圖文檔是產品數據重要組成部分，是企業核心智力資產。在大多數情況下，企業實施PLM系統的一個原始沖動就是把大量圖文檔管起來。以往，PDM或PLM主要管理圖文檔，零件管理得比較弱；現在，以零件為核心進行產品數據管理，從業務角度強化了零件管理及BOM管理，因此圖文檔僅作為零件關聯對象之一。這樣以來，圖文檔管理的內容和好處變得模糊不清，用戶實際需求與PLM“整體”解決方案之間存在縫隙，因此筆者認為有必要老生常談。
一、圖文檔集中管理安全共享
圖文檔管理可以簡單歸結為“集中管理安全共享”，它既是一個好的目標，又是一個能夠帶來其他好處的起點。
首先，對圖文檔分類。通常圖檔按照零件或用途分類，技術文檔按照用途或來源分類。PLM系統提供分類和屬性定義工具，根據企業實際需要分大、中、小類（分層），且為每類圖文檔定義詳細的屬性，便于保存和按照不同條件搜索。
圖文檔集中保存在文件服務器中，用戶無法直接訪問，只能根據PLM系統權限管理器所賦予的權限通過PLM系統界面訪問，從而保證圖文檔在整個企業范圍內安全共享，并且不受地域限制。
（1）機、電、軟等不同專業設計人員能夠彼此了解和利用整個項目團隊最新設計結果，并行設計，避免出現設計沖突和重復設計。
（2）產品經理、工程、采購、品質以及生產計劃等所有與項目有關成員，能夠在第一時間了解到最新的設計意圖和原材料選型，提出自己的意見，以便在設計開發的早期避免可能出現的加工、采購和檢測試驗等方面問題，以及由此導致的設計變更，從根本上縮短產品設計開發周期，降低風險和成本。
（3）客戶、供應商和合作伙伴獲得一定權限后，同樣能夠遠程登錄查看所需要的最新的圖文檔，參與到整個設計研發中來。
可視化支持各種格式圖文檔的縮微圖和瀏覽，使得用戶在不打開應用軟件的情況下就可以快速查看，因此負責審核和評審的用戶就可以直接在瀏覽窗口對圖文檔做批注，不需上傳或下載，不影響原文件。圖文檔安全共享減少了圖樣打印、發放和回收等人工操作，減少了出錯的機會。試制產品所需要的新零件選型和采購流程能夠與其余設計工作并行，采購部門不需等到全部設計完成，圖樣下發后再開始選型和采購。
PLM系統不僅管理圖文檔本身，還記錄零件與圖文檔、圖文檔與零件之間的關系，因此很容易追溯到某個零件對應的模型、圖樣或者原理圖、電路圖，以及設計規范等圖文檔，同樣也很容易反向追溯到某個模型或者圖樣所對應的零件。依此類推，系統將自動記錄圖文檔與項目、產品等相關事物之間的關系，如圖1。
圖1
如圖2所示，系統會自動記錄圖文檔版本（如A.1、A等）、生命周期狀態（如正在工作、正在審閱或發布等）以及所處的階段（即成熟度，如設計、試制和量產等），伴隨預先定義好的業務流程（如新產品設計開發流程或產品圖樣審批流程）進行自動、有序地變化，并保存以往所有歷史版本和記錄。即使同一個人對不同版本、狀態和階段的圖文檔的權限也有所不同，如設計師對設計階段圖樣有權修改，但是對量產階段的圖樣則無權修改，必須修改時要另外啟動設計變更流程。
圖2
存放在系統中的圖文檔具有惟一性和有效性，并且容易獲得、可追溯和可比較，為圖文檔重用創造了關鍵性的必要條件。圖文檔重用本質上是設計重用和知識重用，通過重用可顯著加快市場響應速度，提高產品質量和可靠性，幫助企業以批量生產的效率和成本滿足大量個性化需求，從而實現將技術優勢轉化為產品優勢，提高市場競爭力的目的。設計變更時，系統能夠提供重用率統計報表工具，自動顯示由于重用產生的影響范圍，保證不會漏改和誤改。
