采購部門是每一個企業發展的基礎，企業的各項活動都依靠該部門進行。但是，現代的采購已經不是單純的買賣關系，企業通過采購這一手段獲取更多地信息，隨時注意市場的行情和動向，有助于企業及時調整自己的采購計劃和任務指標，從而完成自定的目標。所以企業越來越需要改變自己的采購策略以擴大自己的信息采集量，達到采購管理的可視化、節約化、可控化和信息化。
由于條形碼技術具有輸入速度快、可靠性高、信息采集量大、經濟實惠、易于制作等優點，本文將條形碼技術運用在采購管理上，從而擴大企業的信息采集量，彌補采購中獲得的信息量不足的缺點，不斷地擴充和完善采購信息庫，使企業進一步改善采購管理工作。
采用條形碼技術進行采購管理主要包括2部分的內容：
(1)條碼采購信息編碼庫的建立。根據企業實際采購貨物的情況，把與采購有關的所有信息分類編碼，建立條碼采購信息編碼庫，這是基于條形碼采購的基礎；
(2)建立條碼采購管理信息系統，根據條形碼收集的采購信息進行管理。電腦中儲存的信息可以形成一個強大的數據庫，通過數據庫中的信息可以對采購進行合理的管理，可以為企業自身帶來很好的效益。
1 建立條碼采購信息編碼庫
1.1 條形碼選擇及簡介
在采購管理系統中，條形碼主要用于采購貨物的信息錄入，以取代傳統的手工登記，根據采購的特點和管理的需要，本文決定采用39碼的編碼方式進行條碼編制。39碼是條形碼的一種，它的每一個字元編碼方式都是由9條不同排列的線條編碼而得，并可以由數字和字母共同組成，故應用較一般一維條碼廣泛。標準的39碼由起始安全空間、起始碼、資料碼、可忽略不計的檢查碼、終止安全空間及終止碼所構成，以學號0117034為例，其所編成的39碼見圖1。
圖1 39碼的結構
1.2 采購數據庫的設計
后臺數據庫的建立是實現編碼和采購管理的基礎，考慮到系統集成時方便性、數據庫的可靠性和安全性，后臺數據庫選用了SQL Server 2000。建立條形碼采購信息編碼庫是后臺數據庫的核心內容，它不但記錄企業需要采購貨物的所有信息、供應商的信息，而且為新貨物的編碼提供數據，儲存已編的信息，從而為建立條形碼采購管理信息系統奠定基礎。
1.3 采購貨物的編碼設計
首先，用39碼編制所進的貨物，將貨物編碼分為3部分，共18位，見圖2（圖中不包括首尾的起始碼和終止碼，39碼中它們均為*）。
圖2 采購貨物編碼簡圖
1.3.1 采購日期
表示進貨的時間，采用3層的層次碼結構，用6位數字表示。代碼結構見圖3，如2005年5月20日可表示為050520。
圖3 采購日期代碼結構
1.3.2 貨物信息
這部分是所進貨物的信息，與企業制定的采購貨物的編碼庫一一對應，采用5層的層次碼結構，用8位數字表示。代碼結構，見圖4。
圖4 貨物信息代碼結構
在這里需要對采購的貨物進行分類，形成一個編碼庫以備隨時取用，這里包含了所有貨物的信息代碼，不管采購什么貨物，只要按照該表進行貨物編碼即可。
1.3.3 附加信息
該部分由3層的層次碼結構，4位數字表示。附加信息代碼庫與前面建立的貨物信息編碼庫相結合，構成了一個完整的條形碼編碼庫。代碼結構見圖5。
圖5 附加信息代碼結構
1.4 實例
下面以某個汽車企業的一次進貨為例，具體說明編碼庫的運用。一家企業2004年6月21日和6月23日進貨清單見表1。
表1 采購貨物表
根據這家汽車企業的條碼信息編碼庫的信息，按照上述條形碼編碼規則可以編制采購貨物的條形碼（見表2）。
表2 采購貨物的39碼
采用上述的貨物編碼規則，采用Power Builder8.0 軟件，設計實現采購貨物的39碼編碼。以萬向節這個零件為例，其39碼編碼見圖6。具體介紹每一位字符，依次為“040621”表示采購日期是2004年6月21日，“2”表示成品，“3”表示機械類，“05”表示萬向節，“B30A”表示數量為230個，“07”表示供應商是溫州市維塞克汽車部件有限公司，“B”表示采購員李楠，“2”為采購貨物的入庫位。
