一、物料維護簡述
物料維護的最終目的是保證其可識別性、唯一性，而完備的物料描述規則是其基本保證，所謂描述規則也就是定義使用哪些參數來描述一類物料。但是只有物料描述規則還是不夠的，還需要定義在物料的新增、更新等業務過程需要遵循的業務規則，依靠物料描述規則和業務規則來共同保證物料質量。
物料描述規則和業務規則的制訂需要遵循服務于企業經營活動的原則，即不僅僅要考慮保證物料的唯一性，同時要兼顧設計、采購、庫房、銷售等業務運行的需要，方便業務操作，而且要保證圖紙與信息系統對物料描述的一致性。
圖1 物料維護應用范圍
上圖是物料維護所涉及的業務范圍，設計人員在進行產品設計的時候，能夠非常方便的查詢到需要的外購件及自制件，當需要新增的時候，能夠比較方便的提交新物料申請。采購領域主要是保證供應商對物料名稱的理解和需求單位的理解是一致的，不能出現供應商因為物料名稱而供錯物料的現象；庫房、制造等業務領域最重要的是要方便物料名稱與實物的對應；銷售部門能夠根據客戶的需求快速找到系統中的物料。
二、物料描述規則
物料描述規則的主要內容也就是定義物料分類，以及針對每個分類定義描述物料的特征參數。有些物料分類標準是三級，有些是四級，UNSPSC、eCl@ss是四級分類體系，某大型電力企業集團是三級分類體系。而針對每個具體的最小分類制定的特征參數名稱、數量等可相同或不同。
在信息系統中，物料編碼、物料名稱兩個屬性，可以作為物料的唯一性的識別屬性。個別企業把物料的屬性全部放在物料編碼中，依靠物料編碼來保證物料的唯一性，名稱僅僅填寫物料名稱。而大部分企業是把物料的屬性放在物料名稱字段，依靠物料名稱來保證物料的唯一性，物料編碼僅僅是作為信息系統中的一個不重復的字段，一般是沒有任何意義的流水號，或表示簡單含義的有意義碼，如物料分類等。
1. 物料分類
UNSPSC的四個層次的分類分別是區分(Segment)，系別(Family)，門類(Class)，及商品(Commodity)，eCl@ss的四個層次分類分別是專業范圍、主類、分類、之類。某些公司可能沒有明確定義各級分類的名稱，而是行業的物料使用范圍和日常的工作習慣，參考相關標準進行分類。一般而言物料的分類遵循三個維度，第一維度是功能和用途、如果按照功能和用途不能分類，則按照生產該類物料的行業領域分類，萬不得已的情況下再按照材質進行分類。
物料分類是分到三級、四級或是更多的5級、6級等，不能一概而論，需要結合企業的實際及具體的物料確定，而且不同的物料也可以使用不同的分類等級，如在電子產品制造企業當中，對電子元器件的分類可以到4級，而對金屬材料的分類可能2級就夠了，而在機械加工企業當中，對金屬材料的分類可能到4級，而對電子元器件的分類到2級就可以了。
不管從哪個維度對物料進行分類，都不可避免的會出現分類交叉的情況，遇到這種情況就必須對交叉的情況進行說明，根據日常使用習慣把具體的物料定義到某個分類中。
物料分類制訂好之后是給用戶使用的，而用戶的層次千差萬別，不是每個人看到分類名稱就知道該分類的具體含義的，所以還需要給每個分類做一個簡單說明，同時還需要針對最末梢的分類給出一些常用的物料名稱，以方便使用。下表是物料分類的一個示例
表1 物料分類示例
2.物料類別的特征參數
物料類別特征參數的定義一般是按照功能、性能和用途定義的，如分類為五金材料——>機械五金——>普通螺栓的物料分類，其特征參數包括：國標號、螺紋規格、公稱長度、性能等級、材質、表面處理。這類物資僅僅使用功能和用途方面的特征參數，在圖紙描述、采購、制造等的各個業務領域都沒有問題，但有些類物資如果僅僅使用功能和用途方面的特征參數還不能完全滿足采購、庫房、制造等業務領域的需求，還需要定義其他的特征參數，大致會有以下幾種情況。
1)制造商特征參數
該特征參數其實主要是為了區分物料質量上的差異，當然也可以增加其他特征參數來區分質量，如：平均無故障時間、最低工作溫度等，但這樣做一方面會增加特征參數的數量，增加維護的工作量，另一方面設計、采購等大多數相關部門比較習慣于按照制造商進行區分，不習慣使用這些繁雜的特征參數。
2)采購價格特征參數
該特征參數可能會有異議，某些觀點認為采購價格不應該作為物料的特征參數，某些觀點認為采購價格應該作為物料的特征參數。如果從財務成本核算的角度考慮，采購價格作為特征參數是比較合適的，但只有某次的采購價格差異比較大的時候，才需要把價格作為物料的特征參數，如針對某個大合同的某物料采購價格比正常采購低很多，如果要準確核算該合同的成本，則需要把價格作為物料區分的標準，兩個價格的物料作為兩個而不是一個物料處理，當然也可以通過ERP系統的其他功能實現價格核算，不過操作起來比較復雜。
