不論是工業企業還是商業企業，采購與付款業務都是企業經營活動的首要環節，采購成本的高低對企業最終的利潤是有直接影響的，同時，與采購業務相關的應付賬款或預付賬款的管理對企業來說也是至關重要的。鑒于此，本文探討在ERP環境下如何加強采購模塊的控制，使企業建立完善的采購業務內部控制制度，確保采購事項的真實性、合理性、合法性，及時準確地提供采購業務的會計信息，保證采購付款業務循環有效運轉，以確保企業會計信息系統能夠正常、安全地運行。
（一）采購業務處理流程
從物流的角度看，最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業生產、銷售最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。換言之，企業采購流程的“龍頭”作用不可輕視。
（二）采購業務的控制點
采購系統實際是由采購管理和應付賬款兩個子系統構成的，它們是企業信息系統中比較復雜的子系統。在這個子系統中存在物流和資金流兩條線，如何保證這兩條線相互聯系，正確形成與供應商的往來賬，是這個系統的關鍵。同時，根據目前企業管理的要求，采購系統不但完成采購活動的事中管理、事后核算，同時完成采購計劃的產生和采購資金需求的預測。盡管對于不同的企業采購與應付業務管理的目的是相同的，但不同的企業在管理模式上和業務流程上有一定的區別，本文介紹比較常規的一種處理模式。具體來說，有以下幾個關鍵的業務處理環節和控制點：
1．授權
企業必須按要求設定涉及采購流程的每一個人員對ERP系統的操作權限，例如，對供應商信息的錄入須得到對數據庫的操作授權，訂單輸入后的修改必須得到操作授權，采購人員必須在授權范圍內簽訂采購合同。
2．審批
審批程序是采購業務中非常重要的一個環節。審批的目的有兩個：一是對請購活動審核，二是明確請購和采購活動的有關責任。通過各部門和人員之間相互審查、核對和制衡，避免一個人控制一項交易的各個環節，以此防止員工的舞弊行為。而各個部門和各個級別的審批程序的目的又有所差別，例如請購部門負責人審批的目的是保證請購商品的品種、質量滿足經營活動的需要；采購部門審批的目的是防止重復采購和控制采購成本。
3．供應商管理
對于采購業務來說，供應商和采購部門的關系是較容易出現問題的環節。公司要對供應商建立完善的檔案，及時掌握各供應商的信譽等情況。如果由詢價人員進行供應商的選擇，就有可能產生舞弊行為，因此這一環節關鍵是要做到信息公開，選擇的過程要公平、公正，其中價格是選擇供應商的重要因素。另外，供應商的品質和信譽管理制度以及生產能力都會影響采購業務及以后生產銷售環節的運行。
4．采購結算
采購是企業經營的首要環節，控制材料采購成本對一個企業提升經營業績是很重要的。由于材料成本占生產成本的比例比較高，因此降低材料采購成本可以增加企業的利潤，從而增強企業的競爭力。
5．付款結算
付款業務是采購業務不可分割的組成部分，其主要內容建立在采購業務基礎之上，是將企業的資金支付給采購商品供應商。付款涉及資金使用，因此是內部會計控制的重點。付款業務控制的關鍵點主要包括應付賬款業務控制和資金支付控制。
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本文標題：ERP系統：如何加強采購業務流程的控制
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