一、應用背景
進入二十一世紀后，以信息技術、網絡技術為代表的高新技術的廣泛應用正迅速把企業(yè)帶入一個新經濟時代，企業(yè)經營國際化、全球經濟一體化已成為未來的主流趨勢。在這種情況下，企業(yè)只有滿足用戶個性化需求，才能從根本上贏得市場競爭的優(yōu)勢。
中國五礦集團有色金屬股份有限公司(簡稱有色股份公司)意識到建立市場鏈為紐帶的企業(yè)管理信息系統已勢在必行。有色股份公司決定進行新的ERP信息系統建設，將企業(yè)的各種資源(包括人力、物料、資金、設備、生產、信息、銷售等方面)充分調配和平衡，能解決企業(yè)內部分散、孤立的信息化孤島，通過Intranet和Internet連接到一起，實現企業(yè)由相對封閉走向開放的轉變。
在經濟效益方面，能夠為企業(yè)減少庫存、加快資金周轉、提高生產效率、降低成本、提高客戶滿意度等方面提供強有力的支持。此外，正確運用ERP系統，還能夠為高層管理人員經營決策提供科學的依據，提升對市場迅速做出反映的能力，最終提高企業(yè)的全面競爭力。
經過反復比較，有色股份公司決定采用北京金網五礦網絡技術有限責任公司(簡稱金網公司)作為公司ERP管理信息化方案供應商，金網公司外貿ERP產品歷來以清晰的管理思想，操作簡單、技術先進、理論科學、安全可靠、兼容開放的特點享譽于廣大用戶。
二、有色股份公司簡介
中國五礦集團有色金屬股份有限公司(簡稱有色股份公司)隸屬于中國五礦集團，為中國有色金屬產品及原料的主要供應商之一，公司注冊資本5.31億元人民幣，固定資產總額90億元人民幣，2003年進出口總額83,101萬美元，所屬中國五礦集團公司，2003年中國進出口500強企業(yè)，排名第6位。
作為中國有色金屬產品及原料的主要供應商之一，五礦有色金屬股份有限公司在行業(yè)中享有優(yōu)秀的商業(yè)信譽和良好的企業(yè)形象，有著國內外廣泛的客戶關系和營銷網絡，其主營產品如銅、鋁、鎢、錫、銻、鉛、鋅、貴稀金屬、稀土材料等的經營規(guī)模和市場占有率在國內名列前茅并在國際上頗具影響。2004年公司主營業(yè)務利潤176億人民幣，凈利潤6億元人民幣。
三、系統選型
有色股份公司之所以選擇金網公司，是因為金網公司自成立以來始終致力于電子商務、外貿行業(yè)應用專業(yè)軟件的研發(fā)與推廣，對行業(yè)管理有著相當深刻的理解，具有豐富的外貿企業(yè)管理系統開發(fā)和實施經驗，作為中國外貿行業(yè)信息化解決方案提供商，它目前擁有著眾多的外經貿行業(yè)用戶，在行業(yè)內部擁有良好信譽。
金網公司在此次項目的投標過程中，依據自身強大的軟件開發(fā)綜合實力，多年的管理系統開發(fā)經驗和系統實施能力，采用基于J2EE標準的Jboss、Weblogic及Websphere的MVC2三層技術架構，全面支持移動辦公或異地辦公，為有色股份公司提供了一套完善的外貿業(yè)務、財務一體化的解決方案。
金網公司不僅擁有優(yōu)秀的研發(fā)隊伍而且配備了相當完善的售后服務體系，為有色股份公司的ERP系統后續(xù)的培訓、維護服務提供了良好的保證。
有色股份公司通過對企業(yè)自身的分析，在充分綜合管理專家及信息化專家意見的基礎上，決定借助金網外貿ERP系統構筑現代化開放型的企業(yè)管理信息化系統平臺，建立以定單信息流為中心，帶動物流和資金流運行，實現信息流、物流與資金流的一體化管理與協調運行的信息化管理系統。
四、系統建設方針與指導思想
金網公司在有色股份公司實施的外貿ERP系統包括業(yè)務管理系統、客戶信用系統、代碼管理系統、用戶權限管理系統、財務管理系統�？紤]到有色股份公司從事國際貿易業(yè)務人員異地辦公的特點，同時解決因數據分布存儲不便而產生的諸多問題，進而實現企業(yè)內部的業(yè)務信息、財務信息與物流信息的同步與共享，達到對各業(yè)務環(huán)節(jié)動態(tài)、實時地進行監(jiān)管、監(jiān)控處理的目的，所以為有色股份公司構建了基于Internet/Intranet技術的多層分布式事務處理結構軟件平臺，全部數據采取集中式管理，該平臺分客戶層(Browser，客戶通過各種Web瀏覽器及Internet接入設備與各應用系統進行信息交互)，Web服務層(WebServer，為系統提供HTTP服務，負責信息頁面的接收和發(fā)送)，應用服務層(Application Server，封裝系統業(yè)務邏輯)和數據服務層(DataBase Server，提供系統數據服務)。