3)圖號特征參數
對于自制件來說，圖號作為特征參數很有必要，一方面圖號的申請過程就保證了物料的唯一性，另一方面，在整個的生產、采購過程當中，非常方便使用人員對應查找圖紙，按照圖紙進行生產。不過有這樣一個問題需要澄清說明，假設一個企業集團有兩家單位都設計、生產變壓器，如果僅按照功能和用途定義的特征參數來區分，則是一個物料，如果再加上圖號區分則是兩個物料，那么究竟變壓器是作為一個物料管理合適，還是兩個物料管理合適呢？如果作為一個物料來管理，則就不能區分兩家單位的變壓器產品在生產成本、銷售數量、售后服務情況等多方面的應用情況，沒有辦法為企業集團的業務整合提供數據支撐，或許需要把總體表現不好的砍掉合并到總體表現好的一方。所以說還是應該作為兩個物料來管理，使用圖號特征參數來區分。
4)產品型號特征參數
該特征參數一方面確定了產品的功能用途方面的許多特征參數，另一方面如果是廠家的自定義型號，則還確定了供應商。
如果不使用產品型號作為特征參數，而通過其他特征參數描述產品，一般情況下都需要定義非常多的單值特征參數，另一方面，供應商、庫房、制造等各個環節都不太容易對應實物。
另外型號確定供應商，好像是增加了供應商的談判籌碼，會增加采購成本，這個問題許多企業是由設計、質檢、采購等部門選擇多個供應商，這幾個供應商的產品型號雖然不同，但可以通用，然后再與多個供應商進行商務談判，以此來降低采購成本。在信息系統中把這幾個物料定義為互換件即可，另外設計員也需要在圖紙上注明這些物料的互換性。
5)訂貨號、品牌
如果這兩項作為物料的特征參數，實際上是確定了物料的制造商，按照產品型號方式進行處理即可。
特征參數定義好之后還需要做進一步的規范說明，以保證規范性使用，一般包括一下幾方面的內容
a、空格：單字節空格、雙字節空格，或用其他符號取代。
b、字母大小寫：什么情況下，哪些字母大寫、哪些小寫等。
c、特殊字符：直徑、開方、公差等特殊符號使用什么符號取代。
d、計量單位：部分物料存在多個計量單位的情況，需要規定主計量單位和輔助計量單位以及計量單位間的換算關系。
通過上面的分析，究竟物料的特征參數應該怎么定義，才能滿足各個業務環節的需要呢。建議制造企業按照產品型號規格加其他特征參數表示，不能舍棄型號規格，而全部采用單值特征參數，當然如果沒有型號，則只采用型號之外的特征參數。但是怎么解決全球貿易問題，或者說怎么從全球的供應商供應的物料中找到自己需要的物料呢？怎么讓客戶在浩瀚的供應商中找到本企業提供的物料呢？能否通過產品型號來確定是否滿足需求呢？找到產品型號之后實際上還需要查看產品說明書才能知道該物料具體的功能、性能，而企業的需求可能就幾項，只需要知道一個物料的這幾項功能是否滿足需求就可以了，所以說通過查詢說明書來確認物料是否滿足需求比較不方便，所以不能通過產品型號的查詢來解決各個問題。比較好的解決方法是成立一個全球化的物料分類標準化機構，來綜合多數用戶的需求，然后把物料分類、定義特征參數。這樣全球銷售的企業，可以按照該標準發布自己的產品，以供全球用戶 選用。而在企業內部的ERP、PLM等信息系統中，還是按照型號規格加其他特征參數的模式定義物料的描述規則。
三、維護業務規則
完備的描述規則僅僅是物料規范性、唯一性的基礎保證，在執行過程中會出現這樣或那樣的問題，如各人理解的不同、誰具備增加新物料的權限等，這就需要從業務層面進行保證，制訂相應的規則，主要包括物料新增、更新、失效以及數據清理等方面的規則。
一般的物料維護流程為，使用人員提出申請，審核崗位人員審核，物料維護團隊復核之后，輸入到相應的信息系統中。
1.新增物料
最主要的新物料提出部門是設計部門，工藝、生產部門也會有一些零星的新物料。從成本控制、質量控制等方面考慮，企業應該嚴格控制新物料的數量，基礎數據維護人員的職責僅僅是保證描述符合規則、不出現一物多嗎，控制新物料數量的職責應該單獨設置審核崗位，這個崗位的人員一般應該由資深設計人員或總工等組成，從技術的角度把握是否可以使用現有的物料替代。
申請人員在申請新物料的時候，都會先查詢一下是否是新物料，但難免有出錯的地方，數據維護人員一般情況下需要注意審核的內容包括：
1)物料分類是否正確
2)是否使用規則定義的計量單位
3)字母大小寫是否錯誤，如工作電壓用V、kV，而不能用v，KV。
在確認上述內容無誤之后，再從系統中進行查詢，確認是否是新物料，是則新增，不是則打回。
2.物料更新
