一、引言
離散型生產企業特指一類機械加工企業，其基本生產特征是機器設備對工件外形進行加工。再將不同工件組裝成具有某種功能的產品，鍋爐制造即屬此類。目前，國內鍋爐市場的競爭格局與前景發生變化。大部分鍋爐制造企業在CAD領域比較成功，CAE、CAM、CAPP等也有一定程度涉及，確實使產品開發與生產技術能力大幅提高。然而鍋爐制造企業實施信息化集成應用的面還不夠廣、水平還不夠高，已經意識到以先進的信息技術手段來提升生產經營與管理水平的必要性和緊迫性。不少企業也順勢引進了ERP，將其作為實現管理現代化的必然選擇，但在建設與實施中。完整ERP缺乏足夠的應用空間，使一些企業在是否要上ERP項目決策時躊躇不前：即便已經上馬ERP的企業，運用熟練程度以及效果都還有較大差異。
二、SY鍋爐信息化運營與管理的現狀分析
(一)案例企業基本情況
SY鍋爐創建于20世紀80年代初期。目前該公司已經具備了微壓鍋爐制造許可證、C級、D級鍋爐制造許可證等多項鍋爐生產資質，主要產品包括：立式燃煤蒸汽鍋爐、燃油燃氣鍋爐、有機熱載體爐等。公司加工檢測設備齊全，有滿足《鍋爐壓力容器制造許可條件》的持證焊工、工程技術人員、持證無損檢測人員和質量體系管理人員組成的技術團隊負責產品設計與生產，產品年銷售呈上漲趨勢，客戶分布全國各省市。
(二)案例企業信息化運營與管理的現狀及不足
1．現行信息化應用的主要領域
(1)鍋爐產品開發與設計方面
案例企業采用CAD進行實體造型設計圖紙的繪制。其硬件平臺為Pentium微機，操作系統為Windows NT。由于鍋爐產品設計是針對具體用戶進行的，用戶可能對產品提出各種要求。幾乎每臺鍋爐都要重新設計和測算，其設計是一個反復迭代的過程。該企業成立初期采用手工繪圖，一張總圖就需要畫半個月。對于大噸位鍋爐的訂單，其設計、生產更為復雜，完成全套設計圖紙則要一兩個月。設計上稍有一點變化，全部設計圖紙就要重畫一遍，根本不可能達到生產所要求的速度。而CAD的應用不僅使圖紙設計便捷，而且使設計部在向生產部傳送制造數據時，減少了人為錯誤。
(2)常規管理事務處理方面
案例企業管理權力分割，采用手工傳遞簽審方法，一條重要信息從基層反饋到高層管理者需要經歷較多環節。該企業對Access管理系統、OA系統的引進僅停留在規劃階段，至今仍使用常規Office軟件。沒有引入功能較為強大的MIS，原設想的自動化公文管理、檔案管理、郵件管理、會議管理、文件審批流程管理等尚未實現。
(3)財務基礎工作方面
案例企業主要使用管家婆財務軟件進行日常財務處理。該軟件是一款面向中小企業單位開發的純財務管理系統，硬件配置采用單機結構。目前該企業主要應用了財務軟件的憑證處理、賬簿查詢功能，滿足了編制會計憑證、自動記賬等基本的會計核算要求。由于受制于技術和成本因素，財務報表還是借助Word、Excel完成編制。
2．信息化建設存在的不足
(1)CAD處理基礎數據不足，利用率低。
案例企業CAD初始化不完善，原有手工繪圖沒有全部輸入電腦，造成工藝路線不全；應用CAD設計產品后產生的眾多電子圖文資料處于不斷被查詢、調用和更改中，且傳遞缺乏及時性。設計與生產的BOM不統一、版本混亂，工藝數據重復性大。CAD軟件側重于解決繪圖問題，一旦更換系統，原系統設計圖紙的數據不能提取和共享，系統不能集成運行，嚴重影響了設計效率，也使制造資源協調困難。
(2)倉存分級分類管理不到位案例企業物料種類較多，包括原材料、輔料、備品備件、各種工具、量具、刃具和模具、半成品、附件等，上游物料供應商也較多。但是，尚未建立一套規范、適用的庫存物料編碼體系。對已有的物料或基本相似的物料經常發生一物多碼問題，同時該企業缺乏對物料的分類管理，零部件的采購提前期、制造提前期等沒有完整的歷史記錄資料，即便倉庫人員不斷增加，部分物料需求經濟批量計算不能得出準確的數據，由于顧客緊急訂單而臨時采購時有發生。為保證生產的連續性以及應付緊急訂貨，企業往往會加大庫存，尤其一些周轉慢的物品積壓，導致資金占用，浪費了一些較好的獲利機會。此外，雖然生產部對工件劃分了“三區”(待處理區、報廢品區、流轉區)，但劃分不夠嚴格，處理也不夠及時。
(3)財務軟件應用水平較低