圖6 萬向節的條形碼
這樣一來，煩瑣的采購工作變得簡單起來，避免了手工操作帶來的誤操作，提高了工作效率。采購人員只需將當天所進貨物的信息由計算機設計好，再由條碼打印機打印出來，然后把制定好的條形碼信息標簽打在所進貨物上面，最后由工作人員用條碼掃描儀進行掃描完成采購信息輸入工作，為采購管理信息化提供條件。
2 建立條碼采購管理信息系統
2.1 設計采購管理信息系統的功能模塊
采購管理的核心內容是控制采購作業流程，最小采購成本。本文根據條形碼的優點及企業采購部門的自身特點，設計了采購管理信息系統的6大功能模塊，以實現采購管理的信息化，提高企業的工作效率和管理水平。
這6大功能模塊包括5個管理模塊和1個查詢模塊。見圖7。
圖7 采購管理信息系統功能模塊圖
1)采購計劃管理：
采購計劃管理模塊能夠幫助企業輕松實現采購計劃編制、采購計劃管理及請購管理等，對于企業組織生產、平衡庫存起著重要的作用，主要功能有采購計劃產生、請購計劃合同、采購計劃終止。
2)采購訂單與合同管理：
采購定單與合同管理模塊憑借采購信息庫的信息和其它功能模塊的扶助，可以輕松實現在線合同簽定、合同管理、合同執行狀態跟蹤等。它的主要功能有采購合同維護、采購訂單維護、訂單終止或取消以及訂單合同結案。
3)付款管理：
付款管理貫穿了采購業務的全過程，它的運用可以嚴格規范財務用款申請和報銷程序。它的主要功能有訂單收貨處理、無訂單收貨處理、退換貨處理、采購過賬處理和更正處理。
4)供應商管理：
供應商管理是為合理確定采購方案服務的，并與其它功能模塊緊密相連。供應商管理的主要功能有2方面，即可以實現供應商動態維護其內部信息和產品信息，也可以實現企業對供應商的資信評估。這對于企業來說也很重要，它能夠為企業選擇合適的、可靠的供應商。
5)操作員管理：
根據已知的信息對采購貨物進行產品目錄管理和采購效果分析。產品目錄管理能夠幫助企業實時更新產品目錄，保證產品目錄的先進性，以符合市場需要，為企業長期的可持續發展戰略提供了有力的支持。采購效果分析主要用來幫助企業評估業務項目的采購效果，包括項目最終成本和項目質量、供應商合同履行質量、采購人員績效等等。
6)綜合查詢和模糊查詢：
可以供操作員或企業領導進行系統的采購查詢，以此進行決策制定等活動。
2.2 實現采購管理信息系統
為了實現采購管理信息系統的6大功能，除了需要條碼技術為信息輸入提供方便、擴展補充數據庫外，還必須依靠軟件的支持，即應用程序的設計。本文采用Delphi開發采購管理信息系統，其主界面見圖8所示。主界面的工作流程：管理人員根據企業的要求計劃采購項目，并自動形成采購訂單與合同，在成功采購后付清貨款。管理人員還可以直接查詢某次采購，對供應商實行管理，實現從計劃到進貨的信息化管理。
圖8 采購管理信息系統界面
3 結語
條形碼技術的應用，為企業實現采購管理信息化提供一個有力的支持工具，它在整個過程中起到了橋梁的作用，可以將所進貨物的信息準確的轉移到電腦當中進行儲存和操作應用。尤其在指導企業科學采購進貨、保持合理庫存結構、加快資金周轉運作速度等方面，都有極其重要的影響。條形碼的應用既可節省了人力、物力，提高工作效率；又可以使采購工作更加科學有效，提高采購管理工作的信息化水平。
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本文標題：基于條形碼的采購管理
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