圖文檔管理需要做好基礎標準化（如統一編碼命名規則或統一模板等）和老圖樣整理導入，采用先進設計開發工具和先進設計方法（如自動向下設計或模塊化設計等），使各種有利于提高產品創新能力的因素共同發揮作用。PLM系統圖文檔管理能夠實現企業無紙化圖樣管理，在很大程度上改變了傳統文控管理方式和職能，減少了文控崗位設置，節約紙張耗材。不僅保證車間、分廠及各部門在第一時間取到正確的圖樣，而且消除了電子版和紙版“兩層皮”埋藏的隱患。一部分企業雖然由于客觀原因在PLM系統上線后短期內無法全面推行無紙化，但是一定要將無紙化圖文檔管理作為推廣應用的重要方向之一。有些企業對那些不必導入PLM系統的老圖樣實行條碼管理，在PLM系統中僅管理目錄和存放位置，這不失為面對大量既不能用又不能扔掉的老圖樣的一個好辦法。
二、圖文檔設計評審
在PLM系統中，預先定義（固化）設計審批流程，設計者提交圖文檔時自動觸發，將評審任務發送到各位參與者。參與者收到任務后，將根據流程節點頁面顯示的步驟和評審點對圖文檔進行評審，提交評審意見，完成任務。評審時可以在瀏覽器中批注，通過關聯關系快速查看受影響的零件和所有其他相關圖樣，而且針對工藝、標準化或者采購等方面的多人審核可以并行。針對作為新產品研發項目關鍵階段（里程碑）交付物的圖文檔評審除了技術可行性外，更重要的是評價該項目的商業可行性——決定是否繼續投入。因為市場瞬息萬變，早一點識別并終止“沒有前途”的項目，可以抽出寶貴的資源投入新的機會，如圖3。
圖3
PLM系統建立在圖文檔及其所有相關信息上的電子審批流程從根本上避免了評審流于形式，加快了評審速度，發揮了審核把關作用，減少了后期設計的變更和返工。
三、圖文檔設計變更
設計變更管理是一套綜合性的解決方案，體現了ISO9001和CMII等管理思想。實際中，從簡單到完整有多種層次的變更管理模式和流程，簡單變更管理適用于PLM上線第一年：因為此時的變更影響范圍小且容易決策，多用于質量事故遏制措施（快速通道）等場景。
設計變更流程只有設計師有權啟動，經過審批后由指定人員執行變更任務。其他人員沒有設計變更權限，但是可以啟動設計變更建議或問題報告業務流程，通過審批后觸發設計變更流程。電子化的設計變更通知經過預先定義的ECN業務流程發送到所有相關用戶，每個人收到變更通知時即可查看最新版本和所有受影響范圍。項目組成員還可預訂消息，一旦發生設計變更可立即獲知。
在設計變更流程中“收集”所有與該圖文檔有關的事物，如零件、項目和產品等，可以幫助設計師決定是否變更和如何圖3變更，幫助評審人員客觀地評估其合理性和代價，從而提出正確的評審意見。圖文檔設計變更任務分為兩個部分：數字化更改和實物更改，后者離線完成再在系統中記錄，如圖4所示。
圖4
設計變更管理及其業務流程是規范化的、可見的和自動的，因此消除了“信息滯納”和非正常操作。系統可根據已經發生的設計變更生成統計報表，客觀呈現“事故頻發地段”，幫助主要設計者和管理者及時制定正確的糾正預防措施。避免在手工模式下新產品設計開發過程中經常出現的越改越錯、錯上加錯的狀況。
四、PLM系統與應用軟件集成
設計師通常在MCAD、ECAD或Office等應用軟件中進行三維模型、工程圖、原理圖、布線圖、設計規范和試驗規范等圖文檔的創建和編輯（即設計），完成后保存或檢入PLM系統。在設計過程中，設計師需要隨時查看或引用已有設計成果和產品數據（如標準件庫），與項目團隊成員交流協作。如果沒有集成，他們就不得不在各種應用軟件之間、在應用軟件與PLM系統之間“跳來跳去”，頻繁地進行上傳、下載、復制、粘貼或重復輸入之類的非創造性操作。
