0 引 言
目前，國內的合同管理大多采用手工方式，在項目較小合同數據少時。這種方式還能比較有效地發揮管理合同的功能。但是，隨著項目復雜程度的增加和合同數量的增加，合同管理的難度也在不斷增加。由于報價輪次眾多而引起的投標價格或高或低而失標、客戶信息分散、不連貫，且數據量大，種類多，難以管理，傳統的人工方法進行統計計算分析，工作量大，重復環節多，分析準確性較差，分析效率低。面對當前制造業不景氣的環境，基于計算機的現代化企業管理也迫在眉睫。應用數據庫管理企業非標準產品，很好地解決了企業日常數據管理困難以及效率差的問題，加強了企業對合同業務的有效管理，提高了廣大企業員工的信息化水平，增加了企業效益，帶動了企業的發展。
針對傳統機械零件生產企業日常管理數據所遇到的問題，在分析企業現存數據種類和企業運營管理需求的基礎上，設計并實現了非標準產品的實時入庫，銷售金額統計，報價查詢以及合同進程提示等諸多功能。測試運行結果表明，提出的數據庫管理模式提高了企業智能化、精確化管理水平，有助于提高企業運行效率。
1 企業管理中存在的問題
(1)數據量大且內容繁雜。
中小型零件制造企業為典型的離散型制造企業，由于主要從事單件、小批量生產，適用于按訂單組織生產，訂單時間不同、客戶不同、零件種類不同導致訂單凌亂。而且企業的生產任務量大、生產加工技術文件較多，包括合同明細文件、報價單以及各年度各項支出預算表、各月銷項稅款和進項稅款統計文件。此外，常規的零件設計圖紙均為由鉛筆繪制的紙質圖樣，長時間保存可能導致蟲蛀或字跡不清晰。隨著企業生產經營規模的逐漸擴大，客戶數量的逐漸增多，銷售訂單的數量越來越大，各種文件也越來越多，且難以整理。
(2)產品報價人為影響大。
產品報價作為企業運營過程的一個關鍵環節，是合同管理必不可少的一部分。
傳統的人工報價，由于客戶數量多，采購零件種類不同，報價日期不同，從而產生大量的報價單，即使對同一客戶，由于兩次報價日期時間間隔長，導致供貨商對以往的報價信息記憶不清晰，所報價格前后不統一，從而導致失標甚至虧損的情況。
(3)合同日期超限。
合同是基于雙方互信條件下簽訂。因此，準時、優質地完成合同內容對企業長遠生存十分重要。
常規情況下，由于合同數量多，各合同的簽約日期和貨期各不相同，造成企業管理者無法及時、準確地了解零件的生產和發貨日期，致使零件無法按時完成，使企業發生虧損甚至失去聲譽。
2 詳細設計
2．1 數據分析
該零件生產企業數據包括：非標類和防護類生產通知一覽表、非標類和防護類客戶統計匯總表、按客戶統計的非標類和防護類合同明細匯總表和報價數據庫。生產通知是根據合同明細的簽訂日期和合同期限，進行生產和發貨的。統計匯總表則是將合同明細中的產品銷售總額、采購總額、應收賬款按客戶或按時間段進行統計。根據各個表之間的關系(如圖1所示)，在數據庫中建立兩種表格：
圖1 數據表關系圖
(1)報價數據表：包括報價輪次、客戶名稱、報價日期、物料名稱以及零件的生產樣本圖片和PDF格式的合同數據等信息，零件圖樣以及報價單也存儲在該表格。通過該表，用戶可以查詢各種報價信息，包括圖片格式的零件生產樣本和PDF格式的報價單。
(2)合同明細匯總表：包括合同日期、客戶名稱、產品名稱和型號、銷售總額、采購總額、應收賬款等。用于管理者查詢合同明細數據和統計各條件下的銷售總額、采購總額以及應收賬款。
2．2 功能設計
通過對企業業務流程和需求進行分析，對合同數據管理系統功能模型進行設計。
(1)由于紙質文件不易保管，企業數據量大，采用數據庫統一管理。
(2)減輕相關業務人員的工作壓力，及時了解對某一客戶以往的報價金額和合同明細，顯著提高準確性，設計快速查詢功能。
(3)實現銷售數據的實時統計，方便企業數據校對和檢核。
(4)為了方便管理者及時掌握合同進度，保證合同在指定期限內順利完成，設計日期提醒功能，實時了解合同進程。
通過以上分析，為系統設置了如下功能：數據入庫(Excel、PDF、圖片入庫)、數據查詢(單項和組合查詢以及圖片和PDF瀏覽)、數據統計、系統管理和其他功能，如圖2所示。
圖2 系統功能設計
2．3 功能實現
2．3．1 系統管理
為方便管理者靈活、方便地管理數據，設計并實現了用戶管理和數據庫設置兩個功能。
(1)用戶管理：目的是設置系統登錄用戶信息和用戶權限。系統設計了登錄用戶信息的增加、修改和刪除功能，靈活管理系統登錄用戶。用戶權限設置分為管理者和一般用戶，同時設置登錄密碼，只有系統管理者有權增刪系統使用的用戶，普通用戶只能查看數據，沒有編輯功能。用戶管理的設置在于實現系統保密，確保企業數據安全。
(2)數據庫設置：設置用戶將要使用的數據庫，包括新建數據庫和使用已有數據庫。通過設置構建pathInfo．xml配置文件，動態存儲數據庫路徑。滿足管理者隨時變更所用的數據庫，大大提高系統使用的靈活性。