案例企業僅僅停留在手工模擬的EDP階段。由于純財務系統沒有采購、銷售、應收應付、存貨、成本等管理功能，不能為其他部門實施信息化創造有利條件。如未能實現資金、應收、應付、庫存、利潤的一體化處理和實時監控；未能有效解決分期收款銷售方式下的回款情況較差問題，影響了企業資金的有效規劃，企業經營決策的科學化、合理化有待借助信息化手段進一步提高。
(4)職能部門之間缺乏共享工作平臺，協同性差
案例企業產品設計、財務等部門已有部分系統在運行，但采購、生產、庫存、銷售數據沒有聯網集成。財務部門只是記錄經濟業務的資金流信息，并不采集業務活動的全部數據，同一經濟業務的相關數據被分別保存在會計和業務員手中，造成資料手工重復錄入、人為歸集差錯等問題。同時各流轉環節的銜接和過程控制也不夠平滑，主要依靠人工接續。造成信息溝通不暢、財務與供應鏈銜接脫節、計劃協調困難等問題。此外，生產部若要變形更改設計圖紙、產品工藝，需要提出申請。再經試驗鑒定，報請技術部審批后方可用于生產；對原材料、半成品、附件進入車間后不完全符合標準的，必須辦理讓步接收手續，雖然是出于嚴格貫徹執行工藝規程考慮，但是審批環節較多，審批程序人工進行，無形中延長了生產周期。
(5)缺乏適應于集成化信息系統的復合型人才
案例企業目前使用信息化系統的主要是財務人員以及部分生產人員。財務人員具備了一般電算化會計人員的職業能力，比如：較為熟練的財務軟件操作技能、一定的Office辦公系統應用能力；生產人員對重點設備也能憑證上崗操作。但是，該企業人員總體上對信息化系統的運行機制了解不夠深入，缺乏復合型信息化人才應有的專項工作技能。計算機與網絡應用技術有待拓展，尤其是網絡技術環境的創建、日常運行操作與管理維護；對電子商務、物流管理、貿易往來等領域所知甚少。
三、SY鍋爐實施ERP亟待解決的主要問題
(一)系統調研與規劃階段
1．兼顧先進性與實用性，實現近遠期目標平衡
案例企業在系統規劃時必須結合鍋爐制造企業的固有特性，對與企業經營總體及分段目標是否相適應的問題周詳考慮，系統功能應以滿足企業當前和今后的發展需求為準。同時，必須對自身的定位與需求深入研究與分析，規劃哪些部門先實施；哪些運營與管理環節能夠且需要首先在ERP里得到實現和改進，不能急于求成。
2．體現效益驅動，切勿盲目高自動化與高集成化
考慮到資金投入的合理性，案例企業應根據“整體規劃、分步實施、量力而行、循序漸進”的思想，結合企業管理中的突出問題和主要矛盾。有針對性、分步驟地實施ERP。企業應擬定科學的資金預算，多渠道安排專項構建資金，為ERP建設提供資金保障，不盲目追求全自動化的系統，不過分追求信息的全盤集成。
3．領導統轄與全員參與相結合，明確各級負責制
案例企業應當成立ERP建設領導小組和ERP專項工作組。前者由企業領導、鍋爐制造行業專家組成，負責從整體上把握進程，協調關系。給予充足資源保障；后者由各部門領導(選擇先行集成實施的設計部、供應部、生產部、市場部和財務部)、熟悉公司管理情況和富有基層工作經驗的業務骨干、信息技術人員組成，負責ERP建設日常工作，并建議聘請高校相關領域的學者組成技術指導委員會。對建設方案進行論證。同時，ERP建設與實施必須對原有的機構、崗位和人員設置進行重新安排。各部門產生利益沖突在所難免，需要企業領導出面解決。此外，ERP最終應用者是各部門人員，應以內部刊物、門前宣傳欄、廣播站等作為宣傳載體。發布建設消息；通過每周例會發表建設進度。建立起信息化建設的積極氛圍，使全體員工做好充分的心理準備，打消職工對ERP的排斥心理和抵觸情緒，樹立管理信息化變革的觀念。
(二)系統建設與試運行階段
1．軟硬件配置的系統化與集成化準備
案例企業主要任務是組建內部局域網。配置服務器，并購置與安裝ERP軟件。該企業需要添置服務器、交換機、工作站等硬件設施，其余工作電腦仍可采用主流配置；以支持Web的Java和關系型數據庫SQL Sewer為開發工具，根據管理規模配置客戶端，通過網絡將各部門連接在一起，實現信息集成和信息共享。為了降低信息化應用風險，企業在選擇ERP軟件時應考慮軟件功能與企業所屬行業類型的適應性、軟件供應商在同行業內的知名度、多家客戶應用成功的例證以及提供服務的持續性、升級的可能性、時間及條件等能否滿足企業的實施進度�？紤]到該企業現有人員的狀況，盡量選擇用戶界面友好、易于理解、易于操作的軟件系統，而用友U8 ERP、金蝶K/3ERP擁有從財務、物流到HR、OA、CRM和BI等多方面的解決方案，而且擁有大量的國內行業成功應用案例，均可考慮選用，并依據分階段目標先行實施其中的部分功能。
