北京紫禁紅貿易有限公司（以下簡稱“紫禁紅”）以代理華夏長城葡萄酒起家，公司自2001年成立以來，短短幾年已成長為年銷售額上億的集團公司。現在，紫禁紅有數十家下級經銷商、幾千個終端店，管理過程中信息量龐大，操作起來十分繁雜，手工很難采集和統計。
從2002年開始，紫禁紅開始了企業信息化之路。通過定制開發的軟件系統的應用，他們開始感受到信息化給公司帶來的許多好處。但隨著公司的快速成長，軟件定制開發的周期已經跟不上企業發展的腳步。
總經理陳環與公司高層領導一起，通過反復的調研、商討后認為：公司要長遠發展，必須實現管理規范化，盡可能避免管理漏洞；因此決定采用SAP的SAP Business One解決方案（以下簡稱“SBO”），由毅力金網科技發展有限公司協助實施。
SBO的實施是個系統工程。企業信息化發展直接和整體管理相聯，往往牽一發而動全身。如何盡可能規避風險？陳環用16個字概括了自己公司成功實施SBO的心得：“務實規劃，不急不躁，分步實施，循序漸進。”根據公司實際情況，紫禁紅將整個實施過程分為3步。
內部管理信息化
首先是進行公司內部的信息化，從而規范業務流程，降低庫存，提高了資金周轉率。
在SBO上線之前，紫禁紅在公司內部并行應用著兩套賬：A套賬是接收上游供貨商的貨品供給，由紫禁紅轉給二級代理商的供應關系記錄；B套賬是二級代理商與終端店間的銷售記錄。原先A、B兩套賬在同一個系統的不同的界面中，查閱起來需要同時打開很多文檔，十分繁瑣。
紫禁紅原計劃將A套賬導入新系統中，但由于舊系統與SBO不兼容，組織結構的變化在權限方面不便調整；再加上新系統上線時正值年末銷售旺季，無論是工作量、投入精力，還是實施難度上，都很難實現該方案。
實施團隊從實際出發，為了不延誤正常的工作流程，經過反復研究后決定：在新的系統中建立一套全新的賬目，記錄新發生的進、銷、存數據，確保數據清晰準確。這樣，業務人員就可以在一個系統中能查閱到現在所需要的信息；如果需要查閱以前的數據信息，也可以進入舊的系統中去查找，既簡單又快捷，從而提高工作效率。
渠道管理信息化
第2步是進行渠道管理的信息化，建立終端店管理系統。
過去，不同的渠道代理旗下掌控著不同數量的終端店，進、銷、存數據都是采用手工撕票的方式記賬，存有諸多弊端，如丟單、漏單、票據遺失、不易保存……最嚴重的是，對渠道商的銷售情況無法及時掌控，信息無法及時反饋：開瓶費、進店費、返利、促銷等對市場的投入是否達到預期的回報？這些投入是否用到了正確的地方？以前出現過終端店已經不銷售葡萄酒卻還拿著進店費，賣出的酒的數量與瓶封兌獎數量不符等等情況，都困擾著紫禁紅。
實施SBO以后，銷售數據被全部輸入系統，管理者可以有效掌控渠道銷存情況。例如通過終端店管理系統，可以方便地得到一個終端店的投入產出，可以看到一定時期內在這個店公司是否盈利。甚至公司在一個地區做了促銷活動，系統通過同期對比可以及時展示促銷活動的成果，由此判斷出市場投入是否值得，是否需要加大投入。通過管理系統進行嚴格的審批、核對流程，減少和杜絕冒領開瓶費、促銷費現象的發生。通過貨物的批次管理，系統能夠防止竄貨現象的發生。由于終端店管理系統將終端店的信息快速詳實地反應出來，公司的管理更加細化了。
集團管理信息化
隨著紫禁紅各地分公司的建立，提出了集團化的管理需求，第3步的SBO實施就要解決這一難題。
總公司的信息化架構搭起來后，因為分布各地的分公司還沒有實現信息化，紫禁紅仍然需要通過電話、傳真、電子郵件等方式來了解分公司的經營情況，無法實現同步管理。
陳環深感任重而道遠，正在帶領她的團隊，加快各分公司的信息化實施進程。到目前為止，SBO系統已經實現了對黑龍江、吉林、河南、山西等5家分公司的統一管理——分公司和總公司之間的信息共享，突破了管理中的信息孤島，讓管理更加透明，實現了遠程監控。總公司的管理者只需輕輕點擊一下鼠標，就可以通過網絡輕松地調出想要了解的各分公司的運營情況。
核心關注：拓步ERP系統平臺是覆蓋了眾多的業務領域、行業應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業務領域的管理，全面涵蓋了企業關注ERP管理系統的核心領域，是眾多中小企業信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
本文標題：分步實施，循序漸進 盡可能規避信息化風險
相關文章