2．3．2 數據入庫
非標準Excel文件入庫：零件生產企業日常Excel文件包括合同明細文件和報價數據，主要記錄合同日期、報價輪次、客戶以及銷售賬款等信息，這兩種數據一般為非標準的Excel文件，而且格式不統一。傳統的Excel文件入庫，需要實現定義好固定標準合同格式，用戶進行空白合同的填寫，費時又費力。基于以往數據入庫存在的問題，結合用戶企業管理中的需求，針對性地設計單個文件直接入庫和多個文件批量入庫兩種方式，數據源文件只需要表格字段一致，便可直接進行文件入庫，極大提高了數據入庫效率，方便企業管理。
圖片和PDF文件入庫：零件生產企業t3常零件生產圖樣和合同簽署單一般為紙質文件，不易保存。由于數據量大，不易查找，合同單和合同明細文件，零件圖樣往往不能一一對應，同時查看。為此，系統實現將紙質合同單轉換為PDF文件，零件圖樣則轉換為JPG格式，并將這兩種文件以二進制方式導入數據庫，最后通過SQL的update set語句將PDF和圖片文件插入數據庫，使合同簽署單、零件圖樣與相應的合同明細數據一一對應，同時設置單一入庫和批量入庫兩種入庫方式。
2．3．3 數據查詢
數據查詢分為圖片和PDF文件查看以及合同明細文件查詢。
合同明細查詢：應用數據庫查詢主要目的是根據存儲的信息并在需要時將信息提取出來。根據企業需求，設置客戶名稱、合同日期、產品名稱和產品型號等關鍵字標簽。通過勾選關鍵字實現多個關鍵字組合查詢，此外，對每個關鍵字，設置多選框，實現多條件查看。查詢功能的設置，不僅解決了數據量大而造成的合同查找困難的問題，而且也實現了實時查看以往對任意客戶的報價信息，以便提出更合理的報價價格。
如圖3所示，查詢的為2015年2月6日到2015年10月1日期間，客戶上海大眾、東風標致和廣汽本田三家(點擊多選按鈕便可出現多選界面)，查詢物料名稱為導套的數據查詢結果。
圖3 查詢界面
圖片和PDF文件查詢：合同單和零件圖樣分別以PDF和圖片格式保存在數據庫報價表中字段“零件圖號”、“采購合同”兩列，與相應的報價數據一一對應，在沒有相應數據時，這兩列分別顯示“No mage”和“無”。為了方便圖片查看，系統設置了零件圖樣“縮略圖查看”，如圖4所示。雙擊縮略圖，隨時查看合同明細所對應的零件圖樣。詢價單的查看則是通過雙擊“顯示文件”，將文件以PDF形式進行瀏覽查看。
圖4 零件圖樣查看
2．3．4 數據統計
統計模塊是負責對系統各個基本信息管理模塊的數據從不同方面進行統計分析。
根據用戶需求，利用SQI 語句，設計了合同日期、類別、客戶名稱、銷售合同號以及采購合同號這五個關鍵字作為統計條件，各個關鍵字相互獨立，既可以單個統計，也可以多個關鍵字組合統計。實時統計組合條件下的銷售總額、采購總額、應收賬款，滿足數據統計和對比功能。
如圖5，在統計條件中選擇“日期”為2014年4月l日到2016年1月1日，“類別”為非標，“客戶”進行多選(多選界面和查詢多選界面相同，在此不做介紹)，同時選擇“上海大眾”、“北京泰華”和“浙江吉利”三個客戶，點擊確定，即可統計條件選擇下的“銷售總額”、“采購總額”和“應收賬款”。根據用戶需求，可以將統計結果打印輸出。
圖5 統計界面
2．3．5 其他功能
合同日期提醒：為了保證零件生產準時完成，系統設計日期實時提醒功能，根據合同日期和貨期，自動改變數據的顏色，以不同的顏色提示各個合同哪些日期還早，哪些即將到期，實時提醒公司生產者，按時完成零件生產，履行合同義務。
數據導出：輸出查詢的合同明細數據以及統計的銷售總額、采購總額、應收賬款。方便用戶直觀地查看、對比數據。
編輯功能：方便用戶實時更新合同狀態，通知企業及時生產和輸出零件。
2．4 系統運行測試
系統在青島某機械生產公司進行了為期三個月的運行測試，圖6為多條件統計的2015年5月到2016年1月期間，該公司對第一汽年和上海大眾的銷售總額、采購總額、應收賬款統計結果以及總額。系統不僅能夠快速、準確地進行多項統計，其他各項功能均達到頂期要求，而且運行穩定，滿足了企業運營管理需求，可以應用到機械零件生產企業的實際管理中。
圖6 系統企業銷售賬款統計
3 結束語
機械零件生產企業常常存在數據管理困難，報價不準確以及運營流程不能實時掌握等問題，為此采用了C／S結構開發模式，設計集成化的數據管理系統，實現數據庫管理繁雜的企業文件、報價單實時查詢以及零件生產狀態提示等功能，以解決企業難題，在企業日常管理中發揮了極大的經濟價值和社會效益。
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本文標題：面向非標準產品的企業數據管理系統研究
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