TIPTOP GP 如何進(jìn)行數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出、財(cái)務(wù)憑證打印格式修改此種雜收方式如何解決……為了彌補(bǔ)當(dāng)初剛接觸TIPTOP（神州數(shù)碼易拓ERP）時(shí)找不到組織的苦惱，上海人民企業(yè)集團(tuán)信息中心主任唐智去年年底自己在網(wǎng)上創(chuàng)辦了一個(gè)易拓論壇，通過它們經(jīng)常與負(fù)責(zé)企業(yè)信息化或正在使用TIOTOP的同道中人交流著各自的實(shí)踐心得。
跳躍式發(fā)展的背后
上海人民企業(yè)集團(tuán)是一家以輸配電成套設(shè)備、高低壓元器件、 精密儀器儀表生產(chǎn)為主業(yè)，兼有金融投資管理、生物醫(yī)藥、房產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營(yíng)、文化用品和旅游、酒店等多元化產(chǎn)業(yè)并舉的綜合性大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)。
2002年進(jìn)入集團(tuán)的唐智見證了企業(yè)信息化建設(shè)的歷程。和很多傳統(tǒng)民營(yíng)企業(yè)一樣，當(dāng)初的信息化工作并未得到集團(tuán)太大的重視，在2004年11月份實(shí)施神州數(shù)碼易拓ERP之前，集團(tuán)也嘗試過其他系統(tǒng)軟件，但實(shí)施效果并不理想，究其原因，唐智認(rèn)為體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面我們對(duì)系統(tǒng)和信息化工作了解不是很深入，實(shí)施中碰到了一些困難，另一方面軟件本身也不是很適合我們企業(yè)。當(dāng)時(shí)我們選擇軟件并不是把適用性放在第一位，而是從價(jià)格或其他方面來考慮，所以在用時(shí)，感覺達(dá)不到預(yù)期的整體效果。
隨著集團(tuán)副總裁金靈豐依靠信息化提升競(jìng)爭(zhēng)力的思想得到提倡，再加上近幾年集團(tuán)跳躍式的發(fā)展速度，以往以手工方式操作的流程開始暴露出弊端。唐智介紹到：以前要生產(chǎn)什么產(chǎn)品、生產(chǎn)多少可能都是拍腦袋想出來的，并不清楚市場(chǎng)的實(shí)際需求。規(guī)模做大以后，溫州一個(gè)生產(chǎn)基地有20個(gè)車間，每個(gè)車間做不同的東西，這對(duì)我們?nèi)绾慰刂粕a(chǎn)周期、如何保持合理的存貨量有很大壓力。當(dāng)時(shí)的生產(chǎn)基地因?yàn)闆]有集中管理的概念，資源得不到合理的調(diào)配，企業(yè)也出現(xiàn)了產(chǎn)、供、銷脫節(jié)的現(xiàn)象，為規(guī)范生產(chǎn)管理流程并實(shí)現(xiàn)最終的集團(tuán)統(tǒng)一管理，實(shí)施ERP是比較好的選擇。
選型中的挑三揀四
2004年5月份，集團(tuán)開始了ERP的選型工作。當(dāng)時(shí)參與選型的廠商包括用友、金蝶、明基逐鹿、交大博科和神州數(shù)碼。ERP的選型也考驗(yàn)著技術(shù)人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程的把握。唐智和同事當(dāng)初就是根據(jù)集團(tuán)生產(chǎn)的特點(diǎn)來尋找合適系統(tǒng)的。
集團(tuán)的生產(chǎn)模式分為兩種，在高低壓電氣方面采取的是標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)，批量大型號(hào)復(fù)雜；成套設(shè)備因?yàn)楦鶕?jù)客戶需求，每套的設(shè)計(jì)思路是不一樣的，因此完全按照訂單來生產(chǎn)。這兩種生產(chǎn)特點(diǎn)ERP是不是都能夠適用，是集團(tuán)考慮的重點(diǎn)。而且集團(tuán)的工廠和銷售公司分布在全國(guó)各處，需要集中式的管理，所以系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴和對(duì)網(wǎng)絡(luò)條件的要求也是考慮的重點(diǎn)。鑒于前一家軟件公司服務(wù)支持的欠缺，廠商的服務(wù)能力也是集團(tuán)較為看重的。