多層分布式布式B/S結構是目前最具優(yōu)勢和最主流的Internet/Intranet構建技術，已經被國內、外大量的工程實例所采用，實踐證明，該體系結構特別適合構建基于Internet/Intranet的大型企業(yè)應用系統。采用該體系結構和應用服務器所能帶來的整體增益包括：
⑴更高的系統性能：
應用服務器是為適應當今互聯網應用的飛速發(fā)展而專門設計和實現的，相比較于Web服務器，它屬于更高性能的服務平臺，可以提供對多用戶數，大訪問量，高并發(fā)性和高響應速度的強有力支持。
⑵良好的開放性和可擴展性：
多層體系結構有效的剝離了系統的表現層，業(yè)務邏輯層和數據層，各層面間的接口采用統一的技術標準，不僅為系統提供了最大的靈活性和開放性，同時也使系統易于擴展，充分地保護了投資者的利益。
⑶更低的系統成本：
該體系結構使客戶端不用安裝任何軟件，只需有瀏覽器及上網設備即可，這樣不僅可實現移動辦公，而且客戶端免維護，系統升級高效方便。⑷高效安全：
應用服務器作為一個系統運行容器，它提供了許多系統級服務(如負載均衡、安全服務、事物管理、高效緩存等)，開發(fā)商只需專注于業(yè)務邏輯的實現，從而使整個應用系統的高效性、安全性得到充分的保證。
這里以自營進口業(yè)務流程為例，簡要介紹業(yè)務管理系統的操作流程。
1、編制預算
在與外商詢價、報價洽談等基礎上，進行成本測算編制。根據編制的采購預算和銷售預算，內容包括：貿易方式、供貨商、客戶、制單日期、幣種、商品信息、貨款、起運港、目的港、價格條款、數量等。系統會自動計算該筆業(yè)務毛利、成本等信息，預算結果供相關管理人員參考使用。一筆預算項下可對應多筆合同。
2、新客戶受理
當需要與新的客戶(包括供應商、客戶等)建立業(yè)務往來時，業(yè)務部在客戶信用管理系統提出客戶申請，并且錄入客戶基本信息，包括客戶正確名稱、地址、電話、聯系人、郵政編碼、開戶行、銀行帳號、注冊資金等信息。
管理部門收到業(yè)務部申請后，對提交的客戶進行受理，對客戶資信情況進行調查后進行信用評估，從而劃分客戶信用等級，確認系統給該客戶或供應商的信用額度。
3、編制進口采購合同、銷售合同
根據相關已審核通過的預算信息完成采購合同、銷售合同的文本制作、合同執(zhí)行計劃、合同歸檔等管理。內容包括合同號、供貨商信息、幣種、商品信息、金額、數量、付款條件、運輸方式、起運港、目的港、啟運時間和預計到港時間等。
4、業(yè)務入庫單管理
業(yè)務部根據已審核生效的進口采購合同，進行商品預入庫單的編制。此時貨物還沒有實際入庫，目的在于通知第三方貨代公司準備進行入庫操作。內容包括選擇采購合同號、入庫商品名稱、數量、單價、進口發(fā)票號、金額、起運港、目的港等。
5、增值稅發(fā)票登記管理
業(yè)務員根據已審核生效的業(yè)務入庫單將海關開具的進口增值稅發(fā)票和進口海關關稅發(fā)票進行相應的錄入操作。這項操作將完成物流和票據流嚴格的對應關系，實現相關數據聯查。
發(fā)票在財務確認后，業(yè)務系統自動將發(fā)票信息傳遞到財務系統生成進口采購相關記賬憑證，從而完成相關財務核算。
6、貨代入庫管理
異地貨代公司根據生效的業(yè)務入庫單和貨物的實際到貨情況，進行貨代入庫單的編制。內容包括倉庫入庫數量、倉庫名稱、倉庫入庫日期等。由于采用數據集中式管理，商品真實入庫信息將實施傳遞到公司總部，極大提高存貨周轉速度。
7、付款申請單管理
當需要支付貨款或各種費用時，業(yè)務部根據合同執(zhí)行情況和付款條款，在系統中提交付款申請，業(yè)務員登記貨款或各種費用明細、付款金額和所對應的采購合同號、發(fā)票號、業(yè)務入庫單編號，在制作付款申請時可一次錄入多種費用類型的費用額，業(yè)務員可以選擇預付或實付類型，預付款必須對應到合同號，實付款必須對應到發(fā)票號下。