無論規則多么完美，從業人員多么認真，物料特征值填寫錯誤的現象只能是發生頻率比較低，但還是會發生。設計、采購、生產或者是物料維護人員，都可以提出物料更新的申請，因特征值錯誤的種類比較多，有些是文字方面的錯誤，有些是不完備，所以沒有辦法固定什么崗位可以先審核，然后由物料維護人員復核錄入系統，比較好的方法是申請人提出，然后物料維護人員根據情況進行確認，或聯系廠家、或到庫房直接對照實物，確認之后，然后發布更新通知，更新系統中的物料名稱。
如果根據實物確認之后，出現了一碼多物的情況，則還需要新增物料，同時處理信息系統中的采購訂單、庫存、生產單、BOM等，并通知相關單位，必要時可能還需要與供應商重新簽訂采購合同。
3.物料失效
所謂物料失效，就是限制該物料的使用，包括生成采購訂單、生產單、出入庫、銷售訂單等。
有兩種情況需要進行物料失效，一種是物料特征參數錯誤，而且沒有辦法修改為正確的特征值，這種情況一般發生在信息系統運行時間比較長的單位；另一種情況是供應商物料停產。
一般情況下采購、設計部門會提出物料失效申請，物料失效最好由總工、物料管理專員等負責審核、物料維護人員復核、處理，物料維護人員一般按照下述步驟處理。
1)首先核查該物料的使用情況
2)根據使用情況，通知使用單位盡快處理
3)使用單位處理好之后，發布通知
4)在系統中進行失效操作。
如果個別業務暫時不能處理，則可以先限制該物料其他方面的用途，等能夠處理之后，再全面限制使用。如某個采購物料需要失效，但某個工廠還有大量庫存，則可以限制在該工廠禁制下采購單，在其他工廠全部失效。
4.定期清理
雖然物料的新增、變更、失效等過程已經很大程度上避免了垃圾數據的出現，但隨著業務的發展，終究還會出現一些垃圾數據。另外原來制定的物料分類體系、特征參數等也可能會出現新增或修改。所以每隔一段時間需要對物料本身以及分類、描述規則等進行集中清理，進一步提高數據質量。
定期清理的頻率每個企業都不一樣，一般有專門的物料維護團隊的企業，建議每年清理一次，清理時間一般選擇企業經營業務比較空閑的時段，如農歷年初。當然每個企業的情況都不一樣，可以根據實際情況，具體安排。定期清理由數據維護團隊負責具體安排。
物料分類和特征參數的修訂一般遵循如下步驟
1)物料維護團隊根據平時的維護記錄，整理需要修訂的內容
2)如果基本上能夠定義修改方案，則把新方案發布給相關使用單位征求意見，必要時集中討論。
3)如果不能確定修改方案，則抽調設計、采購、生產等業務單位資深物資人員組成專家團隊，共同討論修改方案。然后再把新方案發布征求意見、完善。
4)物料分類及特征參數修訂完成之后，主要由物料維護團隊負責，采購、庫房等單位協助，完成信息系統中歷史數據的修改，包括調整物料分類、修改特征值等。
物料清理主要工作包括物料特征值的修改、物料失效兩項內容，物料特征值的修改一般遵循如下步驟
1)數據維護團隊導出所有的物料
2)按照物料名稱排序
3)檢查物料特征值和分類有無錯誤
4)修訂物料特征值和分類
5)發布新舊物料特征值和分類征求意見、完善。
6)修改系統中的物料特征值和分類
7)發布修改通知
物料失效一般遵循如下步驟
1)物料維護團隊按照使用單位導出所有物料
2)物料維護團隊根據經驗標記需要失效的物料，一般是描述不規范的物料，以及長時間未使用的物料。
3)把物料發布給使用單位的設計、采購部門，由其補充、修改失效物料清單。
4)物料維護團隊根據各單位反饋的失效物料清單，查詢物料使用狀態，如果不存在未完成業務（采購訂單、銷售訂單、庫存等），則失效之，否則，協調相關單位處理之后失效。
5)發布失效物料清單
四、團隊建設
物料維護工作包括兩大方面的內容，1）規則的制訂；2）數據維護。規則包括兩個方面，一方面是物料分類和特征參數的定義，另一方面是物料新增、失效、更新等需要遵循的業務規范、流程。數據維護就是具體的物料新增、物料更新、物料失效等工作。
大多數企業會在信息系統實施的時候組織設計、采購、生產等領域物料方面的資深人員組成專家團隊，制訂物料分類及特征參數描述規則，制訂物料維護流程及需要遵循的規則，然后交由物料維護團隊執行。一般的物料維護流程都會設置一個審核節點，控制新物料的數量，物料維護團隊負責復核和錄入信息系統。總括起來，物料相關工作由三個團隊組成：專家團隊、審核團隊、物料維護團隊。物料維護團隊負責規則的解釋、執行和細節的修改完善，另外負責定期組織專家團隊討論規則的大的修改、升級。三個團隊的職責和能力要求如下表。
表2 團隊職責及能力
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本文標題：物料基礎數據維護
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