1 引言
企業在研發產品的活動中，產品文檔是重要的技術檔案。產品設計過程中產生的文件、圖紙、數據等，是企業知識資產的重要內容。一個產品開發項目可能會生成上百甚至更多與設計相關的文檔，產品設計文檔貫穿產品開發的整個生命周期，設計文檔的編寫規范化、管理標準化是企業管理制度的重要內容。
2 文檔管理要素和解決方案規劃
2.1 文檔管理要素
一個新產品的研發周期包括產品策劃、概念設計、整體設計、細節設計、測試與改進、造型設計、工藝設計、產品樣機、批量生產等階段。同時還涉及產品檢驗、生產許可證申報、市場營銷等事務。所有這些過程，都會產生大量的文檔資料，需要通過科學的管理制度和合理的技術手段對文檔進行分類整理、存儲，以便于設計人員、管理人員對其進行修訂、查找和利用。
文檔管理涉及以下要素：
(1)文檔類型和內容分類；
(2)對于每種糞型的文檔使用的標準化格式模板；
(3)對于每種類型的文檔提供的元數據；
(4)文檔版本管理；
(5)文檔的訪問權限；
(6)文檔創建、審核、批準、發布或處置工作流；
(7)文檔格式轉換；
(8)文檔作為企業記錄進行存檔備案。
2.2 產品文檔管理解決方案
文檔管理方案應有助于改進文檔的創建和管理，具備易于使用、自適應、快速部署等功能，應支持元數據并使用元數據來驅動文檔檢索功能。此外，企業組織中的成員都可以訪問文檔管理功能并從中獲益。
2.2.1 參與者角色定義
規劃文檔管理解決方案的第一步是標識用戶，確定產品研發過程中相關人員的角色，包括：創建文檔、審閱文檔、編輯文檔、使用文檔、審批文檔、管理記錄等。
2.2.2 文檔分類
通過對文檔的內容和用途進行歸類有助于用戶在設計過程中對文檔進行組織和查找。文檔的分類信息包括：(1)文檔類型，如產品功能設計、產品技術參數、零部件設計圖、備忘錄或產品說明等；(2)文檔用途，如用于產品設計、用于商務活動等；(3)作者；(4)文檔的格式；(5)文檔的敏感度分級；(6)文檔的存放位置。根據需要，還可以定義其他的分類。
2.2.3 文檔的元數據描述
元數據就是“關于數據的數據”或者是“關于企業數據的信息”。元數據描述是以概念、主題、層次等形式建立的信息結構，是對文檔的內容、結構、性質、表現等信息的抽象。通過對產品文檔進行元數據抽象從而提供對有關數據內容進行歸檔的機制。
2.2.4 文檔管理中的工作流
工作流的主要功能是針對具體業務流程按照預定規則和步驟在多個參與者之間自動傳遞文檔、信息或者任務，以實現業務目標。利用工作流機制有助于協同處理文檔及管理項目任務。工作流可以幫助企業遵循一致的業務流程做法，通過管理這些業務流程中涉及的任務和步驟，以提高組織的效率和生產力。
在文檔管理中，可使用工作流將文檔從一個人傳送給另一個人，因此每個人均可完成其文檔管理任務，如審閱文檔、審批文檔發布或管理文檔處置，還可建立收集反饋工作流將草稿文檔傳送給一組人員以獲取反饋意見。
2.2.5 版本管理
版本控制是管理設計文檔的重要工作，利用版本管理手段，可以跟蹤設計變更，防止文件丟失、允許回溯到早期版本，并能對版本進行分支、合并和管理。
3 在Sharepoint 2010平臺上實現產品文檔管理
SharePoint 2010是微軟推出的最新協同工作平臺，提供強大的文檔管理功能，支持規則定制、協同創作、文檔庫特別配置等復雜的功能要求。基于Sharepoint平臺，企業能夠科學合理地管理各類文檔，參與者可根據其角色能夠充分地利用文檔資源。
3.1 與產品文檔管理相關的配置工作
3.1.1 創建用戶組
在SharePoint平臺中，是通過將相關人員加入到SharePoim網站中的不同用戶組，并對這些組進行權限設置來實現的。
創建用戶組步驟為：單擊“網站操作”，選擇“網站設置”，選擇“網站權限”，選擇“新建用戶組”，創建“產品設計”用戶組，并設置必要的操作權限，如圖1所示。
圖1 創建“產品設計”用戶組
3.1.2 創建文檔庫
文檔庫是SharePoint網站用戶共享的文件集合。大多數文檔管理功能都是通過文檔庫提供的。創建文檔庫的操作步驟為：選擇“庫”，選擇“創建”，選擇“文檔庫”，如圖2所示。
圖2 創建文檔庫
