽，導致ERP項目失敗的“死法”有很多，但這種“死法”讓客戶很冤。那我們應該如何解決ERP項目實施過程中的文檔質量問題呢?
告訴實施顧問如何進行思考，這只是一個方向與指引，而作為一家企業而言，還需要在機制上保障實施顧問的思考方向不偏離客戶的要求。所以，還需要解決另一個問題，那就是：項目實施文檔到底應該怎么管?對于這個問題可以按如下思路來做：
1.構建項目實施文檔體系
在項目實施過程中，列出可供參考的文檔模板、必須由客戶簽署的項目成果文檔、可使用的過程文檔、相應文檔的使用方法、文檔是否受控等，得到項目實施文檔的清單;基于項目的過程文檔和關鍵成果，通過成果評審得到最佳業務實踐(實施案例)，并通過最佳實踐提煉得到項目實施的模板與指引，這是一層層抽象的過程。
2.制定文檔管理程序
如是否需要評審，是否需要批準，如何發布，如何修訂，如何進行標識與界定密級，如何進行貯存，如何進行傳遞和查閱。
3.制定文檔模板使用規范
如前文所說，文檔模板是必需的，這對于提高工作效率有著巨大作用，但對于如何使用這些文檔的模板，應該有一個清晰的指引，“只用其形，而不用其里”，這才應該是模板的作用。
4.構建項目實施文檔庫
基于項目文檔進行版本控制，并構建項目實施的文檔庫，避免出現文檔太多、版本混亂導致的文檔無法進行復用的問題。
5.構建文檔評審與審批機制
項目實施過程中重要文檔的產生不應該是實施顧問拍腦袋拍出來的結果，也不應該只是簡單的復制+粘貼出來的結果，它需要項目小組成員根據客戶業務實際情況進行討論、編寫，同時還需要提交給公司主管評審，只有通過評審之后方可發布給客戶。只有通過這個機制，才能夠保證實施顧問在使用模板的時候不是簡單地復制，而是經過認真思考得到的成果，這才是真正幫助客戶解決問題的成果，才能得到客戶的真正認可。
6.使用IT系統進行支撐
一個項目的文檔好管理，但100個項目呢?一個大型的ERP項目實施過程中，可能會產生上千個文檔，沒有IT系統對于文檔管理制度的支撐，那是難以想象的。
總結上述內容：有了項目實施方法論和相應的實施工作模板，并不意味著實施顧問可以不思考了。相反，實施顧問不需要思考簡單可重復的工作了，但需要更深入地思考更深層次的問題——客戶的核心業務問題，而這個問題的解決對實施顧問提出了更高的要求，當然也更能夠體現出實施顧問的價值。
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本文標題：如何管理ERP項目實施文檔
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