這項操作將完成資金流和票據流嚴格的對應關系，實現相關數據聯查。
8、付款申請單確認管理
付款申請單經財務部門審批通過后，財務部將執(zhí)行實際付款操作，并根據付款申請內容在財務系統自動生成相應的采購付款憑證。
9、業(yè)務出庫單管理
商品經貨代公司實際入庫后，業(yè)務部根據實際業(yè)務的進展情況，進行業(yè)務出庫單的編制。此時貨物還沒有實際出庫，目的在于通知第三方貨代公司準備進行出庫操作。內容包括選擇銷售合同號、業(yè)務入庫單號、出庫商品名稱、數量、單價、金額、起運地、目的地、運輸方式、出庫時間等。
10、發(fā)貨指令制作
物流部根據已經審核生效的業(yè)務出庫單進行發(fā)貨指令的編制工作，然后將發(fā)貨指令信息在系統中提交貨代公司，通知貨代公司進行發(fā)貨指令確認。內容包括業(yè)務入庫單號、出庫商品名稱、數量、起運地、目的地、運輸方式、出庫時間等。
11、發(fā)貨指令確認
貨代公司對發(fā)貨指令中所描述的信息進行確認操作。12、貨代出庫單管理
貨代公司進行發(fā)貨指令確認后，根據發(fā)貨指令的相關信息，進行貨物的實際出庫，并在貨代出庫中，根據實際的出庫情況，錄入相關出庫信息。
13、收款通知單制作
財務人員收到客戶貨款后，根據銀行進賬單，在系統中錄入相關收款信息并提交給業(yè)務員。內容包括收款單位、收款金額等信息。
14、收款通知單確認
業(yè)務員根據財務部提交的收款通知單信息，進行收款確認，其中預收款需確認到相應的銷售合同上，實收款需確認到銷售發(fā)票，往來款需確認到客戶項下。
業(yè)務部門收款確認后，財務系統根據收款單確認信息自動生成相關收款憑證。這項操作將完成資金流和票據流嚴格的對應關系，實現相關數據聯查。
15、銷項稅發(fā)票
業(yè)務出庫單生效后，業(yè)務員制作銷項稅發(fā)票申請，經財務人員財務確認后，由財務部門對外開具銷項稅發(fā)票，財務系統根據銷項稅發(fā)票和業(yè)務出庫單信息生成相關銷售和結轉成本記賬憑證。這項操作將完成物流和票據流嚴格的對應關系，實現相關數據聯查。
六、系統實施周期
有色股份公司ERP系統實施共歷時12個月。
七、系統實施后的效果
金網公司按照標準的實施流程進行系統實施，具體實施效果如下：
1、有效防范國際貿易經營風險
提高企業(yè)管理水平，增強企業(yè)風險防范能力。系統在企業(yè)運作流程中增加了風險控制點，每個控制點的控制內容和責任人都落實到位，責任明確。例如出口銷售合同的審批，客戶的信用額度控制等。系統提供預警功能，根據管理要求可設定預警條件，對不正常業(yè)務和事件可由系統自動預警提示，從而實現對經營風險的防范。信息化使企業(yè)的運作規(guī)范化。
2、實現企業(yè)數據共享，進一步提高工作效率
系統應用的最基本的管理目的就是減少重復勞動，提高工作效率。實施ERP系統前，風險控制部、財務部、業(yè)務部以及外部服務機構之間需要查數據時必須打電話或到各部門辦公室去查詢，還要再次錄入，數據不及時、不準確。實施ERP系統之后，系統中廣泛利用讀取、自動生成等功能，使得數據一次性輸入，反復利用。使廣大業(yè)務人員從繁雜、單調的單據操作事務性工作中擺脫出來，將更多的精力投入到客戶挖掘、業(yè)務談判中去。
例如：報關及結匯單證的制作，在手工狀態(tài)下存在大量的數據重復輸入工作，使用本系統后應基本做到數據的一次性錄入；某些信息在某些部門之間共享，簡化了部門之間的核對工作，如業(yè)務部與財務部門之間的往來帳的核對；增加了公共信息資源在各個部門間的共享程度，節(jié)省查詢勞動。
3、支持移動辦公
金網ERP系統采用先進的B/S結構，通過Internet網絡，實現全部業(yè)務在線處理，支持遠程查詢、遠程錄入、遠程審批等相關業(yè)務操作，所有公司員工，包括貨代公司人員都可以在開放型網絡中協同辦公。
4、優(yōu)化企業(yè)業(yè)務流程
實施ERP系統前，各業(yè)務部業(yè)務流程不一致，各行其是，給管理帶來不便。實施ERP系統后，公司規(guī)范不同業(yè)務部門的業(yè)務流程，使各業(yè)務部在統一、科學的業(yè)務管理平臺上協同工作，減少了內耗。