在完成了文檔庫的創建之后，需要為庫的“欄”進行設計，文檔庫的欄就是關于文檔的元數據，如圖3所示。
圖3 設置文檔庫欄
從圖3中可以看到，對文檔庫設置了“類型”、“資源類型”、“內容類型”、“版本”等欄。
3.1.3 創建文檔集
SharePoint Server 2010提供一個名為文檔集的對象，文檔集是用于管理工作產品的特殊類型的文件夾，它可管理由多個文檔組成的工作產品，旨在幫助用戶按更有意義且更有效的方式組織內容。利用文檔集的共享元數據、工作流和版本控制等功能，可以有效管理工作產品或內容集的開發。
要創建專用于某產品的文檔集，需要先創建一個基于文檔集的內容類型，并將所建的內容類型添加到文檔庫的內容類型選項中，如圖4所示。
圖4 新建內容類型
進入所建立的文檔庫，選擇“新建”，從下拉菜單的選項中選擇所建的內容類型，就完成了文檔集的創建，如圖5所示。
圖5 創建文檔集
3.2 實現產品文檔管理的專門操作
3.2.1 定制托管元數據
在產品開發過程中，會涉及專業領域的專門用語，SharePoint Server 2010中引入了一個名為托管元數據的新欄類型，用于用戶設置專用術語。托管元數據有助于更加一致地使用術語，確保文檔的一致性。
在SharePoint應用程序中啟用托管元數據時，會自動創建Managed Metadata Service和連接。此服務將標識要用作術語庫的數據庫，而該連接將提供對此服務的訪問。
通過Managed Metadata Service術語庫管理工具可創建、導入和管理術語集以及術語集內的術語。
3.2.2 在文檔集中添加托管理元數據欄
打開文檔庫，選擇“設置”，選擇“創建欄”，選擇“托管元數據”，在搜索框中輸入術語集的名稱，查到要用的術語集，然后按“確定”。
在完成了上述操作后，向文檔集上載文檔，就會被要求填寫相應托管元數據欄的內容。
3.2.3 啟動工作流
SharePoint 2010的工作流處理功能為用戶提供了多種工作流模式，用戶可根據需要利用現成的模版創建部署工作流，大大簡化了工作流的定義過程。
審批工作流是最常用的一種工作流，表現為參與者針對有關的文檔或項目進行審閱的業務流程。審批工作流與文檔內容類型相關聯，將文檔或項目發送給參與者進行審批。由于審批工作流可以分配任務、發送提醒、跟蹤參與者和創建整個流程的記錄，從而使流程的執行效率更高。當一個文檔被上載到文檔庫后，審批工作流即會創建文檔審批任務、將這些任務分配給工作流參與者，然后向參與者發送電子郵件通知。
每個審批者都分配了審閱內容并決定如何處置的任務。審批者可以批準或拒絕該文檔、將審批任務重新分配給其他人或請求對文檔進行更改等。
3.2.4 版本控制
審批流程需要經過一個或多參與者對文檔進行審閱并修改，產生新的版本，版本控制系統對不同的版本進行保存。當庫中的文件發生更改時，版本控制使工作成員能夠存儲、跟蹤和恢復這些項和文件，還可以返回到各個文件以前的修訂版本。SharePoint使用版本控制進行下列操作：
(1)記錄版本記錄：當啟用版本控制時，可以查看項目或文件何時更改，以及由誰進行了更改。還可以查看屬性或者有關文件的信息何時被更改。
(2)將以前的版本恢復為當前版本：當前版本中出現了差錯或需要恢復已刪除的部分文檔。可以方便地用以前的版本替換當前版本。
(3)查看以前的版本：可以不用覆蓋當前版本即可查看以前的版本。
啟用版本控制的操作步驟為：打開相應的文檔庫，點擊“設置”，選擇“文檔庫設置”，選擇“版本控制設置”。
4 結語
通過分析企業在產品開發過程中的文檔管理的要素，對產品文檔管理方案進行了規劃。借助SharrePoint 2010平臺，實現了基于元數據的文檔分類歸擋管理、工作流實現和版本控制等，為企業知識管理提供了一種新的途徑。
核心關注：拓步ERP系統平臺是覆蓋了眾多的業務領域、行業應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業務領域的管理，全面涵蓋了企業關注ERP管理系統的核心領域，是眾多中小企業信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
本文標題：文檔管理在產品協同設計中的應用與實踐
相關文章