2．基礎工作的規范化準備
(1)重視基礎數據整理與分析
進入ERP時系統的基礎數據在系統正式運行后一般不得修改。案例企業應該協助軟件公司準備各類基礎數據，并協助檢核基礎數據的正確性、與前期錄入數據的一致性。財務初始數據包括會計科目表、會計科目初始數據；基礎資料包括企業運作過程中保持不變或者變化不大的數據。如部門、職員、供應商、客戶、倉庫、工件種類、量具種類、模具、特種設備目錄等信息。
(2)建立零部件及產品分級管理數據庫
案例企業應采用多級信息描述方法，按照一定的標準將部件歸類劃分，對不同部件變量及操作過程進行詳細描述。例如：可以把鍋爐零部件劃分為鋼管架類、爐膛類、受熱面類、水冷壁類、燃燒器類、調溫裝置類等一級類別。并進一步細化出二、三級類別。對自制原材料、外購件、半成品、產成品要設計合適的編碼，編碼應力求以最簡單的構成完成描述。既要唯一標示出對象，也不能使編碼過于復雜。由于該企業倉庫相關的采購單、訂單、工單等業務單據量較多，而操作人員有限，盡量采用數字序列組合而成的區間碼，以適應小鍵盤方便快速錄入的操作；整理現有編碼體系，取消一物多碼；增設半成品編碼，半成品的編碼必須與其所處的狀態結合起來。在設計編碼的同時，也要完善數據庫中的品名、存放地點、計量單位、使用部門、用途、規格、型號等其他文字型信息。
(3)建立財務與供應鏈的協同關系
案例企業應重視業務流程規范化，各業務部門要設立專門的數據處理崗位，協調數據輸入權屬，統一數據口徑與精度，避免數據的重復錄入和不一致。設計部要統一工藝術語、工作流定義，將CAD改動的物料信息及時更新到ERP系統中。并供采購、生產等其他部門使用；倉庫在出入庫業務流程中設置財務結算工作；購銷部負責維護供應商、客戶信息，設置應付、應收明細賬，并供財務等其他部門使用；財務部將工作重心由會計核算轉為會計管理。
3．ERP使用人員的觀念與技術準備
案例企業既要就分工變化及權限分配與相關人員進行及時而耐心溝通，避免無端猜測；也要詳細說明軟件不能完全滿足企業自身核算和管理的需求，客觀解析最終與企業預期效果存在差異的可能性。在項目推進過程中需要關注持續培訓和因崗施教，對領導側重于ERP理念培訓，對部門負責人及業務骨干側重于系統管理與維護培訓，對基層操作人員側重于計算機與網絡基礎和ERP基礎培訓。
4．加強系統建設進度管理
案例企業ERP建設周期最好不超過六個月，借助于Gantt chart。通過活動列表和時間刻度控制每一步驟的項目進度，建議通過每周例會對ERP建設專項工作組的工作完成情況以及分階段工作完畢后文檔資料的傳遞與保管情況進行檢查，并確定下周工作計劃。在系統上線后，還要保持三個月的試運行，最好選擇跨年期間，不能只做流程測試，需要原有信息系統與新系統的同步運行，雙軌運行必須同正式運行一樣要求。
(三)系統后續維護管理階段
1．完善內部控制制度，提升制度執行力
案例企業既要修訂現有生產管理制度，還要由各主要部門共同制定ERP操作規程，對各類業務事項做出明確規定。例如：每一崗位根據權責分離和內部牽制原則設置相應人員和權限，使得系統模塊與崗位職責保持一致，針對賒銷回款難，設置往來款項預警級別；加強往來款項內部審計，重點關注長期未達賬，建立操作考核制度和全面檢查方案，增強系統使用者的責任心，杜絕人為錯誤，建立基于Web的安全管理機制，通過用戶口令控制不同操作員對不同數據對象的訪問權限，嚴格執行電子簽字認可制度。各部門終端用戶不得越權修改、刪除數據，在保證系統安全的前提下最大限度實現數據共享；定期檢查對系統的運行狀態和所有用戶的操作進行紀錄的上機日志。
2．建立ERP應用績效評價體系
案例企業有必要依據規劃初期所制定的目標建立ERP應用績效評價體系。積極開展項目評價工作，可以從利益相關者的貢獻、利益相關者的滿意度、戰略、流程、能力五個方面設計評價指標。指標體系要重點突出企業通過應用ERP后在管理方面有哪些改進、提高，通過定量計算、定性分析從不同角度科學地揭示ERP應用效果。
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本文標題：離散型生產企業應用ERP系統的個案研究
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