通過多方比較，集團(tuán)最終決定采用神州數(shù)碼的大型企業(yè)ERP產(chǎn)品--易拓。唐智說：當(dāng)初選型時(shí)，其實(shí)每個(gè)軟件都有各自的優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)在財(cái)務(wù)部門還在抱怨易拓的財(cái)務(wù)部分不是很好用，但是它在生產(chǎn)制造方面做得不錯(cuò)，而且集中式管理理念很好，架構(gòu)也比較完善，B/S的設(shè)計(jì)減少了我們的工作量。當(dāng)初開放源代碼我們并不認(rèn)為是多大的好處，但是后來發(fā)現(xiàn)可以節(jié)省很多二次開發(fā)的費(fèi)用，也鍛煉了我們自己的技術(shù)能力。
標(biāo)準(zhǔn)化與特色的沖撞
人民企業(yè)集團(tuán)2004年10月份簽下神州數(shù)碼易拓作為企業(yè)ERP實(shí)施軟件，到2005年5月份，易拓已覆蓋到了銷售、庫(kù)存、采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)，10月份系統(tǒng)在溫州的一個(gè)生產(chǎn)基地上線，如今易拓已經(jīng)在人民企業(yè)集團(tuán)的兩個(gè)生產(chǎn)基地和兩個(gè)銷售公司得到了應(yīng)用。
考慮到此前老系統(tǒng)的架構(gòu)并不合理，歷史數(shù)據(jù)如果放進(jìn)易拓會(huì)出現(xiàn)很多問題，而且增加工作量，因此此次易拓上線將原來的系統(tǒng)全部推倒重來，只是對(duì)原數(shù)據(jù)進(jìn)行了保存。
在與神碼顧問共同梳理生產(chǎn)流程的過程中，傳統(tǒng)做法與ERP先進(jìn)理念間的沖撞時(shí)常發(fā)生。對(duì)一些在溫州行業(yè)內(nèi)約定俗成、難以調(diào)整的做法，信息中心與實(shí)施顧問就考慮在細(xì)節(jié)設(shè)置上留出余地。
唐智告訴記者，溫州分公司原來在財(cái)務(wù)上有種習(xí)慣做法叫負(fù)庫(kù)存，也就是客戶過來買東西，即使當(dāng)時(shí)倉(cāng)庫(kù)里沒有存貨，銷售部門依然會(huì)把單子接下并與客戶結(jié)算，月底財(cái)務(wù)部門通過負(fù)庫(kù)存來反映，負(fù)庫(kù)存在ERP中是決不允許的。在這個(gè)問題上，實(shí)施隊(duì)伍花了很多時(shí)間與當(dāng)?shù)貐f(xié)調(diào)，無奈傳統(tǒng)觀點(diǎn)根深蒂固。于是實(shí)施隊(duì)伍在系統(tǒng)設(shè)置上想出了一個(gè)折衷的做法，將負(fù)庫(kù)存變?yōu)橛唵挝唇涣浚@樣既不會(huì)影響接下來財(cái)務(wù)模塊的實(shí)施，也不會(huì)影響成本的核算。實(shí)施方與當(dāng)?shù)厣塘肯劝凑者@種做法試運(yùn)行一段時(shí)間，結(jié)果過程很順利，并沒有出現(xiàn)預(yù)想中的問題。
同樣在溫州生產(chǎn)基地，在銷售上也有個(gè)比較有特色的做法。因?yàn)樯a(chǎn)基地都是針對(duì)幾千家銷售公司鋪貨，類似于批發(fā)。外地的銷售公司多是在當(dāng)?shù)貙ふ乙粋�(gè)委托人負(fù)責(zé)提貨、發(fā)貨和結(jié)賬。但是委托人到銷售大廳開完單結(jié)賬后，有時(shí)并沒有及時(shí)把貨物提走，這樣貨物還在倉(cāng)庫(kù)時(shí)，銷售部門就已經(jīng)算做成銷售收入了。即使倉(cāng)庫(kù)催對(duì)方提貨，對(duì)方還是不緊不慢，這是在銷售部門實(shí)施系統(tǒng)比較頭疼的問題。唐智說：這從銷售角度看似好的，有收入進(jìn)來，但從整體的管理來說，會(huì)造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，增加工作量，也會(huì)造成當(dāng)?shù)劁N售收入的虛增。
