傳統企業管理體系建設,多由單個專業部門負責,體系建設之間不免存在內容重復、要求沖突等現象,如內控體系建設、制度體系建設均涉及流程梳理,由于管理目標、建設標準不同,同一項業務在多個體系中呈現出的內容、形式也不盡相同,為員工準確執行帶來很大困惑。管理體系越多、體系文件越多、員工執行越困難,最終導致體系建設與管理執行之間的“多張皮”,嚴重影響管理機制建設效果的發揮。
在此,我們按照PDCA管理循環的邏輯,探討如何解決管理體系建設、執行、監督檢查、改進中的“幾張皮”問題。
一、如何消除機制建設中的“兩張皮”?
一是打通管理體系建設壁壘,通過多要素融合方式,發現體系之間以及體系內部的問題,改進問題、消除短板,形成管理合力。各體系之間可能存在沖突矛盾,如可能存在制度空白、沖突,崗位職責沖突,職責與流程不一致等問題。如通過制度與流程匹配,發現有的制度無法匹配,有制度只能匹配很少的條款內容,說明制度對具體業務的指導性很差,這就需要建立推進體系完善的工作機制。
二是要建立“五大要素”動態管理模式,一個管理要素更新時,必須評估對其他四類要素的影響。如制度發生調整時,必須評估對相關流程、崗位、標準、考核體系的影響,并做相應體系內容的調整。
三是消除管理要求與員工認識之間的障礙,以管理體系成果發布平臺或崗位手冊方式,將崗位相關所有管理要求以簡單、明確的方式呈現出來,明確崗位職責、工作任務、工作標準、風險控制措施等,提升員工準確執行任務的能力。
二、如何消除機制落地執行中的“兩張皮”?
一是通過信息系統固化流程、管理要求,可能存在信息系統流程未按制度標準及時調整,也可能存在信息系統用戶權限未隨崗位職責及時變更,需要研究解決“五位一體”和信息系統聯動調整問題,消除系統執行和管理要求之間的“兩張皮”。
二是通過人工執行方式落實管理要求,可能存在員工有令不止、按慣例執行等問題,需要通過長期企業文化建設,在提升員工執行力的同時也能保證員工具有一定的創新力。
三、如何解決機制監督檢查中的“兩種皮”?
一是充分發揮運監中心職能,動態監測“五位一體”數據協同更新情況,助力消除管理要求與體系數據更新不同步問題。
二是動態監測企業業務運轉效率、效益情況,協同審計、監察、風險管控等部門,通過ARIS PPM流程還原功能監測業務的合規性、合法性情況,協同助力消除信息系統落地執行之間的“兩張皮”問題。
四、如何解決體系完善工作中的“兩種皮”?
通過審計、監察、風險等管控手段,可有效發現業務執行及管理體系建設問題;結合專業部門制度檢查、運營監控等手段,建立發現問題、跟蹤解決問題的有效機制。如何統一管理各專業發現的問題,如何制定有效措施,如何跟蹤解決問題,如何評估改善效果,企業需要建立一個集中、高效的問題管理機制,促進問題改進效率及效果。
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本文標題:如何消除管理體系建設執行“兩張皮”?