通過將PLM系統與應用軟件進行集成，可以形成單一的設計與數據管理環境，使得設計師不但能夠在設計過程中直接訪問PLM系統獲取相關資料，而且還能夠進行自助式的圖文檔管理（如提交、啟動審批流程和歸檔等操作），一邊設計一邊管理自己的圖文檔，簡單快捷，不需要另外請文控代勞。以MCAD集成環境為例，工作區是MCAD軟件與Windchill系統集成的一個重要樞紐，無PLM系統時，設計師需要將設計的圖檔保存到本地硬盤，目前取而代之的是直接保存到工作區，這樣做的好處很明顯。
（1）設計師不必局限在一臺計算機上工作，也不必擔心保存在硬盤里的數據會丟失，所有圖檔都可以存放在服務中，可以隨時隨地進行設計。保存到工作區的圖檔不會共享到團隊，只有設計完成檢入到系統才會共享，如圖5。
圖5
（2）在集成環境下，設計師對3D模型的設計和裝配全部是在工作區中完成，可以將系統中重用的模型添加到工作區進行裝配，也可以將新建的保存到工作區進行裝配，提高大型復雜裝配的靈活性和速度。
（3）在工作區中檢入3D模型，系統自動建立和裝配結構相同的EBOM結構，同時對裝配體的任何修改（如增加或減少零件），只要檢入到PLM系統，EBOM會一同更新。
五、圖文檔管理與BOM管理
以零件（Part）為核心的圖文檔管理，除圖檔外還可為傳統意義上的文檔定義零件（如軟件零件、手冊零件和服務協議零件等），以便形成完整的產品BOM，同時實現圖文檔結構化。圖文檔管理與零件管理、BOM管理密不可分，在產品開發的不同階段產生不同的圖文檔和不同的BOM，如系統設計EBOM、詳細設計EBOM等，因此BOM本質上是設計出來的，而不是“編制”出來的，這可能是PLM與ERP對于BOM管理的區別之一。
如前所述，在MCAD集成環境下，檢入產品的3D模型即保存到電子倉庫，在用戶界面自動創建零件和EBOM，瀏覽時在EBOM視圖選中零件相關的模型，即可自動顯示出來。圖文檔變更與BOM變更高度關聯，雖然系統提供孤立操作命令（如BOM編輯器），但是從實際業務而言，根本就不能只顧一頭。只有這樣才能保證圖文檔變更由業務驅動，而業務變更必須從圖文檔這個源頭進行控制，如圖6所示。
圖6
六、圖文檔管理與項目管理
簡言之，圖文檔設計編輯是產品開發過程中主要任務，其成果就是項目交付物，有些關鍵圖文檔是項目里程碑。PLM圖文檔管理與項目管理的結合，使得任務與圖文檔關聯、圖文檔與交付物關聯——圖文檔經過審批流程后表示交付物提交，項目任務狀態顯示“完成”。產品經理或項目經理既可以通過圖形化的項目看板隨時掌握各個項目真實進度，也可以通過直接查看已經檢入到系統中的圖文檔有多少已經通過審批、有多少還在設計中以及有哪些批注等信息，準確地了解項目進展，控制項目風險。
綜上，以零件為核心的圖文檔管理無疑更為先進、合理，可以作為PDM或PLM軟件系統是否先進的一個判據。除上面描述的諸多方面外，圖文檔管理還應考慮打印效率和安全性、電子簽名、供應商分發和回收、圖冊（卷宗）等需求，根據企業情況制定詳細解決方案。通過梳理，圖文檔管理內容十分豐富，對用戶的好處也很明顯。文中如有不當之處，敬請讀者批評指正。
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本文標題：PLM中圖文檔管理
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