在經(jīng)過多次溝通后，為尊重這種當(dāng)?shù)氐奶厣龇ǎ瑢?shí)施人員在流程不做改動(dòng)的前提下，在單據(jù)上增加了一個(gè)結(jié)算確定的狀態(tài)標(biāo)識(shí)，用來區(qū)別這部分已經(jīng)結(jié)算但是還未及時(shí)提貨的單據(jù)。
先嚴(yán)抓集中再放手?jǐn)U展
易拓在人民企業(yè)集團(tuán)運(yùn)行一段時(shí)間后，對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理的提升提供了很大的幫助。唐智介紹到，當(dāng)初各部門都在用軟件，但是數(shù)據(jù)不共享，銷售不知道產(chǎn)品的存貨量，客戶要買東西，銷售必須打電話、發(fā)傳真到倉(cāng)庫(kù)，確認(rèn)是否有貨才能給客戶答復(fù)。數(shù)據(jù)的不共享也使生產(chǎn)帶有盲目性，一些需求旺盛的產(chǎn)品缺貨而倉(cāng)庫(kù)又積壓了很多銷量較少的產(chǎn)品。生產(chǎn)、銷售、庫(kù)存都會(huì)存在一些原本在手工上無法解決的問題。
如今，集團(tuán)已經(jīng)可以做到根據(jù)銷售情況制定生產(chǎn)計(jì)劃，然后再按照生產(chǎn)計(jì)劃分派到車間，并可及時(shí)了解到生產(chǎn)計(jì)劃在各個(gè)工段的完成情況，這樣我們銷售也知道什么時(shí)候可以給客戶出貨了。由于系統(tǒng)采用的是B/S架構(gòu)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)無論在外地出差還是在辦公室，都可以實(shí)時(shí)了解到企業(yè)的生產(chǎn)狀況，以及訂單的出處和每個(gè)客戶的銷量，這在一定程度上也支持了領(lǐng)導(dǎo)的決策。
上海人民企業(yè)集團(tuán)在上海和溫州都設(shè)有生產(chǎn)基地，近期還收購(gòu)了老牌的哈爾濱儀器儀表廠，唐智和同事下一步的計(jì)劃就是將系統(tǒng)覆蓋到哈爾濱，我們的目的是通過ERP把分散的制造業(yè)務(wù)整合起來。在理順企業(yè)后臺(tái)生產(chǎn)流程的同時(shí)，信息中心還希望ERP能夠?yàn)榭蛻魩碇苯拥暮锰帯Ｄ壳埃行募磳⑼瓿傻囊豁?xiàng)工作，就是嘗試著將ERP與電子商務(wù)結(jié)合起來，讓客戶通過網(wǎng)絡(luò)就能夠查詢自己的訂單情況和產(chǎn)品的銷售情況。
集團(tuán)的信息中心立足培養(yǎng)一支自己的維護(hù)和實(shí)施隊(duì)伍，在系統(tǒng)實(shí)施過程中跟隨著顧問認(rèn)真學(xué)習(xí)，實(shí)施完后神碼還為他們做了技術(shù)轉(zhuǎn)移的培訓(xùn)。由于自己對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)較為熟悉，加上易拓的源代碼完全開放，這讓集團(tuán)的信息部門可以獨(dú)立進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)和實(shí)施，為集團(tuán)節(jié)約了大量資金。
不過唐智表示，系統(tǒng)源代碼的開放也曾讓自己和同事走入了一個(gè)誤區(qū)，實(shí)施時(shí)碰到一些問題就想著自己修改系統(tǒng)，在吃了點(diǎn)苦頭后，大家盡量按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不在程序上做太大改動(dòng)，這對(duì)系統(tǒng)的完整性、后續(xù)的升級(jí)和保存軟件原來的設(shè)計(jì)理念是很有幫助的。
談到未來的規(guī)劃，唐智表示，目前信息中心計(jì)劃通過ERP把集團(tuán)的數(shù)據(jù)整合起來，然后通過整個(gè)的集團(tuán)管理，把集團(tuán)涉及的其他行業(yè)也包括進(jìn)來，形成集中式的系統(tǒng)管理，還有向上供應(yīng)鏈的擴(kuò)展和向下客戶的擴(kuò)展，包括正在做的電子商務(wù)平臺(tái)。
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