5、革新管理思想
系統是一種先進的國際貿易管理思想的載體，能夠提供更加優(yōu)秀的管理思路，不斷革新管理思想；而不是現有企業(yè)業(yè)務流程、具體作業(yè)的計算機簡單實現。有色股份公司通過本系統的建設促使其向學習型組織轉變，適應迅速變化的國際社會環(huán)境和國際市場環(huán)境，求得有效的生存和發(fā)展空間。
6、有效降低管理費用、提高應收賬款回款率
有色股份公司ERP工程實施以來，采購、財務、銷售、庫存等功能模塊在降低管理費用，提高勞動生產效率、提高資金利用效率和利潤率等方面取得了一定的成效。減少了壞帳，提高了回款率(5個百分點)。
7、通過及時、方便的業(yè)務數據分析查詢，提高企業(yè)管理控制水平和效率
企業(yè)主要的統計報表都可通過系統來自動完成，如：《進口業(yè)務明細表》、《庫存商品明細表》、《庫存綜合查詢表》、《未收匯管理一覽表》、《核銷單管理報表》、《進出口業(yè)務統計報表》、《資產負債表》、《現金流量表》、《應收、應付賬款查詢表》、《出口退稅申報明細表》等，減少了大量的統計工作。同時管理人員可以實時查詢各種管理信息，有效、及時地管理和控制企業(yè)運行。實現了從猜測型決策到信息型思維，解決了客戶風險、資源配置、成本控制等一系列困擾企業(yè)發(fā)展的問題，為企業(yè)的進一步發(fā)展壯大打下了良好的管理基礎。
8、實現企業(yè)財務、業(yè)務一體化流程體系
真正實現了業(yè)務管理子系統、財務管理子系統的數據一體化，業(yè)務管理子系統中相關數據，如往來款記錄、采購發(fā)票、銷售發(fā)票等，都可以根據需要在財務管理子系統直接調用自動生成相應的記賬憑證，實現多種輔助制證功能以及賬務自動處理費用分攤、外幣匯率調整、內部利息計算等，極大減輕了會計人員繁重手工錄入工作，從而提高了賬務處理效率和準確性，使企業(yè)由核算型財務向現代管理型財務轉變。
八、實施中的問題與解決
1、我們公司的客戶資料分散在業(yè)務員手中，隨著人員流動，造成公司客戶資源流失，該問題如何解決？答：金網外貿ERP提供了一套完整的客戶信用管理系統，在規(guī)范的管理體系下，公司全部客戶資料的明細信息、交易記錄、收付款記錄、合同文本、發(fā)票等都會在系統中永久、完整保存，這樣就不會因人員流動而造成客戶資料流失，給公司造成不必要的損失。
2、我們公司的貨物都是委托第三方貨物代理公司來完成出入庫的，本部沒有倉庫，如何才能準確掌握庫存的情況呢？答：系統采用先進的B/S結構，物流管理模塊支持第三方物流公司遠程登錄系統，即時確認貨物出入庫數量并及時反饋到公司本部，突破了傳統物流管理范圍，將企業(yè)管理延伸到供應鏈管理；另外系統還提供詳細的業(yè)務出入庫和貨代出入庫綜合查詢，方便客戶采用不同口徑對公司貨物庫存情況進行隨時查詢。
3、我們公司領導經常出差，不能及時在系統進行審核操作，會影響日常業(yè)務處理嗎？答：系統提供了權限委托功能，領導可以方便地把自己的權限委托給受托人，委托結束時，領導可以自己進行收回授權。
4、我們公司使用多級審核流程時，如果了解審核的情況？答：系統提供審核狀態(tài)的查詢功能，可以讓相關人員隨時查詢單據目前的審核狀態(tài)。
5、我們公司領導平時很忙，如何使他及時知道哪些單據需要在系統中進行審核？答：系統會根據定義好的審核流程，將下一級提交的單據簡要信息給相關需要進行審批操作的領導發(fā)出提示信息，領導平時只要關注提示信息就會及時知道在系統中有哪些工作要做，使領導可以有更多的時間去決策、分析。
6、我們公司是不是只要使用這個ERP系統，就會一切矛盾迎刃而解？建立一個規(guī)范系統時，在處理實際工作細節(jié)上會犧牲一些彈性，軟件系統的原理同樣如此。許多人以為安裝一個電腦系統，所有事情就能解決，其實事情才剛剛開始，需要調整工作流程和方式，讓這個電腦系統所提供的資料能幫助管理人員做出更好的決策。所以必須重新評估你的業(yè)務流程，以決定最佳的業(yè)務模式。
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