采購與付款業務是企業生產經營管理中的一個主要環節。企業通過采購物資和勞務以保障生產的順利進行。采購與付款業務可以分為以下七個環節：1、提出采購申請；2、審批采購申請；3、供應商選擇；4、下采購訂單；5、驗收貨物；6、確定應付賬款；7、支付貨款。由于采購支出通常是制造業企業最主要的支出，因此采購與付款是企業內部會計控制內容的重要組成部分。在這個過程中，必須把握好幾個關鍵控制點。
一、采購申請控制
企業采購事項主要包括：生產原材料采購、外協加工產品采購、設備采購、備品備件采購、工程材料采購、辦公用品采購等。采購申請的控制應注意：（1）所有的采購申請都應當詳細的記錄備查，并在購買之前獲得相應管理層的批準。（2）采購申請應當由申請審批人和采購執行人之外的人提出。（3）采購計劃交由采購部門實施。（4）如果在工作中有事先并沒有納入采購計劃的臨時性采購行為，在采購前必須經過使用者單位的主管領導審批同意，并經過財務資金預算負責人簽字同意后，才可以進行購買。（5）采購申請應當包括必要的信息：物料名稱、規格、數量、采購原因、要求到貨日期等。對于有技術要求的采購還需要專業人士配合指導采購、協助驗收。
二、采購申請審批控制
采購申請的審批依據采購物資的不同而不同。（1）生產物資采購計劃源于銷售訂單、產品物料清單，在生產計劃部門排產后編制出來，由生產計劃部門領導審批。（2）外協加工產品是經過生產能力平衡后由工藝部門確定什么樣的產品需要外協加工，外協計劃也由生產計劃部門在編制生產計劃時編制，部門領導審批。（3）設備采購計劃由設備部門或使用部門提出申請，部門領導審批。
三、訂貨控制
企業采購部門接到采購計劃后，在訂貨單發出之前，必須考慮以下幾個問題：（1）倉庫里是否還有該物資？如果有，數量是否足夠多？還需要再采購多少？采購人員需要根據企業實際采購量，擬定采購批次，并針對采購批次的不同對企業產品成本的影響做出評價。（2）供應商的選擇。依據比質比價原則，比較供應商的信譽、貨物價格、質量標準、折扣與付款條件及交貨時間等，最終選定合適的供應商。（3）購買時間的確定。從企業資金占用的角度考慮，應該采用最佳經濟采購批次，使倉庫庫存達到最佳。在訂貨環節中，主要是對供應商選擇、價格、簽訂采購合同進行控制。
四、貨物驗收的控制
在驗收貨物時，應首先查驗該貨物是否在采購計劃目錄中，如果是臨時購買，要檢查是否經過有關部門領導的事前審批。如果這些條件都符合，就對貨物的數量進行驗查，之后再驗查貨物的質量。貨物驗收可以分為免檢和質檢兩種情況。（1）免檢產品可以由接收人員檢查外觀、清點數量。（2）質檢產品則需要由接收人員報檢，接收人員在驗收單上要明確注明該批貨物的供應商、原產地、收貨時間等信息資料，為質量統計服務；質量部門人員進行檢查。貨物驗收環節的重點在于確定所購商品是否在計劃之內，是否滿足數量和質量標準，明確相關部門和人員的經濟責任。
五、應付賬款的控制
應付賬款的控制最重要的是應付賬款明細賬的準確記錄。這項工作由采購申請、采購執行、驗收、付款以外的員工來完成。應付賬款的控制應注意：（1）供貨方發票或者月度供貨商報表應該直接交到付款部門。每份供貨商發票的價格、數量、支付條件、補充說明和總計金額應與合同資料和公司策略相符合，并保持一致。（2）復查每一筆費用支出，將月底供貨商報表與每一筆采購、付款交易相核對，保存到期日前沒有償還的債務文件，定期核對應付賬款業務函證。（3）對享受交易折扣的事項，應根據供應商發票金額減去折扣金額的凈額登記應付賬款。
六、付款控制
付款計劃首先由財務部門將各供應商應付賬款的清單交給采購部門，采購部門依據供貨質量、合同規定付款期等因素提交付款申請，財務部門確認付款總數后，依據一定原則確認應該支付給每個供應商的金額，并準備好支票，將付款計劃反饋給采購部門。付款控制中應注意：（1）對已經簽發的支票應在其原始憑證上加蓋“已付款”印章，以避免重復付款。（2）盡可能使用有安全保障的支票書寫器或者電腦生成的支票，對空白支票要安全妥善保管，作廢的支票要立即剪角注銷。（3）使用匯票付款的，要做好匯票的登記、管理工作。支票、匯票的支付、簽發人應該是管理層授權的相關人員，根據支付文件核對支票的金額和細節，包括發票上的數量、單位金額數以及折扣條件等。（4）采購和付款應該各有獨立的簽名，采用安全方式送交支票、匯票。
七、賬務處理控制
賬務處理應該及時登記賬簿，會計人員要核對總分類賬和明細分類賬及有關日記賬簿。賬務處理的控制應注意：（1）說明有關貨物的驗收時間和實際支付款項時間，防止有人從中挪用資金。（2）檢查有關的反常記錄，例如，應付賬款出現借方余額；或者應付某一單位的款項記錄在一年之內都沒有任何改變，沒有一筆發生額；或者有發生額，但是借方與貸方發生額相同。（3）核對銀行賬戶和現金支付應獨立進行。（4）制定對應付賬款定期函證的制度，防止債務虛假及由此造成的業務人員舞弊行為。（5）定期進行賬齡分析。
總之，只要建立行之有效的采購和付款內部控制制度，結合高素質的管理人員，管理、使用好企業有限的資金，就一定能夠把工作做好，防止采購、財務上的漏洞。
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本文標題：七大關鍵點助您完美掌控采購與付款業務
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